Document Grounding mit Joule für SAP SuccessFactors

Hinweis: dieser Artikel wird gelegentlich aktualisiert, um den weiteren Fortschritt von Joule Document Grounding zu verfolgen

Joule ist der KI-Assistent von SAP und auch fester Bestandteil von SAP SuccessFactors. Mit Document Grounding soll dieser Assistent eine für den HR-Alltag besonders relevante Fähigkeit bekommen: Die Beantwortung von Mitarbeiterfragen nicht nur bzgl. der in SuccessFactors hinterlegten Daten, sondern auch auf Basis Ihren eigenen Unternehmens-Richtlinien, Betriebsvereinbarungen oder FAQ-Dokumente. Dieser Artikel erklärt, was Document Grounding in SuccessFactors leisten kann, wo heute noch die Grenzen liegen und wie Sie die Funktion optimal einrichten.

Die Zielgruppe sind Key-User, Administratoren, Projektleiter, Berater sowie Entscheider aus IT und HR, die SuccessFactors bereits kennen, für die Document Grounding aber neu ist.

Was Joule in SuccessFactors kann und was Document Grounding ergänzt

Joule ist in SuccessFactors als digitaler Assistent verfügbar. Er versteht Fragen in natürlicher Sprache, führt Nutzer durch Anwendungsfälle, ruft Informationen aus dem System ab und stößt Transaktionen an. Ein Mitarbeiter kann Joule etwa nach seinem Resturlaub fragen, eine Abwesenheit über ihn beantragen oder seine Adresse ändern lassen. Wichtig dabei: Joule folgt denselben Berechtigungen und Konfigurationen wie die jeweilige Anwendung. Was ein Nutzer in SuccessFactors nicht sehen darf, sieht er auch über Joule nicht.

So interessant diese systemnahen Fähigkeiten sind – sie enden dort, wo Wissen nicht als Datensatz, sondern als Dokument vorliegt. Genau hier setzt Document Grounding an. Die Funktion verbindet Joule mit Ihren Unternehmensdokumenten und nutzt einen KI-Ansatz, der als Retrieval-Augmented Generation (RAG) bekannt ist: Joule sucht zunächst die passende Stelle in Ihren hinterlegten Dokumenten und formuliert die Antwort auf dieser Grundlage. Ziel ist zum einen eine Verbesserung der Employee Experience und zum anderen die Reduzierung von Anfragen an die Personalabteilung. So weit zumindest die Theorie.

Fokus dieses Artikels: viel SuccessFactors, wenig BTP

Document Grounding besteht aus zwei Ebenen. Die eine ist der allgemeine technische Aufbau in der SAP Business Technology Platform (BTP) und in der Identity Authentication (IAS), z.B.:

• Entitlements zuordnen
• den Grounding-Service anlegen
• den Dokumentenspeicher anbinden
• Identity Authentication konfigurieren

Diese Ebene ist umfangreich und wird von SAP in einem eigenen Leitfaden ausführlich beschrieben – die Details finden Sie in den offizielle Quellen (siehe Links am Ende des Artikels).

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Anwendungsebene: alles, was in SuccessFactors passiert, sobald der technische Unterbau steht, sowie die Dokumente selbst. Ebenso beleuchten wir die Fähigkeiten und die aktuellen Schwächen der Lösung, damit Sie realistisch entscheiden können, ob und wofür sich der Einsatz heute lohnt. Ein klein wenig BTP mit dem Joule Admin Center, kann ich Ihnen allerdings nicht ersparen 😉

Ziel: die Personalabteilung mit Joule in SuccessFactors weiter entlasten

Der Nutzen von Document Grounding ist offensichtlich. Sehr viele Anrufe und Tickets in der Personalabteilung drehen sich um Fragen, deren Antwort eigentlich bereits schriftlich existiert – in einer Richtlinie, einer Betriebsvereinbarung oder einem FAQ-Dokument. Typische Beispiele sind:

– „Wie viele Stunden darf mein Gleitzeitkonto maximal haben?“

– „Ab wann habe ich Anspruch auf einen Firmenwagen?“

– „Wie viele Tage Sonderurlaub bekomme ich bei einem Umzug?“

– „Welche Weiterbildungsbudgets stehen mir zu?“

Mit Document Grounding beantwortet Joule solche Fragen direkt im Self-Service – rund um die Uhr, in natürlicher Sprache und ohne dass ein Mitarbeiter zum Hörer greifen muss. Das reduziert Standardanfragen spürbar und gibt dem HR-Team Zeit für anspruchsvollere Themen. Und das ohne, dass Mitarbeitende sich durch lange Dokumente quälen müssen.

Damit die Antworten nicht nur richtig, sondern auch für die jeweilige Person passend sind, gibt es das Metatagging. Nicht jede Richtlinie gilt für alle:

• Ein Mitarbeiter im Vertrieb hat ggf. eine andere Firmenwagenregelung als ein Mitarbeiter in der Verwaltung.
• Regelungen unterscheiden sich auch häufig nach Land, Standort oder Gesellschaft.

Über Metadaten werden Dokumente deshalb mit Merkmalen wie Unternehmen, Standort, Land, Mitarbeitertyp, oder Gehaltsstufe versehen. Joule gleicht diese Tags mit dem Profil des fragenden Mitarbeiters ab und liefert die Antwort aus der Richtlinie, die tatsächlich für ihn gilt. So wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter der richtigen Richtlinie zugeordnet wird.

Document Grounding als Voraussetzung für spezielle Joule-Anwendungsfälle

Document Grounding in SuccessFactors ist außerdem die technische Basis für bestimmte spezialisierte Joule-Funktionen. Ein prominentes Beispiel ist „Erkläre meinen Entgeltnachweis“ („Explain My Payslip“). Damit Joule einem Mitarbeiter die einzelnen Positionen seiner Gehaltsabrechnung verständlich erläutern kann, greift die Funktion im Hintergrund auf Document grounding zurück. Wer solche Use Cases nutzen möchte, kommt also an Document Grounding nicht vorbei – auch, wenn die Beantwortung von Richtlinienfragen eigentlich gar nicht im Vordergrund steht.

Die Konfiguration von Joule Document Grounding in SuccessFactors

Die folgenden Schritte setzen voraus, dass der allgemeine Aufbau von Joule und Document Grounding in BTP und IAS bereits abgeschlossen ist und Joule dadurch Zugriff auf Ihren Dokumentenspeicher hat. Als Speicher werden derzeit Microsoft SharePoint oder Google Drive unterstützt. In meinen Beispielen nutze ich MS Sharepoint.

Dokumente in den Speicherort für Joule Document Grounding laden

Zunächst legen Sie die relevanten Dokumente in Ihrem angebundenen Speicherort ab – also in der vorgesehenen SharePoint-Bibliothek oder im entsprechenden Google-Drive-Ordner. Es empfiehlt sich, von Anfang an eine saubere Struktur zu wählen und nur freigegebene Inhalte abzulegen. Wie weiter unten beschrieben, ist der Speicherpfad heute ein zentrales Steuerungsmittel dafür, welche Inhalte Joule überhaupt heranzieht.

Dokumente zuordnen und Tags in SuccessFactors mappen

In der AI Services Administration („KI Services verwalten“) in SAP SuccessFactors wird Document Grounding zunächst aktiviert („HR-Richtlinien abfragen“).

Die eigentliche fachliche Konfiguration erfolgt dann über die Anwendung „Dokument-Grounding verwalten“ („Manage Document Grounding“). Dort aktivieren Sie den angebundenen Speicherort. Anschließend erscheint die Ordner- und Dateistruktur Ihres Speicherorts direkt in SuccessFactors. Hier wählen Sie die einzelnen Dokumente aus und ordnen ihnen die passenden Metadaten zu, zum Beispiel, indem Sie eine Richtlinie einem bestimmten Land oder Standort zuweisen.

Voraussetzung dafür ist, dass die vergebenen Tags auf die entsprechenden SuccessFactors-Begriffe, also auf die Felder aus dem Mitarbeiterprofil (etwa Land/Region, Gesellschaft, Standort oder Mitarbeitertyp) gemappt sind. Erst durch dieses Mapping weiß Joule, welches Profilmerkmal des Fragenden zu welchem Dokument-Tag gehört.

Nach der Zuordnung dauert es in der Regel bis zu 24 Stunden, bis die aktualisierten Metadaten in der Verarbeitungspipeline wirksam werden. Alternativ lässt sich die Aktualisierung auch manuell anstoßen.

Erforderliche Berechtigungen

Für den Betrieb von Joule mit Document Grounding sind mehrere Berechtigungen nötig, die über „Berechtigungsrollen verwalten“ („Manage Permission Roles“) im Admin Center vergeben werden:

• Access to Joule: die Berechtigung, damit Endanwender das Joule-Symbol sehen und den Assistenten überhaupt nutzen können. Diese Berechtigung benötigen alle Mitarbeiter, die Fragen an Joule stellen sollen.

• Administrator → Manage AI Capabilities → AI Services Administration: die Administrationsberechtigung für den Zugriff auf die AI Services Administration, in der auch „Dokument-Grounding verwalten“ liegt. Diese Berechtigung ist für Administratoren gedacht, die die Funktion einrichten und pflegen.

• Berechtigung für „Dokument-Grounding verwalten“ (Manage Document Grounding): die gezielte Berechtigung für die Zuordnung von Dokumenten, das Setzen der Metadaten und das Mapping der Tags.

Zu beachten ist außerdem, dass für die AI-Funktionen eine entsprechende AI-Units-Lizenz vorhanden sein muss. Die genauen Bezeichnungen der Berechtigungen können sich mit künftigen Releases geringfügig ändern – prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Berechtigungsliste Ihrer Umgebung.

Endlich: Joule in SuccessFactors beantwortet Fragen mit Document Grounding

Wenn das alles eingerichtet ist, dann können die Fragen zu den hinterlegten Dokumenten ganz normal im Joule Chatfenster gestellt werden. Hier ein Beispiel:

Einschränkungen von Joule Document Grounding und Problembehandlung

Document Grounding ist vielversprechend, aber in der Praxis noch (Stand August 2026) mit deutlichen Einschränkungen verbunden. Wer die folgenden Punkte kennt, vermeidet Enttäuschungen und kann die Qualität gezielt verbessern.

Nicht jedes Dokument ist gleich gut für KI verständlich

Für SAP Joule in SuccessFactors gelten dieselben Lesbarkeitsregeln wie für andere KI-Werkzeuge. Am besten funktionieren sauber strukturierte Dokumente: kurze Abschnitte, klare Themen und aussagekräftige Überschriften. Lange, unstrukturierte Fließtextseiten sind zwar möglich, liefern aber tendenziell schlechtere Ergebnisse. Reine Textdokumente lassen sich am besten verarbeiten. PowerPoint-Präsentationen sind grundsätzlich lesbar, aber weniger gut geeignet. Am schwierigsten sind Inhalte, die in Grafiken, Bildern oder komplexen Tabellen stecken. Diese werden derzeit nur eingeschränkt erfasst.

Auch die Sprache spielt nach meiner Beobachtung eine Rolle. Manche Dokumente – Betriebsvereinbarungen sind ein klassisches Beispiel – sind bewusst verklausuliert und mitunter absichtlich mehrdeutig formuliert. Solche Texte sollten Sie für die KI in eine klare, eindeutige Sprache überführen. Und weil rechtliche Vereinbarungen oft nicht alle Praxisfälle abdecken, empfiehlt es sich, sie durch Durchführungsbestimmungen oder FAQ-Dokumente zu ergänzen, die die offenen Fragen konkret beantworten.

Meta–Tagging in SuccessFactors bisher nur auf Dokumentebene

Die Zuordnung von Metadaten erfolgt derzeit auf Ebene ganzer Dokumente. Das ist wirkungsvoll, um beispielsweise zu verhindern, dass Vertriebsmitarbeiter Antworten aus einer Richtlinie erhalten, die komplett für eine andere Mitarbeitergruppe gilt. Es setzt aber voraus, dass die Inhalte in getrennten Dokumenten vorliegen. Sind in einem einzigen Dokument die Regelungen für fünf verschiedene Mitarbeitergruppen zusammengefasst, ist der heute beste Weg, dieses Dokument in mehrere, jeweils eindeutig zuordenbare Dokumente aufzuteilen. Beim Aufteilen kann ein KI-Werkzeug wie Microsoft Copilot gute Dienste leisten. Das kann aber zu einer sehr großen Anzahl von Dokumenten mit vielen Überlappungen führen

Kritisch: Joule-Antworten ohne Bezug zu Ihren Richtlinien

Bei Fragen, die tatsächlich in den hinterlegten Dokumenten beantwortet sind, liefert Joule mit Document Grounding gute und belastbare Antworten. Problematisch wird es, wenn eine Antwort in den Dokumenten nicht gefunden wird oder gar keine passende Richtlinie existiert. Dann antwortet Joule häufig trotzdem – nur eben nicht auf Basis Ihrer Unternehmensrichtlinien, sondern aus einer allgemeinen Websuche oder aus dem allgemeinen „Wissen“ des zugrundeliegenden Sprachmodells. Ein deutlicher Hinweis wie „Diese Antwort basiert nicht auf Ihren Unternehmensrichtlinien, sondern auf allgemeinen Internetquellen“ wird dabei nicht angezeigt. Für Endanwender ist der Unterschied damit kaum erkennbar. Das ist ein ernstzunehmendes Risiko für Fehlinformationen.

Die Qualität lässt sich teilweise verbessern, indem Sie im Joule Admin Center (BTP) in den Joule Feature Settings die Websuche deaktivieren. Damit fällt eine der beiden störenden Quellen weg.

Das Grundproblem bleibt jedoch bestehen, weil Joule weiterhin auf das allgemeine Wissen des Sprachmodells zurückgreifen kann. Möglicherweise liefert SAP künftig ein zusätzliches Feature Setting, mit dem sich auch diese Quelle abschalten lässt. Bis dahin ist der beste Weg, sicherzustellen, dass alle wesentlichen Richtlinien hinterlegt sind, und den Anwendern klar zu kommunizieren, dass sie nur zu diesen Themen sinnvolle Antworten erhalten.

Eine persönliche Beobachtung aus der Praxis: Auf Englisch scheinen Antworten seltener aus fremdem Kontext gezogen zu werden als auf Deutsch. Wer den Assistenten in einem englischsprachigen Umfeld einsetzt, erlebt die Problematik derzeit tendenziell etwas weniger stark.

Fazit zu Joule Document Grounding in SAP SuccessFactors

Document Grounding mit Joule für SAP SuccessFactors ist eine vielversprechende Lösung mit potenziell großem Nutzen: Mitarbeiterfragen werden per KI im Self-Service beantwortet, und die Personalabteilung wird entlastet. In der Praxis bestehen aber noch deutliche Einschränkungen – allen voran die fehlende Kennzeichnung von Antworten, die nicht aus Ihren Richtlinien stammen, sowie das dokumentbasierte Tagging.

Für die offene Beantwortung beliebiger Richtlinienfragen empfiehlt sich der breite Produktiveinsatz daher eher erst nach einem der kommenden Releases, sobald SAP hier nachgeschärft hat. Für klar umrissene Anwendungsfälle wie „Erkläre meinen Entgeltnachweis“ ist Document Grounding dagegen schon heute sinnvoll nutzbar.

Unsere Empfehlung: Behalten Sie das Thema auf jeden Fall im Blick. Bereiten Sie den technischen Aufbau idealerweise schon vorab vor und sammeln Sie erste Erfahrungen mit unterstützten Use Cases. So sind Sie bereit, den vollen Nutzen zu heben, sobald die aktuellen Schwächen behoben sind.

Weiterführende Links zu Joule Document Grounding für SAP SuccessFactors

Für den ausführlichen technischen Aufbau in BTP und IAS sowie die vollständige Einrichtung empfiehlt sich die offizielle SAP-Dokumentation:

• SAP Learning – „Setting Up Document Grounding“ (Learning Journey „Provisioning and Implementing Joule“):
• SAP Community – „Joule – Getting Started with Document Grounding (Setup Guide, Teil 1)“
• SAP Community – „Joule – Document Grounding with Contextualization (Metadata) – Setup Guide 2“
• SAP Community – „Setting up Document Grounding for Joule with Google Drive“: