Innovationen für SAP SuccessFactors Employee Central Payroll in 1H2024

Auch in der Gehaltsabrechnung tut sich was! Bei aller Begeisterung für Neuerungen in Künstlicher Intelligenz und Skills-Management wollen wir den harten Kern nicht vergessen. Das aktuelle 1H2024 Release bringt einige Innovationen für SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP). Die vielleicht interessantesten diskutieren wir hier kurz.

Was ist eigentlich SuccessFactors Employee Central Payroll?

Doch zunächst ganz kurz zur Begriffsklärung und Abgrenzung der ECP von anderen Personalabrechnungs-Systemen der SAP.

Employee Central Payroll (ECP) ist grundsätzlich eine Komponente der SAP SuccessFactors HCM Lösung. Die ECP ist designed, um mit SuccessFactors Employee Central als HR-Kernsystem integriert genutzt zu werden. Ein „Stand-alone“ Betrieb mit HR-Lösungen von Drittanbietern ist also nicht vorgesehen.

Die Mutter von Employee Central Payroll ist die weltweit erprobte SAP HCM Entgeltabrechnung:

• PY-DE für Deutschland
• PY-CH für die Schweiz
• PY-AT für Österreich
• und darüber hinaus ca. 70 weitere Länderversionen, die größtenteils auch in der ECP verfügbar sind

SuccessFactors ECP ist nun eine Cloud-Version (eher PaaS als SaaS) der bewährten Lösung. Das heißt, sie verfügt im wesentlichen über die gleichen Funktionalitäten auf Basis des gleichen Codings. Sie ist allerdings auf die reine Abrechnungsfunktion beschränkt. Zeiterfassung, Kostenplanung und andere Module sind nicht enthalten. Sie eignet sich daher optimal für SAP-Neukunden oder Kunden, die für Core-HR, Zeitwirtschaft und Planung SAP SuccessFactors und ggf. andere Cloud-Lösungen nutzen.

Zu den Vorteilen der SAP SuccessFactors Employee Central Payroll gehören:

• die einfache Integration mit Employee Central ohne Middleware wie BTP-IS und
• der Wegfall von Infrastrukturaufwand für die Kunden
• Weg von Kauf mit Abschreibung und Wartung hin zur Subskription (Miete) mit entsprechender Skalierungsmöglichkeit (CapEx –> zu OpEx).

Von der ECP zu unterscheiden sind folgende SAP-Lösungen:

• Die klassische on-premise Payroll SAP HCM PY sowie ihre fast identische Nachfolgerin in SAP HCM für S/4HANA
• Die Private Cloud Editionen (PCE) der oben genannten Lösungen
• Die oft „Next Generation Payroll“ (NGP) genannte ganz neu entwickelte SuccessFactors Payroll, die für den DACH Raum aber bis auf weiteres noch nicht verfügbar ist.

Innovationen für SAP SuccessFactors Employee Central Payroll im aktuellen Release

Das 1H2024 Release hat einige Neuerungen für EC-Payroll gebracht. Für viele Kunden sind gerade die kleinen, länderspezifischen Ergänzungen am wichtigsten. Andere legen den Fokus auf bessere User-Experience oder einfachere Administration. In diesem SuccessFactors Release ist für jeden etwas dabei. Die aus meiner Sicht 4 interessantesten Themen stelle ich hier kurz vor.

1) Benutzer-Generierung in Employee Central Payroll mit IPS

ECP-User können ab dem aktuellen Release ebenso wie die „normalen“ SuccessFactors User über den IPS (Identity Provisioning Service) generiert werden. Bisher wurde dazu ein eigener Report zur Benutzer-Generierung genutzt. Mit dem neuen Verfahren harmonisiert die SAP die Benutzergenerierung über ihr gesamtes Cloud-Angebot hinweg weiter. Das reduziert auch Komplexität und Admin-Aufwand für die Kunden.

Zu beachten ist, dass bereits bestehende User derzeit nicht in das neue Konzept überführt werden können. Die Lösung auf Basis des Identity Provisioning Service ist daher nur für neue ECP Kunden empfohlen. Außerdem ist das Verfahren derzeit nur für Test und Entwicklungsumgebungen freigegeben. Für Produktion ab dem November-Release 2024. Bei Go-live mit Employee Central Payroll um diesen Termin herum, sollten Sie sich zum genauen Datum informieren, um möglichst mit der IPS-Variante live gehen zu können.

2) Verbesserte User Experience für Employee Central Payroll

• Mash-Ups ließen sich bisher nur eingebettet in das bestehende SuccessFactors Fenster öffnen. Viele Kunden wünschten sich die Möglichkeit, Mash-ups in neuen Fenstern zu öffnen. Das ist mit diesem Release möglich.
• Auch vor der Gehaltsabrechnung macht die künstliche Intelligenz nicht halt. Wenn Joule für SuccessFactors aktiviert ist, können Mitarbeitende sich künftig auch Überblicks-Informationen zum Entgeltnachweis oder das komplette Dokument über den digitalen Assistenten SAP Joule anzeigen lassen.

3) Verbesserte Integration der EC-Payroll mit SuccessFactors Zeitwirtschaft

• Die geplante Arbeitszeit aus den Zeitwirtschafts-Stammdaten in Employee Central kann jetzt für 400 Tage in die ECP repliziert werden. Bisher war das auf 60 Tage begrenzt.
• Die „Shift Classification“ aus den Stammdaten in Employee Central kann jetzt standardmäßig in den Infotyp 2003 der ECP repliziert werden Das Zielfeld im Infotyp Vertretungen ist die dabei die Tagesarbeitszeitplanklasse.

4) Neue ECP-Länderversion für Entgeltabrechnung Slowenien

Es kommt auch ein ganz neues Land dazu: auch die Slowenische Entgeltabrechnung wird künftig in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll angeboten. Das kann gerade für SAP-Kunden in Österreich relevant sein, die oft Niederlassungen in Slowenien haben. Damit sind nun alle Nachbarländer Deutschlands, Österreichs und der Schweiz mit der ECP abgedeckt mit Ausnahme von Liechtenstein und Luxembourg.

Die Verfügbarkeit der slowenischen Länderversion freut mich persönlich ganz besonders. Im Januar 2000 war ich für den ersten Go-Live einer SAP-Entgeltabrechnung in Slowenien verantwortlich – damals noch als Kundenerweiterung im on-premise SAP HCM System. Seitdem hat sich in der HR-IT viel getan.

Weitere Innovationen für Employee Central Payroll

Es gibt natürlich im aktuellen Release der ECP noch weitere Detailverbesserungen. Das betrifft ganz besonders Spezifika der verschiedenen Länderversionen und rein technische Neuerungen. Mehr dazu in diesem What’s-New-Artikel der SAP mit Links zu den Details.

Was ist in der Zukunft an Innovationen für SAP SuccessFactors Employee Central Payroll zu erwarten? Mit der Ankündigung einer für die Cloud ganz neu entwickelten SuccessFactors Payroll, befürchten viele, dass die ECP stiefmütterlich behandelt wird. Das aktuelle Release beweist aber das Gegenteil. Für die meisten Länder wird es noch 5 Jahre oder länger dauern, bis die neue Lösung einen ausreichenden Reifegrad hat. Daher ist die SAP bemüht, Kunden auch heute eine gute Entgeltabrechnung in der Cloud anzubieten.

Gerade KI-Anwendungen, die die Prozesse für ESS-User und Abrechner effizienter machen liegen da als Innovationen nah. Das Payroll Control Center bietet sicher Raum für Verbesserungen durch künstliche Intelligenz. Man denke nur an Warnungen, Compliance-Prüfung, Prozessteuerung oder Analytics.