Zusammenarbeit leicht gemacht: Die Integration von SAP SuccessFactors und Microsoft Teams

Mittlerweile gibt es für einige SAP SuccessFactors (Abkürzung: SF) Module die Möglichkeit einer Microsoft Teams-Integration. Diese gibt Unternehmen, die gleichzeitig SF und Teams im Einsatz haben die Möglichkeit, innerhalb von Teams bestimmte SuccessFactors Prozesse abzubilden und zu steuern. Zum jetzigen Zeitpunkt gibt es bereits Integrationen für die Module Performance and Goals, Learning und die Plattform. Doch es werden noch weitere folgen: Für das Modul Recruiting wurde bereits eine Integration angekündigt und die geplanten Funktionen vorgestellt.

Doch wie sieht die jeweilige Integration aus und wie können Sie davon profitieren?

Im Folgenden stellen wir Ihnen die verschiedenen Integrationen der SF Module und ihre Möglichkeiten vor.

Performance and Goals

Feedback geben und erhalten ohne die Teams App verlassen zu müssen

Im Modul Performance and Goals können Feedback-Transaktionen direkt aus der Microsoft Teams App ausgelöst werden. In der App gibt es die Möglichkeit Feedback anzufragen, aber auch Feedback zu geben.

Bei der Anfrage von Feedback öffnet sich direkt in der Teams App eine Eingabemaske, in der ausgewählt werden kann, von wem das Feedback erbeten wird. In dem Formular kann dann auch das Thema des gewünschten Feedbacks eingegeben werden, zum Beispiel Feedback zu einer ganz bestimmten Situation wie einem gehaltenen Vortrag und spezifische Fragen formuliert werden.

Die Personen, die das Feedback geben sollen, erhalten im Anschluss ebenfalls über die Teams App eine Benachrichtigung darüber und können diese direkt von dort aus bearbeiten. All diese Prozesse können durchgeführt werden, ohne in SuccessFactors wechseln zu müssen. Die anfragende Person erhält daraufhin ebenfalls in der App die Information darüber, dass sie Feedback erhalten hat und kann von dort aus direkt in das System von SF springen.

Wenn Sie einer Person Feedback geben möchten, ohne dass diese Ihnen vorab eine Anfrage gesendet hat, so können Sie das direkt aus dem Teams Chat heraus tun. Auch hier öffnet sich automatisch eine Feedback-Maske, in der das Thema des Feedbacks und die Feedback-Fragen inklusive Antworten eingegeben werden können.

Das erhaltene Feedback kann dann ebenfalls in der Teams App eingesehen werden.

Learning

Für Kunden, die das Modul Learning im Einsatz haben, gibt es zum Einen die Möglichkeit, Genehmigungsprozesse über die Teams App abzubilden und zum Anderen, Erinnerungen an anstehende Schulungsmaßnahmen über die App automatisiert versenden zu lassen.

Genehmigen Sie Schulungsanfragen direkt aus Teams heraus

Möchte man sich in SF für eine Schulung anmelden, für die eine Genehmigung erforderlich ist, erhält der Genehmiger eine Meldung in der SF Teams App. Von dort aus kann der Genehmiger nähere Informationen zur angefragten Schulung aufrufen und dann direkt auf die Anfrage reagieren, indem er diese genehmigt oder ablehnt. Bei Bedarf kann der Genehmiger auch noch einen Kommentar hinzufügen. Dadurch wird der weitere Prozess in SF angestoßen, ohne das System wechseln zu müssen. Die Genehmigungsanfrage wird nach der Bearbeitung innerhalb der Teams App auch nicht mehr auf der Startseite von SF angezeigt.

Fälligkeitsbenachrichtigungen in Teams erhalten

Der Lernende erhält bei einer fälligen Schulungszuweisung eine Erinnerung in Form einer Kurznachricht über die Teams App. Diese wird 30 Tage vor Erreichen des Fälligkeitsdatums ausgelöst und enthält die wichtigsten Informationen auf einen Blick: Titel, Art, Dauer und Fälligkeit der Schulung. Über einen Link kann der Lernende dann direkt zur Schulung ins SF System gelangen und weitere Details einsehen. Die gesendete Nachricht enthält die gleichen Informationen wie die Kachel auf der SF Homepage und hat einen statischen Inhalt, das heißt sie passt die Informationen nicht nachträglich an.

Plattform

Starten von Teams-Chats direkt aus SAP SuccessFactors heraus

Eine weitere praktische Funktion, die die Teams-Integration ermöglicht, ist das Starten von Teams Chats direkt aus SF heraus. Sie können in SF nach einer Person suchen und finden im Benutzerprofil einen Link „Microsoft Teams Chat“, wodurch sich direkt ein Chat Fenster in Ihrer Desktop Teams App öffnet um eine Nachricht versenden zu können. Diese Funktion erspart Ihnen die manuelle Suche von Personen innerhalb der Teams App und ist an unterschiedlichen Stellen innerhalb von SF, wie dem People Profile und der SF Quick Card zu finden.

Sollten Sie die SF App auf Ihrem Smartphone nutzen, so kann auch von dort aus direkt ein Teams Chat geöffnet werden, ohne die App verlassen zu müssen. Im Benutzerprofil findet man direkt neben den anderen Kontaktmöglichkeiten das Teams-Icon, um einen Chat zu starten.

Recruiting

Für das Modul Recruiting wurde für das kommende Release Update 2H2023 ebenfalls eine Teams Integration angekündigt. Beinhalten soll diese eine Erinnerung an bevorstehende Bewerbergespräche und die Möglichkeit, nach erfolgtem Bewerbergespräch eine Beurteilung dessen durchzuführen. (Diese Funktionen sind angekündigt und können gegebenenfalls im Relasezyklus noch nach hinten verschoben werden).

Erinnerung an bevorstehende Bewerbergespräche

Über die SF App in Teams wird der Recruiter an bevorstehende Interviews erinnert und bekommt die Möglichkeit, aus dieser Nachricht heraus auf das verlinkte Kandidatenprofil in SF zugreifen.

Beurteilung durchgeführter Bewerbergespräche

Im Anschluss an das Bewerbergespräch sendet die Teams App eine Erinnerung an die Beurteilung des Gesprächs. Diese kann der Recruiter direkt aus Teams heraus vornehmen, indem sich eine aus SF generierte Maske öffnet. In der vorgefertigten Bewertungsmaske können direkt die Bewertungen des geführten Interviews zu vorher definierten Bewertungs-Schwerpunkten abgegeben werden. Die Erfassung ist so einfach wie möglich gestaltet und funktioniert ohne einen Systemwechsel, was dem Recruiter Aufwand und Zeit erspart. Es besteht aber dennoch die Möglichkeit, bei Bedarf direkt im Anschluss über einen Link ins SF System zu wechseln.

Weitere spannende Informationen darüber, was die SAP in Zukunft für das SuccessFactors Modul Recruiting bereithält, finden Sie in der Recruiting Journey der SAP.

Ausblick

Die Ankündigung der SAP, nun auch für das Modul Recruiting eine Teams Integration einzuführen weist darauf hin, wie stark inzwischen die Kollaboration zwischen den beiden Systemen gesehen und auch weiterentwickelt wird. Der Nutzen für die Kunden steht hier im Vordergrund und es ist davon auszugehen, dass die Zusammenarbeit auch in Zukunft durch die SAP und Microsoft vorangetrieben und es weitere Integrationsmöglichkeiten geben wird.

Sobald es weitere Ankündigungen über Teams Integrationen gibt, halten wir Sie darüber hier im Blog auf dem Laufenden!

Sollte es bis dahin Fragen zu dem Thema geben, stehe ich Ihnen gemeinsam mit meinen Kolleginnen und Kollegen gerne jederzeit zur Verfügung.