Gibt es CATS in SAP SuccessFactors HCM?

Ein CATS-Ersatz fehlte bisher in SAP SuccessFactors Time Tracking

„Stimmt es? SAP SuccessFactors und S/4HANA My Timesheet ersetzen CATS?“ Nun, SAP SuccessFactors Time Tracking hat einen langen Weg hinter sich. Vor 3 Jahren wurde es als separates Modul aufbauend auf Employee Central Time Sheet bereitgestellt. Zu den ersten Meilensteinen gehörten Funktionen, die für eine Zeiterfassungslösung absolut notwendig sind, wie:

• Integration von Zeiterfassungsterminals
• „Mobiles Stempeln“
• Mitternachtsübergreifende Arbeitszeit
• Genehmigung von einzelnen Zeitdaten-Sätzen (statt nur ganzer Wochen)

Aber jetzt deckt es fast alle Fälle ab, die die mächtige (aber manchmal hässliche) SAP HCM On-Premise-Zeitwirtschaftslösung abdeckt. Die „Feature Parity“ ist nah – soweit man das überhaupt von einer Lösung sagen kann, die es erlaubt, jede Zeile des Codes zu ändern. Darüber hinaus kann SuccessFactors Time Tracking auch einige Funktionen vorweisen, die die On-Premise-Lösung nie hatte, darunter:

• GPS-Daten für mobiles Ein- und Ausstempeln
• MS Teams-Integration
• Einbindung des digitalen Assistenten Joule

Mit dem neuesten Release (1H2024) hat auch die Option, Geschäftsregeln in der Zeitauswertung zu verwenden, viel zusätzliche Flexibilität gebracht. (Zunächst nur für Early Adopters – allgemeine Verfügbarkeit in 2H2024). Für viele Kunden gibt es also nur noch eine Hürde, bevor sie bereit sind, von SAP HCM Time Management auf SuccessFactors Time Tracking zu migrieren: Kann SAP SuccessFactors CATS ersetzen oder damit integrieren? CATS, oder Cross Application Time Sheet, ist die Lösung für die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Kostenstellen, Kundenaufträgen, Leistungsarten usw. Für viele Unternehmen ist diese Lösung für die Unternehmenssteuerung unverzichtbar.

Ja: SAP SuccessFactors und S/4HANA My Timesheet ersetzen CATS in der Cloud

Mit dem Release H12024 lautet die Antwort tatsächlich „Ja“. SuccessFactors Time Tracking ist nun mit SAP S/4HANA My Timesheet v4 integriert. Damit können Kunden ähnliche Prozesse wie bisher mit SAP ECC HCM Time Management und CATS implementieren – nur mit einer viel besseren User Experience. Hinweis: Bislang funktioniert die Integration offiziell nur mit der S/4HANA Private Cloud Edition (PCE). Es gibt noch kein Äquivalent für S/4HANA Public Cloud und Sie sollten individuell prüfen, ob es in Ihrem S/4 HANA On-Premise-System funktioniert.

Im folgenden fasse ich die wichtigsten Punkte zur Integration zwischen S/4HANA My Timesheet und SuccessFactors Time Tracking zusammen.

Integration zwischen SAP SuccessFactors und S/4 HANA My Timesheet

Als Faustregel gilt: SuccessFactors Time Tracking erfasst, wann wir arbeiten, während es bei S/4HANA My Timesheet darum geht, woran wir arbeiten. Wenn jedoch die Integration für einen Mitarbeiter aktiv ist, werden die Arbeitszeiten auch in My Timesheet erfasst (mit Ausnahme der Arbeitsbeginn- und -endezeiten, auf die wir später noch eingehen). Die Arbeitsteilung zwischen den beiden Systemen ist also:

SAP SuccessFactors ist das führende System zur Erfassung von:

• Mitarbeiterstammdaten einschließlich der Kostenstellenzuordnung des Mitarbeiters
• Arbeitszeitplänen der Mitarbeiter
• Abwesenheiten

S/4HANA mit My Timesheet ist das führende System zur Erfassung von:

• Kostenstellen-Stammdaten
• Arbeitszeitdatensätze einschließlich der Zuordnung zu Kostenträgern

Mitarbeiter-Ministammdaten und Verfügbarkeiten (Arbeitszeitpläne und Abwesenheiten) sowie die entsprechende Konfiguration von Abwesenheitsarten und Zeitarten werden über die BTP Integration Suite von SuccessFactors nach S/4HANA repliziert. Kostenstellenstammdaten fließen in umgekehrter Richtung ebenfalls über BTP IS.

Die Zeitdatensätze aus My Timesheet werden in Echtzeit über eine Punkt-zu-Punkt-Integration (P2P) an SuccessFactors Time Tracking gesendet. Zeitauswertungs-Meldungen wie Warnungen fließen in die Gegenrichtung ebenfalls über P2P. Nach der Freigabe fließen die fertiggestellten Zeitdatensätze wieder an SuccessFactors Time Tracking zur Zeitauswertung und schließlich zur Verarbeitung in der Gehaltsabrechnung.

Die folgende Grafik veranschaulicht die Datenintegration:

Der Zeiterfassungs-Prozess mit SAP SuccessFactors und S/4HANA My Timesheet

Die Benutzer erfassen also ihre gesamte Arbeitszeit in My Timesheet und ordnen sie den Kostenträgern zu. Abwesenheiten können ebenfalls in der S/4HANA-Benutzeroberfläche erfasst werden, obwohl sie eigentlich in SuccessFactors gespeichert sind. Sie können aber auch den Urlaubsantrag mit SuccessFactors Time Off über die bekannten UIs durchlaufen: SuccessFactors Browser UI, SuccessFactors Mobile App, Microsoft Teams oder den digitalen Assistenten Joule.

Der Prozessablauf von der Erfassung der Mitarbeiterdaten über die Zeiterfassung bis hin zur Auszahlung und Verbuchung im Finanzwesen ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Eingriffe von Zeitadministratoren zur Korrektur von Fehlern etc. sind nicht enthalten, um den Prozessablauf schlank zu halten:

Beachten Sie, dass Vorgesetzte, die Abwesenheitsanträge in SAP SuccessFactors Employee Central (Time Off) und Zeitdatensätze in SAP S/4HANA My Timesheet genehmigen müssen, das SAP Task Centre als zentralen Punkt für beide Genehmigungen verwenden können. SAP Task Center ist eine Webanwendung, die auf SAP BTP basiert. Es ist vielleicht kein guter Business Case, es nur für diese beiden Genehmigungsarten zu implementieren, aber in einem breiteren Rahmen ist es sinnvoll.

Roadmap für die Integration von SuccessFactors und My Timesheet

• Der bisher beschriebene Prozess funktioniert gut, wenn die Zeiten nur im Timesheet erfasst werden. In den meisten Unternehmen werden jedoch Stechuhren verwendet, um die Anfangs- und Endzeiten und möglicherweise Pausen zu erfassen. Ein geplantes Feature auf der Roadmap ist daher die Möglichkeit, Zeiten aus der Stempelzeit-Erfassung von SAP SuccessFactors zu übernehmen (durch die Integration von Stechuhren, Mobile Punch, Joule oder der Browser-Benutzeroberfläche). Dann können die Mitarbeiter die erfassten Zeiten in My Timesheet verteilen. Dieser Punkt auf der Roadmap ist noch nicht mit festem Termin geplant, wobei ich hoffe, dass dies Anfang 2025 geschehen wird.
• Der Umgang mit der Arbeitszeit über Mitternacht hinweg ohne langwierige Workarounds und die automatische Behandlung von Pausen ist bereits für die Version 2H2024 geplant.
• Das Gleiche gilt für die Erfassung von Zulagen in My Timesheet und den Zugriff auf My Timesheet von Joule aus.

Erforderliche Subscriptions für diesen „CATS-Ersatz in der Cloud“

• My Timesheet ist ohnehin in allen S/4HANA-Abonnements enthalten (natürlich nicht in der Public Cloud, da es die Lösung dort derzeit nicht gibt). Es fallen also keine zusätzlichen Kosten dafür an.
• Dann bräuchten Sie noch SAP SuccessFactors Time Tracking. Aber das hätten Sie im erwarteten Szenario ohnehin.
• Sie könnten diese Integration auch ohne SuccessFactors Time Tracking verwenden. Allerdings fehlen dann die entsprechenden Validierungen und Meldungen – und könnten natürlich auch nicht die in my Timesheet erfassten Zeiten für die Zeitauswertung verwenden. Sie hätten also nur den Minimaster, Arbeitspläne und Abwesenheiten aus der Employee Central. Wir empfehlen daher das Szenario mit Time Tracking.
• Für das Integrationsszenario ist keine zusätzliches Lizenz erforderlich, vorausgesetzt, es ist bereits eine BTP Integration Suite im Einsatz.

Also die gute Nachricht: SAP SuccessFactors und S/4HANA My Timesheet ersetzen CATS in der Cloud und für viele Kunden entsteht kein Cent an zusätzlichen Lizenzkosten

Ein Punkt zur Einsatzplanung / Schichtplanung

Da wir gerade über die Integration zwischen SAP SuccessFactors und anderen SAP-Lösungen sprechen: Nicht alle Kunden wissen, dass es in der Lösung SAP Digital Manufacturing eine Komponente für die Schichtplanung/Mitarbeiterplanung gibt und dass diese mit SAP SuccessFactors HCM integriert werden kann. So kann Ihr Planungsprozess von den in SAP SuccessFactors gespeicherten Stammdaten, Arbeitsplänen, Abwesenheiten und Fähigkeiten profitieren. Für Fertigungsunternehmen kann dies eine hervorragende Alternative zu den im SAP Store erhältlichen Schichtplanungs-Apps von Drittanbietern sein. Damit komplettieren Sie die Integration zwischen SAP SuccessFactors HCM und der ERP Welt rund um SAP S/4HANA.