Wie Sie das Beste aus Concur Travel & Expense herausholen
Die SAP-Concur-Lösung unterscheidet sich deutlich vom SAP Reisemanagement und Concur-Projekte unterscheiden sich deutlich von ERP-Projekten
Sie erwägen die Implementierung von Concur Travel & Expense? Hervorragend! Sie haben die Chance, Ihren Reiseprozess wirklich zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Die Betonung liegt auf „Chance“ und nicht auf „Garantie“: Die meisten Concur-Projekte sind erfolgreich, aber es besteht ein gewisses Risiko, dass Sie die Vorteile nicht gänzlich ausschöpfen.
Und wenn dieser Fall eintritt, liegt es weder an der Concur-Lösung noch an Ihnen: Es liegt daran, dass Sie niemand wirklich darauf vorbereitet hat, dass sowohl Concur als Reisemanagementsystem als auch das Implementierungsprojekt ganz anders sein werden als das, was Sie bisher erlebt haben. Das ist nicht nur der Fall, wenn Sie von SAP Reisemanagement auf Concur migrieren, sondern gilt auch für viele andere Migrationsszenarien.
Möglicherweise kennen Sie den vollen Umfang der Concur-Lösung nicht und verpassen damit Wertvolles – Sie verschenken Potenzial!
Der Lösungsumfang
Beginnen wir mit dem Risiko der verpassten Chancen.
Der Prozess der Reisekostenabrechnung in Concur ist definitiv großartig, insbesondere im Hinblick auf die Benutzeroberfläche, die Mobilfähigkeit und die Anleitung der Benutzer:innen zur Erfassung der richtigen Informationen. Korrekturen wegen Falscheingaben sind am Ende des Prozesses kaum mehr nötig – viel weniger, als ich es von anderen Systemen kenne. Und ich spreche hier nicht nur aus der Sicht eines Beraters. Als ehemaliger Kleinunternehmer habe ich regelmäßig am ersten Samstag des neuen Monats die Spesenprüfung für das Team vorgenommen. Nach Umstellung auf Concur habe ich den Samstag zurückgewonnen. Die wenige Arbeit, die noch übrig war, passte in die Heimfahrt an einem Donnerstagabend oder wurde an einem faulen Freitagabend auf dem Sofa erledigt.
Aber die Reisekostenabrechnung ist nicht der Bereich, in dem man die größten Verbesserungsmöglichkeiten erzielt – auch wenn Concur Expense Ihren Reisenden und Vorgesetzten viel Zeit spart und fertige Analysereports mitbringt. Die Gefahr besteht in der Versuchung, den alten administrativen Prozess 1:1 zu emulieren, Zeit, Energie und Budget auf die Automatisierung einiger obskurer Plausibilitätsprüfungen oder Workflow-Regeln für die letzten 3 % der Sonderfälle zu verwenden. Konzentrieren Sie sich auf den wirklichen Wert der neuen Anwendung und nicht auf die Punkte, die in der alten Lösung vermeintlich genialer gelöst wurden (höchstwahrscheinlich aufgrund von teurer Kundenprogrammierung). Versuchen Sie nicht, aus SAP Concur eine bessere Version Ihres alten SAP Reisemanagements zu machen!
Es ist wirklich schade, wenn neue Kund:innen an eine Concur-Implementierung mit dem engen Ziel herangehen, eine Lösung der letzten Generation wie das SAP On-Premise-Reisemanagement abzulösen und lediglich den bereits abgedeckten Prozess ein wenig effizienter und ansehnlicher zu gestalten.
Es wäre schade, wenn Sie nur Concur Expense einsetzen
Concur Request und Concur Travel werden Sie erstaunen, vor allem, wenn Sie von SAP Reisemanagement zu SAP Concur wechseln:
- Kontrollieren Sie Ihre Reisebudgets noch, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist? Was wäre, wenn bereits die Freigabe eines Reiseantrags vom verbliebenen Reisebudget der Kostenstelle abhängt?
- Concur Travel ist integriert mit einem Reisebüro (i.d.R. Ihrer Wahl). Dies macht es Ihren Mitarbeiter:innen einfacher, die beste und gemäß Ihrer Richtlinie zulässige Option zu finden und zu buchen. Und es schont Ihren Geldbeutel. Die Gebühren für Concur Tickets sind wesentlich geringer als für Buchungen per Telefon oder E-Mail (z. B. 7 € gegenüber 21 €).
- Concur Travel ist außerdem direkt integriert mit Anbietenden wie HRS, Lufthansa, Sixt usw. Hier entfällt die Gebühr sogar komplett.
- Und Triplink ermöglicht es Ihnen, Buchungen in Concur zu integrieren, die direkt auf der Website des Anbietenden erfolgt sind. Die Daten fließen nahtlos in Ihre Concur-Instanz, können mit den Richtlinien abgeglichen und ausgewertet werden.
Der am meisten vernachlässigte Teil der SAP Concur Einführung: die eigentliche Reise
Lange Zeit beschränkten sich Projekte zum Reisemanagement auf die Erfassung und Erstattung von Reisekosten. Dann bekamen die Aktivitäten vor der Reise etwas mehr Aufmerksamkeit. Aber nur sehr wenige Systeme unterstützen die Reisenden während der eigentlichen Reise. Dabei sind es die Mitarbeiter:innen, die Ihre Produkte verkaufen, Ihre Kund:innen bedienen und dafür sorgen, dass der Rubel rollt.
Hier gibt es einige Innovationen innerhalb des Lösungsportfolios von Concur sowie im Ökosystem. Die Tripit-App ist das, was als erstes ins Auge sticht. Nichts, worüber sich ein ERP-fokussierter Verwaltungsmensch, der selten geschäftlich an neue Orte reist, aufregen würde; aber als Vielreisender weiß ich wirklich zu schätzen, wie Tripit mein Leben einfacher macht. Um es vorweg zu nehmen: Ich habe aufgehört, alle meine Buchungsbestätigungen auszuschneiden und in meine Kalendertermine einzufügen – was nur zu einem Durcheinander führt. Stattdessen habe ich eine sehr saubere Reiseroute auf meiner Tripit Smartphone-App. Und diese wird um wertvolle Informationen wie Karten, Wegbeschreibungen und Verspätungswarnungen ergänzt.
Tripit für Teams geht noch einen Schritt weiter. Es ermöglicht Reisenden, Kolleg:innen zu identifizieren, die in der gleichen Gegend oder mit den gleichen Flügen und Zügen reisen. So können Kosten gespart werden, indem Taxis und Mietwagen gemeinsam genutzt oder die Reisezeit z. B. als Zeit für spontane Meetings genutzt wird. Nicht zuletzt lassen sich Geschäftsreisen so auch geselliger gestalten.
Wenn Sie Nicht-Mitarbeiter:innen von Ihrem Reise- und Kostenabrechnungssystem ausschließen, verlieren Sie möglicherweise den Überblick über 20 % Ihrer Reisekosten
Schließlich gibt es noch eine andere Dimension, bei der Ihnen Vorteile entgehen, wenn Sie Ihre alte SAP-Reisemanagement-Lösung einfach in Concur Travel&Expense nachbilden. Was ich meine, ist die Gastbuchung, damit können Sie für Auftragnehmer:innen, Bewerber:innen und andere Externe Reisemittel buchen und abrechnen. Dadurch erhalten Sie einen noch vollständigeren Überblick über Ihre Reisekosten.
Das Concur-Ökosystem kann einen beträchtlichen Mehrwert bieten
Wenn Sie nur die Concur-Lösung betrachten, verpassen Sie einen immer größeren Teil der Möglichkeiten. Ein großer Teil der Innovationen findet im Concur-Ökosystem statt, wo zusätzliche Anwendungen und Services einen großen Mehrwert schaffen können; die Rückforderung der ausländischen Mehrwertsteuer oder die Integration der A1-Beantragung sind nur zwei Beispiele.
Der Projektaufwand einer SAP Concur Einführung
Ein Concur-Implementierungsprojekt kann sehr intensiv sein!
Der zweite Grund für das Versäumnis, die Chance zu nutzen, die größten Vorteile aus Ihrer Concur-Implementierung zu ziehen, ist, dass Kund:innen den Ressourcenbedarf für das Projekt unterschätzen. Das SaaS-Modell ermöglicht eine ziemlich schnelle Bereitstellung der technischen Lösung, und Ihr Projektplan würde dies nur all zu gern ausnutzen.
Was auch möglich ist, wenn vor der Implementierung Ihre Soll-Prozesse klar und umsetzbar sind, die Kommunikation an alle Beteiligten (auch Datenschützer:innen, Betriebsrat, Systemverantwortliche, …) erfolgt ist , Ressourcen für Schnittstellen vorhanden sind, sich Ihr Rechtsteam mit SaaS-Verträgen auskennt und diese rechtzeitig unterschreibt sowie der gesamte Kontext geklärt ist (Reisebüro, Kreditkarten, Gerätemanagement, SSO-Infrastruktur, Reiserichtlinien,…). Planen Sie schließlich ausreichend Kapazität zum Testen für Key User Trainings ein. Dann wird Ihre Concur-Einführung bestimmt ein voller Erfolg.
Wenn Sie keine perfekten Projektbedingungen haben, dann planen Sie nicht so, als ob Sie sie hätten!
Die perfekt vorbereiteten Kund:innen habe ich allerdings noch nicht gesehen. Tatsächlich beruhte meine allererste Erfahrung mit Concur auf einer Kundenanfrage zur Rettung eines Implementierungsprojekts, das aufgrund von Ressourcenmangel und „Trägheit des leeren Blattes“ stecken geblieben war. An der Lösung oder den Zielen gab es nichts auszusetzen, aber der Mangel an internen Ressourcen und erfahrenem Projektmanagement erforderte die Hilfe eines Externen.
Wenn Sie die Concur-Implementierung wie ein ERP-Projekt planen, kann sich Ihr:e Implementierungspartner:in auch darauf einstellen und die Ressourcen für die zusätzlichen Aufgaben einplanen. Oftmals werden Cloud-Implementierungen aber als genau das geplant: technische Implementierungen. Solche sind nicht darauf ausgelegt, längere Diskussionen zur Gestaltung der Prozessanforderungen zu führen oder Ihnen bei den Verhandlungen mit einem neuen TMC zu helfen (oder auch mit dem alten, dessen Gebühreneinnahmen wegbrechen werden, wenn die meisten Buchungen online erfolgen) oder regionale/dezentrale Mitarbeitende zu überzeugen, die jegliche Veränderung ablehnen. Eine gut laufende Concur-Implementierung ist wie eine gut geölte Maschine. Wenn Ihre Maschine noch nicht bereit und gut geölt ist, riskieren Sie, das Projekt zum Stillstand zu bringen – ein typisches SaaS-Problem. Die technische Seite des Projekts wird schneller, aber die Menschen und die Organisation müssen dem auch Schritt halten können.
SaaS-Projekte können unglaublich schnell sein, aber verlieren Sie nicht Ihre Ziege!
Wenn Sie aus Schwaben kommen, kennen Sie bestimmt das beliebte Volkslied „Uff de schwaebische Eisebahne“ (auf der Schwäbischen Eisenbahn). Es handelt von einem Bauern, der mit einer Ziege reisen will. Er macht es so, wie er es auch bei einer Fahrt mit dem Ochsenkarren gemacht hätte: Er bindet die Ziege an die Leine des letzten Waggons (dem gängigen Schwabenklischee folgend, wollte er wohl das Geld für die Fahrkarte der Ziege sparen). Leider war die moderne Technik für das arme Tier zu schnell geworden. Als er schließlich aus dem Zug ausstieg, fand er nur noch den Kopf der Ziege.
Wie gesagt: An der Vorgehensweise ist nichts falsch. Es ist auch nichts Falsches oder gar Ungewöhnliches daran, dass manche Kund:innen dazu (noch) nicht bereit sind. Es ist nur wichtig, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen haben und Maßnahmen ergreifen, um sich darauf einzustellen.
Diese kleinen „Nebenschauplätze“ sind entscheidend für einen echten Nutzen
Je besser Sie den oben beschriebenen Nutzen erkennen, desto größer die Gefahr, dass das Projekt gegen die Wand läuft. Hä? Der Erfolg liegt dann nicht mehr allein in Ihrer Hand. Sie sind abhängig von verschiedenen Kolleg:innen aus der gesamten Organisation.
- Möglicherweise müssen Sie papierlose Spesen und sogar elektronische Belege (im Gegensatz zu einfachen elektronischen Kopien von Belegen) mit Ihrem Audit-Team und sogar dem Finanzamt besprechen
- Sie müssen Ihre Mitarbeiter:innen über die neuen Teamfunktionen von Tripit aufklären und müssen dies vorher mit Ihrem Datenschutzteam besprechen
- Sie werden Ihren Sorgfaltspflichtprozess für Reisende neugestalten (oder etablieren)
- Sie werden sich mit der lustigen Aufgabe konfrontiert sehen, einen Gamification-Ansatz zu entwerfen, um Reisenden Anreize für kluge Entscheidungen zu geben
- Ihre Reiserichtlinien müssen möglicherweise überarbeitet werden, um die Optionen zur Buchung von Niedrig-Preis-Anbietern in Concur zu nutzen
- Und um diesen Auszug gebührend zu beenden: Wenn Sie bisher Assistent:innen hatten, die für die Reisenden buchten, steht Ihnen ein erheblicher Umstellungsaufwand bevor, wenn die Mitarbeiter:innen in der Regel, bis auf wenige Ausnahmefälle, selbst buchen, denn das erlaubt ihnen, ihre Pläne interaktiv mit den verfügbaren Optionen abzugleichen und führt in der Regel zu geringeren Kosten, schnellerer Buchung und weniger Frustration. Aber es kann ein großer Aufwand erforderlich sein, bis man die neue Denkweise durchgesetzt hat.
Fazit
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen einen großen Nutzen aus Concur ziehen kann, auch wenn es nicht in jedem Detail perfekt ist (schließlich handelt es sich um eine von Menschen gemachte Software). Es besteht die Gefahr, dass Sie sich zu sehr auf schrittweise Verbesserungen in den Teilen des Prozesses konzentrieren, die Ihre alte Lösung bereits abgedeckt hat – oder sogar Ihre ganze Energie auf einige Details verwenden, die Ihre alte Lösung als besser empfunden hat. Es besteht auch das Risiko, dass Sie den Anschluss verlieren, weil das Projekt zu schnell vorangeht, als dass Ihre Organisation all die goldenen Nuggets auf dem Weg aufschnappen könnte.
Wenn ich den Eindruck erweckt habe, dass eine Concur-Implementierung mehr Ressourcen erfordert als andere Reisekosten-Implementierungen von vergleichbarem Umfang, dann habe ich einen sehr schlechten Job gemacht. Das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Was Sie jedoch verstehen müssen, ist, dass zwei Kräfte dazu neigen, die Projektressourcen bis zum Zerreißen zu strapazieren:
- Ein typisches Concur-Projekt ist für eine kürzere Dauer geplant als ein ERP-Projekt, weil die technische Einführung in der Tat viel schneller geht, aber dies wird oft auf die nicht-technischen Teile der Projekte projiziert, die nicht verschwinden werden.
- Concur bietet so viele weitere Möglichkeiten, die oft Änderungen in der Organisation, den Prozessen, dem Verhalten und der Denkweise erfordern. All diese Möglichkeiten erfordern Aufmerksamkeit und Zeit, um sie in Wert umzusetzen.
Wenn Sie also bereit für den ersten Schritt sind und Hilfe benötigen, wenden Sie sich gerne an uns.
Sven Ringling arbeitet bei ORBIS People im Bereich SAP HXM.
In über 25 Jahren als Consultant für die HR-Lösungen der SAP hat er für Beratungen in Deutschland, UK und Belgien gearbeitet und umfassende Erfahrungen gesammelt in Kundenprojekten unter anderem mit SAP HR / SAP HCM (on-premise) einschl. Payroll, SAP Concur, SAP SuccessFactors, Workforce Software und Qualtrics Employee Experience.