Fun Fact über KI
Bevor wir zu KI in Concur kommen: wussten Sie, dass KI immer noch Schwierigkeiten hat, Humor zu verstehen und zu erzeugen? Wenn man eine KI bittet, einen Witz zu erzählen, könnte die Konversation so oder so ähnlich ablaufen:
Mensch: Erzähl mir einen Witz
KI: Warum ging das Huhn über die Straße? Um auf die andere Seite zu kommen
Nicht besonders witzig, oder? Das liegt am fehlenden Verständnis für Kontext, sprachliche Feinheiten wie z. B. Doppeldeutigkeiten und kulturelle Unterschiede. KIs sind sehr gut darin, vorhandene Muster und Daten zu analysieren, aber die Fähigkeit, spontane und unerwartete Verbindungen zu schaffen, sind (noch) eine zu große Herausforderung.
Im Hinblick auf Reisekostenmanagement kann und wird die KI jedoch SAP Concur revolutionieren!
Wie ist KI in Concur integriert?
SAP Concur nutzt schon seit fast 10 Jahren KI, von daher sind schon einige KI-gestützte Funktionen sowohl bei der Reisekostenabrechnung als auch im Antrag erfolgreich etabliert:
Kostenabrechnungsassistent
Der ML-gesteuerte Kostenabrechnungsassistent (ML = maschinelles Lernen) macht die Erstellung von reisebasierten oder monatlichen Abrechnungen kinderleicht, indem er automatisch alle relevanten Ausgaben erkennt und integriert. Er fügt eingehende Ausgaben in die Abrechnung ein und sorgt so für präzise und zeitnahe Abrechnungen. Diese intelligente Technologie spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Abrechnungsverwaltung erheblich.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie haben mit Ihrer Firmenkreditkarte ein Hotel bezahlt. Der Assistent vergleicht die Transaktionsdaten der Kreditkarte mit den hochgeladenen E-Belegen und fügt diese korrekt in den entsprechenden Abschnitt Ihrer Abrechnung ein. Darüber hinaus überprüft der Assistent, ob alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen, und weist Sie auf mögliche Abweichungen hin.
Intelligent Audit
Intelligent Audit bietet ein technologisches und menschliches Sicherheitsnetz, um betrügerische und nicht konforme Geschäftsausgaben zu erkennen. Der ML-gesteuerte Kostenabrechnungsassistent scannt die übermittelten Abrechnungen auf Anomalien und die Einhaltung von Richtlinien. Die KI-Ergebnisse werden anschließend von Concur-Audit-Spezialisten überprüft, um höchste Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten. So vereint der Assistent intelligente Technologie mit menschlicher Expertise für optimale Abrechnungsergebnisse!
Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender reicht eine Spesenabrechnung ein, die eine hohe Anzahl an Bewirtungsbelegen enthält. Intelligent Audit prüft automatisch die Häufigkeit und Höhe der Ausgaben, vergleicht sie mit den Richtlinien und markiert auffällige Abweichungen zur weiteren Überprüfung.
Matching mit KI in Concur
Die KI in Concur vergleicht Ausgaben mit anderen eingehenden Transaktionen wie E-Belegen oder Kreditkarten-Transaktionen, z. B. in Bezug auf Transaktionsdaten, Beträge oder Lieferanten. Dies reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit bei der Zuordnung von Ausgaben zu Reise- und Spesenabrechnungen. Durch maschinelles Lernen kann die Software auch ungewöhnliche oder verdächtige Transaktionen identifizieren, die weitere Prüfung erfordern könnten, wie z.B. potenzielle Betrugsfälle oder nicht richtlinienkonforme Ausgaben.
Verify
Concur Verify ist ein spezielles Modul von SAP Concur, das Künstliche Intelligenz einsetzt, um automatisch eingereichte Ausgaben und Reisekostenabrechnungen zu überprüfen. Es überwacht die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und identifiziert potenzielle Fehler, um eine korrekte Genehmigung zu gewährleisten und die Effizienz der Ausgabenabwicklung zu steigern. Allerdings ist Verify gegenwärtig hauptsächlich in USA/Kanada gut etabliert und unterstützt.
Angenommen, ein Mitarbeiter reicht eine Reisekostenabrechnung ein, die mehrere Quittungen und Belege für Flugtickets, Hotelübernachtungen und Verpflegung enthält. Hier kommt die KI-gestützte Funktion „Verify“ zum Einsatz:
- Automatisches Abgleichen von Belegen: Die KI analysiert die hochgeladenen Belege und gleicht sie automatisch mit den entsprechenden Transaktionsdaten ab, die in der Concur-Datenbank gespeichert sind. Sie prüft, ob die angegebenen Ausgaben mit den tatsächlich getätigten Transaktionen übereinstimmen.
- Erkennung von Abweichungen: Die KI kann Abweichungen oder Unstimmigkeiten identifizieren, wie zum Beispiel einen höheren Betrag auf einem Beleg im Vergleich zur ursprünglichen Buchung oder fehlende Belege für bestimmte Ausgabenposten.
- Validierung und Freigabe: Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung gibt die KI eine Empfehlung, ob die Abrechnung validiert werden kann oder ob weitere Untersuchungen erforderlich sind. Dies unterstützt die Finanzabteilung oder die für die Genehmigung zuständige Person bei der Entscheidung, ob die Ausgaben genehmigt werden sollen oder nicht.
- Kontinuierliches Lernen und Verbesserung: Mit der Zeit lernt die KI aus früheren Transaktionen und Entscheidungen, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Genauigkeit und Effizienz des Überprüfungsprozesses führt.
ExpenseIt
Schon seit 2015 können Nutzer Belege direkt mit ihrem Smartphone fotografieren oder hochladen. ExpenseIt nutzt maschinelles Lernen, um die relevanten Informationen aus den Belegen automatisch zu extrahieren und in die entsprechenden Abrechnungen einzufügen. Die App erkennt automatisch relevante Informationen wie Beträge, Datumsangaben und Anbieterdetails auf den Belegen anhand OCR-Erkennung (Optical Character Recognition – wandelt gedruckte oder handgeschriebene Texte auf Belegen in maschinenlesbaren Text um). Dies ermöglicht es der Software, die Informationen von den Belegen zu extrahieren und automatisch in die entsprechenden Felder der Spesenabrechnung oder anderer Dokumente einzufügen, ohne dass Nutzer dies manuell eingeben müssen.
Seit kurzem gilt: Jeder Beleg läuft durch ExpenseIT, also auch alle hochgeladenen oder per Email weitergeleiteten Belege!
Invoice Capture
Invoice Capture bei Concur ist eine Funktion für das Modul Concur Invoice, die den Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisiert. Sie ermöglicht es, Rechnungen per E-Mail oder durch Hochladen zu erfassen. Wie bei ExpenseIT werden mithilfe von Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen die relevanten Daten aus den Rechnungen automatisch extrahiert und in das System integriert. Invoice ist nur auf der US-Instanz verfügbar und wird dadurch hauptsächlich in USA und Kanada genutzt.
Was ist für die Zukunft für KI in Concur geplant?
Richtlinien-Konformität vor der Reise und Chatbot
Die Funktion der Pre-Spend Policy Guidance hilft sicherzustellen, dass geplante Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen, bevor sie getätigt werden. Sie gibt den Nutzern Echtzeit-Feedback zu geplanten Ausgaben und bietet ggf. alternative Lösungen an:
Der Concur Assistent Joule (Chatbot) ist ein persönlicher Assistent für alle Fragen rund um Reiserichtlinien und Spesen. Er wird spätestens ab 2025 Antworten auf Anfragen zu Unternehmensrichtlinien liefern und das Einhalten der Regeln zum Kinderspiel machen. Joule wird auch in anderen Concur Bereichen zur Verfügung stehen, z. B. bei der Reisebuchung: Basierend auf den Präferenzen des Nutzers und der Unternehmensrichtlinien schlägt Joule die besten Flug- und Hoteloptionen vor und hilft bei der Buchung.
Echtzeit-Kreditkartendaten
Ausgabenmanagement von unterwegs: Die Autorisierungsdaten zu einer Kartentransaktion werden zukünftig in Echtzeit an Concur Expense gesendet, sobald der Karteninhaber einen Kauf tätigt oder eine Karte durchzieht. Ein Mitarbeiter kann so direkt über die App oder das Webportal sehen, welche Ausgaben bereits verbucht sind und wieviel Budget er noch zur Verfügung hat. Diese Funktion soll noch in diesem Jahr aktiviert werden. Da sie auch von der Zusammenarbeit mit Banken abhängt, kann ein genaues Datum nicht genannt werden.
Suchfunktion für Teilnehmer
Nur noch ein Suchfeld
Die Suchfunktionen bei Concur sollen vereinfacht werden, indem nur noch ein Suchfeld ausgefüllt werden muss und nicht mehrere.
Heutige Ansicht:
Zukünftige Ansicht:
Predictive Search
Predictive Search, oft als „Autocomplete“ oder „Autosuggest“ bezeichnet, ist eine Funktion, die Suchanfragen vorhersagt und während des Tippens Vorschläge macht.
Funktionsweise
Benutzereingabe: Während der Nutzer tippt, verarbeitet der Algorithmus die Eingabe in Echtzeit.
Abgleich der Anfragen: Der Algorithmus vergleicht die Eingabe mit einer Datenbank aus häufigen und vorherigen Suchanfragen
Automatische Aufschlüsselung bei Hotelrechnungen
Mit ExpenseIt werden die Belege digital erfasst. Durch die Weiterentwicklung der OCR-Technologie werden die Rechnungsdetails präziser erfasst werden können, so dass auch unterschiedliche Mehrwertsteuersätze erkannt werden. Dies ermöglicht eine automatische Aufschlüsselung der Ausgaben. Durch direkte Integrationen mit Hotels, Restaurants und anderen Dienstleistern (z. B. Amazon) wird Concur detaillierte Rechnungsdaten automatisch empfangen und in Expense einspeisen. Durch die Analyse von Millionen von Transaktionen wird das System lernen, Muster zu erkennen und den Algorithmus verfeinern.
Duty of Care
Die Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit von Reisenden ist eine rechtliche – und moralische Pflicht für Reise- und Personalmanager. 85% der Risikofachleute halten die Welt für gefährlicher als im Vorjahr, aber 98 % der Reisemanager verfügen nicht über zeitnahe Informationen zur effektiven Ausübung ihrer Rolle.
Hier wird Concur aktiv: KI-Algorithmen werden in Zukunft große Datenmengen analysieren, um potenzielle Risiken für Reisende frühzeitig zu erkennen. Basierend auf dem individuellen Reiseprofil und aktuellen Daten werden individuelle Sicherheitshinweise für den Reisenden generiert. KI-Systeme werden für Reisende in Echtzeit zur Verfügung stehen und bei Gefahren sofort Warnungen aussenden.
Verbesserungen speziell für Deutschland und den öffentlichen Dienst:
- Reisekostennachweis für den öffentlichen Dienst als Druckformat verfügbar (Q2)
- ExpenseIt Verbesserung für DB und andere deutsche Lieferanten
- Neue APIs für die Travel Allowance können Daten aus dem Reiseverlauf einlesen und einspielen (Q2)
- 14-Tage-Regel öffentlicher Dienst (Q2)
- Kleine und große Wegstrecke öffentlicher Dienst (Q2)
Genehmiger Panel in neuem Design (für 2025 geplant)
Intuitives Design mit anpassbaren Dashboards verbessern die Benutzerfreundlichkeit. Die KI hilft bei Entscheidungsprozessen, indem sie Anomalien und Abweichungen automatisch hervorhebt. Sie bezieht historische Daten und die Unternehmensrichtlinien in die Vorschläge ein.
Geplant ist auch die automatische Genehmigung von Routineabrechnungen, basierend auf vordefinierten Regeln.
Neuer Genehmigungsprozess (für 2025 geplant)
Geplant sind detailliertere Statusanzeigen in Echtzeit, optimierte Ansicht für die Mobile App und eine Chatfunktion innerhalb der Timeline zum einfacheren Austausch zwischen Reisendem und Genehmiger. Außerdem sollen die Workflows einfacher angepasst werden können und die Durchlaufzeiten und eventuelle Engpässe im Genehmigungsprozess sollen detaillierter und einfacher dargestellt werden können.
Grenzen von KI in Concur und Fazit
Bei der Implementierung legt SAP Concur großen Wert auf ethische Aspekte und Datenschutz. In seinen Unternehmensrichtlinien legt SAP genau fest, dass bestimmte rote Linien nicht überschritten werden dürfen, im Hinblick auf beispielsweise Diskriminierung, Manipulation, Überwachung etc. Jeder neue Prozess wird dieser Richtlinie unterworfen und wird im Zweifelsfall gestoppt. Mehr dazu auch in diesem Artikel über generative KI mit SAP.
SAP Concur setzt seit fast einem Jahrzehnt auf KI und maschinelles Lernen, um Prozesse zu optimieren. Die generative Entwicklung ist somit für SAP nicht die Neu-Erfindung des Rads, sondern eine Weiterentwicklung für die bestehende KI-Expertise. Mit SAP Concur und KI wird die Reisekostenabrechnung bald so einfach sein wie das Packen eines Koffers – nur ohne die Gefahr, die Socken zu vergessen!
Weitere Informationen zu diesem Thema gibt es in diesem Webinar von SAP Concur (Bitte zuerst registrieren).
Und jetzt die Preisfrage: Wer hat diesen Artikel geschrieben – ein Mensch oder eine KI? 😊
Claudia Hodann ist SAP HCM Consultant / Concur bei der ORBIS People GmbH (www.orbis-people.de). Die ORBIS ist SAP Concur Implementation Partner (CIP). Claudia Hodann arbeitet seit 2015 im Bereich SAP Reisekostenmanagement und seit 2017 mit SAP Concur als Inhouse Spezialistin. Seit Juli 2023 ist sie zertifizierte SAP Concur Implementation Partnerin.