In dynamischen HR-Prozessen ist Information ein sehr wertvolles Gut. Unsere Eigenlösung schließt eine zentrale Funktionslücke in SAP SuccessFactors, indem Ereignisse in Echtzeit verarbeitet und direkt in die tägliche Arbeitswelt integriert werden. Events werden automatisiert erkannt und in bestehende Systeme, wie Teams und Outlook eingebunden – für mehr Transparenz, schnellere Reaktionen und eine nahtlose Prozessintegration.
Demo
Use Case: Recruiting-Kommentare & Team-Kollaboration
Anhand des Recruiting-Moduls lässt sich der Mehrwert besonders deutlich zeigen. Oft arbeiten Fachbereiche und Recruiting-Teams parallel, wobei wichtige Informationen in den Kommentaren der Bewerberprofile leicht übersehen werden – eine Funktionslücke in SAP SuccessFactors, die unsere Lösung gezielt schließt.
- Der Trigger: Ein neuer Kommentar wird gespeichert (z. B. „Fachlich sehr starker Eindruck, Empfehlung: Finale Runde“).
- Die Aktion: Automatisch wird eine strukturierte Nachricht an das Team „SF-Recruiting“ in MS Teams oder per E-Mail in Outlook versendet.
- Der Inhalt: Die Nachricht enthält den Namen des Bewerbers, die Stellenausschreibung, den Kommentartext, den Verfasser und einen Deeplink.
- Das Ergebnis: Der Recruiter kann ohne Umwege direkt aus der Nachricht in die Bewerbung in SuccessFactors springen und die nächsten Schritte einleiten.
Die Lösung bietet folgende Vorteile:
- Automatisierte Benachrichtigung bei relevanten Ereignissen (z. B. neue Kommentare)
- Gezielte Informationen für definierte Teams oder einzelne Personen
- Erhöhte Transparenz im gesamten Prozess durch systemübergreifende Sichtbarkeit (Recruiting, Stammdaten, etc.)
- Schnellere Reaktionszeiten durch unmittelbare Zustellung direkt in Microsoft Teams und Outlook – also genau die Systeme, die Mitarbeitende täglich durchgängig nutzen
- Effizientere Zusammenarbeit zwischen dem verantwortlichen Fachbereich, weiteren Prozessbeteiligten, wie Betriebsrat oder Geschäftsführung und HR
Zusätzlich wird der Nutzen dadurch verstärkt, dass nicht nur klassische Prozessereignisse, sondern auch Genehmigungen, Feedback-Elemente wie Lob oder Badges sowie Fristen-Erinnerungen zentral gebündelt und kanalübergreifend ausgespielt werden können. Dadurch entsteht ein ganzheitlicher Informationsfluss, der weit über einzelne Use Cases hinausgeht.
Flexibilität über alle Module hinweg
Die Lösung ist nicht auf das Recruiting beschränkt, sondern als flexibles Framework konzipiert. Sie lässt sich auf nahezu alle Ereignisse in SuccessFactors ausweiten:
- Stammdatenänderungen: Benachrichtigung bei kritischen Änderungen (z. B. Bankverbindung).
- Onboarding/Offboarding: Bei einem Ein- oder Austritt wird automatisch eine Benachrichtigung an Abteilungen wie die IT oder Facility Management gesendet, um die rechtzeitige Bereitstellung oder Sperrung von Hardware und Zugängen sicherzustellen.
- Performance-Management: Sobald ein Mitarbeitender einen Meilenstein erreicht oder ein Status im Beurteilungsprozess wechselt, erhalten Führungskräfte und HR sofort eine strukturierte Information via Teams oder Outlook.
Dabei entscheiden Sie, ob die Nachricht an eine Einzelperson oder einen Verteiler/Kanal geht und ob Outlook oder Teams als Medium dient.
Technische Rahmenbedingungen
Für die Umsetzung der automatisierten Ad-hoc Nachrichten setzen wir auf eine schlanke Architektur innerhalb der SAP Business Technology Platform (BTP):
- SAP Business Technology Platform (BTP)
Stellt die technische Basis für die Logik und die Integration bereit.
- SAP Integration Suite (Cloud Integration)
Fungiert als zentrales Herzstück für das Routing der Nachrichten.
Hier werden die Daten aus SuccessFactors entgegengenommen, transformiert und an die Zielsysteme (MS Graph API) weitergeleitet.
- Microsoft Graph API
Ermöglicht die nahtlose Anbindung an die Microsoft 365 Welt, um Nachrichten direkt in Teams-Channels oder Outlook-Postfächer zu schreiben.
Fazit und Ausblick
- Nahtlose Integration: Die Lösung schließt die Lücke zwischen SuccessFactors und den täglichen Arbeitswerkzeugen (Teams/Outlook).
- Zeitersparnis: Durch den Wegfall manueller Info-Mails und die Nutzung von Deeplinks wird die Prozesslaufzeit massiv verkürzt.
- Hohe Skalierbarkeit: Das Framework kann jederzeit um neue Ereignisse oder zusätzliche Empfängergruppen erweitert werden.
- Individuelle Logik: Die Inhalte der Benachrichtigungen lassen sich exakt auf Ihre Business-Requirements zuschneiden.
Die automatisierte Bereitstellung von Informationen sorgt für Transparenz und eine moderne Employee Experience, da Informationen aktiv zum Nutzer kommen, statt gesucht werden zu müssen.