Beantragung von Externen Trainings in SAP SuccessFactors

Das SAP SuccessFactors Leaning Management System (LMS) bietet verschiedenste Möglichkeiten zur Verwaltung, Dokumentation sowie Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen und -programmen für die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Ferner ist bspw. die Integration in den Talent Intelligence Hub ein wertvoller Beitrag für die ganzheitliche Digitalisierung von Personalentwicklungsprozessen. Daher ist das LMS fester Bestandteil der SuccessFactors Suite und wird von vielen unserer Kunden aktiv genutzt. In einem Bereich zeigt das SuccessFactors LMS jedoch Erweiterungsbedarf: Die Verwaltung und Beantragung von externen Trainings. Hierunter fallen alle Weiterbildungen, die nicht im zentralen Katalog gepflegt sind sondern von den Mitarbeitenden individuell geplant und beschafft werden. Das LMS bietet grundsätzlich die Funktion zur Beantragung und Dokumentation dieser externen Schulungsmaßnahmen, diese ist aber oft nicht nutzbar, um den Prozess durchgängig abzubilden. In diesem Artikel zeigen wir auf, wo wir aus der Erfahrung unserer Kundenprojekte heraus Erweiterungsbedarf sehen und wie wir das LMS über eine App auf der SAP Business Technologie Plattform (BTP) erweitern.

Die Nachteile der SuccessFactors LMS Standardfunktionalität für externe Trainings

Um externe Qualifizierungsmaßnahmen zu beantragen, stellt das LMS ein Standardformular bereit. Hier lassen sich folgende Verbesserungspotenziale identifizieren:

• Formularlayout und -felder nicht anpassbar (bspw. Varianten für bestimmte Nutzergruppen oder Gesellschaften)
• Keine Plausibilisierungsprüfungen (bspw. inhaltliche Prüfung der Eingaben)
• Definition von Wertelisten (bspw. um die Eingabe zu beschleunigen oder spätere Auswertungen zu erleichtern)
• Der Genehmigungsworkflow kann nicht beliebig dynamisch ausgestaltet werden (bspw. kein konditionaler Schritt für Betriebsratsgenehmigung wenn mehrere Betriebsräte zuständig sind)
• E-Mail Benachrichtigungen nicht steuerbar abseits der Standardmails (bspw. schrittabhängige Mailtexte und Empfänger)
• Reporting über Antragsfortschritt nur eingeschränkt möglich (bspw. Übersicht für Führungskräfte)
• Keine Integrationsmöglichkeiten der Anträge (bspw. BANF Erzeugung im ERP System)
• Prozessbeteiligte können keine Dokumente anhängen (bspw. Leistungsbeschreibung oder Buchungsbestätigung)

Ferner ist die Dokumentationsfunktion eines Trainingsabschluss im SuccessFactors LMS oft für die Abbildung der Kundenanforderungen ungeeignet. Gründe hierfür sind:

• Die Dokumentation erfolgt entkoppelt vom Workflow
• Daten müssen erneut erfasst werden
• Die möglichen Felder sind fest vorgegeben und eingeschränkt
• Es erfolgt auch hier keine inhaltliche Plausibisierung und es gibt keine Wertehilfen
• Die Erfassung ist nur im Nachgang bezogen auf das Schulungsdatum möglich
• Dokumente können nicht automatisiert in die digitale Personalakte überführt werden
• Es erfolgt keine Bewertung oder Nachbereitung der externen Weiterbildungsmaßnahme (bspw. Bewertung der Schulung oder Feedbackgespräch mit Führungskräften)
  

Funktionserweiterung des LMS durch eine App auf der SAP Business Technologie Plattform (BTP)

SAP sieht im Zuge der Side-by-side Extensions vor, kundeneigene Anwendungen auf der SAP BTP zu entwickeln. Hierbei wird auf der BTP eine Fiori Anwendung bereitgestellt, die auf die Daten in SuccessFactors per OData Schnittstelle lesend wie schreibend zugreift. Ausführlich beschreiben wir diese Vorgehensweise in diesem Blog Artikel. Nach diesem Prinzip verfährt auch unsere App “Externe Trainings verwalten”.

Beantragung eines externen Trainings

Einstiegspunkt für die Mitarbeitenden ist eine Übersicht der bereits vorhandenen Schulungsanträge. Hier können sich die Mitarbeitenden jederzeit einen Überblick über den Status zu laufenden Weiterbildungsanträgen verschaffen, vergangene Schulungsmaßnahmen einsehen, um bspw. das Schulungszertifikat abzurufen oder einen Antrag zu stornieren. Filtermöglichkeiten sowie optische Kennzeichen ermöglichen den Mitarbeitenden einen schnellen Zugriff auf offene Aufgaben.

Aus dieser Oberfläche heraus besteht die Möglichkeit, einen weiteren Antrag auf externe Schulungsmaßnahme anzulegen. Das hier gezeigte Formular ist flexibel anpassbar:

• Layout und Übersetzungen
• Formularfelder sind frei definierbar (bspw. Varianten für unterschiedliche Nutzergruppen)
• Plausibilitätsprüfungen (bspw. Pflichtfelder bei Überschreitung einer Budgetgrenze)

Zu einer beantragten Schulung können Anhänge hinzugefügt werden (bspw. die Leistungsbeschreibung des Schulungsanbieters).

Freigabe eines Schulungsantrags

Der Freigabeprozess für den Schulungsantrag ist frei definierbar:

• Es können Prozessvarianten für unterschiedliche Mitarbeitergruppen definiert werden (bspw. abweichende Genehmigende für Weiterbildungen des Betriebsrats)
• Zusätzliche Genehmigungsstufen abhängig von der Eingabe (bspw. bei Überschreitung einer Budgetgrenze ist die Freigabe eines Kostenstellen Verantwortlichen nötig)
• Die Zuordnung der Genehmigenden wird auf Basis der SuccessFactors Stammdaten ermittelt

Um Prozessbeteiligte auf eine ausstehende Aktion hinzuweisen, wird eine anpassbare E-Mail verschickt:

• Anpassung auf das Firmendesign/-logo
• Flexible Aufnahme von Informationen aus dem Schulungsantrag
• Deeplink, der die Freigebenden direkt zum Schulungsantrag mit Freigabeoptionen führt

Zudem wird ein ToDo in SuccessFactors erzeugt, welches ebenfalls einen Deeplink zum Schulungsantrag enthält.

Es kann auf Feldebene festgelegt werden, ob freigebende Benutzer Änderungen im Schulungsantrag vornehmen können. Ein Anwendungsbeispiel ist, dass die Buchungen der Schulungen durch eine zentrale Stelle durchgeführt und Kosten sowie Datum nachgetragen werden.

Alle Freigabeschritte inklusive Kommentar werden im Antrag auf Qualifizierungsmaßnahme angezeigt.

Reporting der externen Trainings für HR und Führungskräfte

Um größtmögliche Transparenz über laufende Anträge zu ermöglichen, wird für HR als auch Führungskräfte eine Reporting Möglichkeit bereitgestellt. Hier ist der Status laufender Anträge und auch die Historie absolvierter Schulungen einsehbar.

Vertretungsfunktion

Analog zur Proxy Funktion in SuccessFactors ermöglicht die App, Anträge für andere Mitarbeitende zu stellen. Hier kann entweder explizit eine Vertretung über das Proxy Management oder allgemeine Regeln wie bspw. Führungskraft für alle zugeordneten Mitarbeiter definiert werden.

Integration der Custom App in SuccessFactors

Um die Nutzung der App allen Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen, sehen wir verschiedene Integrationsmöglichkeiten in SAP SuccessFactors vor:

• Über eine Kachel oder QuickAction kann die App direkt auf der SuccessFactors Homepage verlinkt werden

• Über eine UI Integration Card können Information aus der App direkt im People Profile angezeigt werden. Hier sind die Schulungsdaten für Führungskräfte sowie Mitarbeitende direkt sichtbar. Quicklinks erlauben den Absprung zu konkreten Funktionen, wie bspw. Freigaben oder der eigenen Lernhistorie.

• Haben Kunde eine Variante der SAP Build Workzone im Einsatz, kann die App hier inklusive Kachelzähler verlinkt werden.

• Nach Genehmigung und Bewertung werden die externen Trainings in der LMS Lernhistorie verbucht und können dort auch angezeigt werden.

• Die Daten der Applikation werden in SuccessFactors als Custom Metadata Framework Objekt abgespeichert. Dies bringt den Vorteil, dass keine Personaldaten an externen Orten abgelegt werden, dem in SuccessFactors vorhandenen Data Retention Konzept unterliegen sowie im Story Reporting zur Verfügung stehen.

Integration mit anderen Systemen

Bei vielen Kunden stellt sich der Bedarf, den Prozess zur Beantragung von externen Schulungen mit dem Bestellprozess zu koppeln. Daher sieht die App Möglichkeiten vor, Einkaufssysteme (bspw. SAP BANF) zu integrieren. Ebenso ist es möglich, zum Ende des Prozesses Dokumente in die digitale Personalakte zu übertragen (bspw. Zertifikat des Weiterbildungsanbieters).

Technische Vorraussetzungen

Wie bereits einleitend beschrieben, wir die Anwendung für externe Trainings auf die SAP BTP deployed. Hierzu ist dort ein Subaccount mit Cloud Foundry Runtime Lizenz nötig. Der Subaccount muss per Destination mit SuccessFactors verbunden sein, um von dort Daten lesen und schreiben zu können. Ferner muss der Subaccount über den Cloud Identity Service angebunden sein, so dass die Mitarbeitenden per Single-sign on arbeiten können und sich nicht erneut authentifizieren müssen. Der E-Mail Versand kann bspw. per Microsoft GraphAPI umgesetzt werden. Partnersysteme können direkt per BTP Destination oder optional SAP Integration Suite angebunden werden. Das Zusammenspiel wird im folgenden Diagramm veranschaulicht. Optionale Komponenten sind kursiv beschriftet.