Zeitpläne und Jobs in Concur Cognos Reporting

Heute möchten wir uns mit dem Thema Zeitpläne und Jobs in SAP Concur Business Intelligence beschäftigen. Diese Einstellungen können uns sehr viel Routine-Arbeit abnehmen – und das können wir doch alle gebrauchen!

Zunächst einmal – wovon sprechen wir überhaupt?

Jobs und Zeitpläne sind Einstellungen in Cognos Reporting, mit denen man Berichte, Berichtausgaben und Abfragen automatisch verarbeiten lassen kann (speichern, drucken oder versenden). Beispiel: Der Buchungs-Report für die Payroll (mit allen zu buchenden Reisekostenabrechnungen) muss jeden Monat an einem bestimmten Tag mit den aktuellen Daten bei verschiedenen Empfängern und in einem speziellen Format verfügbar sein. Je größer das Unternehmen, desto mehr Berichte gibt es, die regelmäßig versandt werden müssen.

Und was ist der Unterschied zwischen Jobs und Zeitplänen?

Ganz einfach: Ein Zeitplan ist eine individuelle Einstellung für einen Bericht oder eine Berichtsausgabe. Beispiel: Immer zum Jahresende soll ein Bericht über die noch offenen Reisekostenabrechnungen an die Finanzbuchhaltung geschickt werden, um die Rückstellungen buchen zu können.

Ein Job hingegen kann für mehrere Berichte bzw. Abfragen eingerichtet werden. Voraussetzung: Die Berichte sollen zum gleichen Zeitpunkt versendet/gedruckt/gespeichert werden.

Klingt gut. Wie geht man nun vor, wenn man einen Zeitplan einrichten möchte?

Im nachfolgenden Video zeigen wir, wie ein Zeitplan eingerichtet wird und was man dabei beachten muss:

Ok. Funktioniert es mit den Jobs auf die gleiche Weise?

Nein, die Jobs funktionieren etwas anders. Ich zeige hier, wie man einen Job einrichtet:

Ah ja, verstanden. Und wenn Jobs und Zeitpläne sich widersprechende Einstellungen haben?

In diesem Fall gehen die individuellen Einstellungen des Berichts, also der Zeitplan, vor.

So weit ist alles klar. Aber wie stelle ich ein, dass meine Berichte immer mit den aktuellen Daten (z. B. des Vormonats) verschickt werden?

Hierzu muss man in den Bericht einen dynamischen Filter einbauen. Gängige Filter sind zum Beispiel Filter auf das „Datum der Übermittlung zur Zahlung“ oder ein anderes Datum. Damit kann man sicherstellen, dass für jeden Zeitraum die aktuellen Daten übermittelt werden. Für mehr Infos zum Thema Filter wendet Euch am besten direkt an das Orbis-People Team. Nutzt hierfür gerne die kostenlose Sprechstunde jeden Freitag um 11.00 – hier gibt es mehr Infos und den Teilnahmelink.

Sehr gut. Jetzt bräuchte man nur noch eine gute Übersicht über alle Jobs und Zeitpläne, die eingestellt sind.

Gibt es. Hierzu geht man über die Einstellungen auf „Eigene Zeitpläne und Abonnements“. Im folgenden Video zeige ich Euch, wie man seine Zeitpläne visualisieren kann.

Aber was passiert, wenn ich im Urlaub bin, und an meinem Zeitplan etwas geändert werden muss?

Hierzu muss man beim Anlegen des Zeitplans seine Berechtigungsnachweise teilen. Unter Zeitplan – Bearbeiten – erster Reiter findet man seine Berechtigungsnachweise unter „erweitert“. In den Einstellungen kann man die Berechtigungsnachweise teilen. Nur dann kann eine andere Person den Zeitplan ändern:

Ein Job hingegen kann von jedem bearbeitet werden:

Soweit verstanden. Jetzt wäre noch eine kurze Zusammenfassung schön!

Zeitplan einstellen: notwendig, wenn kein Job vorhanden, kann für einzelne Berichte / Abfragen verwendet werden.

Job: notwendig, wenn kein Zeitplan vorhanden, kann für mehrere Berichte/Abfragen verwendet werden, die alle zum gleichen Zeitpunkt verarbeitet werden müssen.

Kleiner Tipp noch zum Schluss:

Wenn man sich in Concur mit Passwort (und nicht mit SSO) einwählt: Sobald sich das Passwort ändert, müssen die Berechtigungsnachweise erneuert werden, denn sie werden benutzt, um Zeitpläne ausführen zu lassen, auch wenn man nicht eingeloggt ist. Berechtigungsnachweise werden automatisch täglich erneuert, dies kann aber auch manuell gemacht werden. Ein Zeitplan kann fehlschlagen, wenn ein Passwort geändert, aber die Berechtigungsnachweise noch nicht erneuert wurden.