In einer Zeit, in der Unternehmen mit der Herausforderung des Fachkräftemangels und hoher Mitarbeiterfluktuation konfrontiert sind, rückt eine präzise Personalkostenplanung immer stärker in den Fokus. Hinzu kommt der Druck zur Kostenreduzierung. Oftmals werden solche Informationen noch manuell in Excel-Tabellen verarbeitet, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig ist.
Warum Personal(kosten)planung?
Die Personalkostenplanung bedeutet, dass Unternehmen im Voraus überlegen, wie viel Geld sie für ihre Mitarbeiter ausgeben müssen. Das beinhaltet Gehälter, Versicherungen, Trainings und andere Kosten für Mitarbeiter. In vielen Firmen, besonders in Dienstleistungsunternehmen, sind die Kosten für Mitarbeiter einer der größten Ausgabenblöcke. Eine moderne Planung hilft Arbeitgebern auch, künftige Entwicklungen und Szenarien zu berücksichtigen. Wenn Unternehmen gut planen, können sie langfristig nicht nur Geld sparen. Sie können auch besser auf Veränderungen reagieren, sicherstellen, dass Sie ausreichende Kapazität haben und so ihre Konkurrenzfähigkeit verbessern.
Eines der besten Tools zur Personalkostenplanung
Durch den Einsatz eines Business Intelligence-Tools wie der SAP Analytics Cloud (SAC) können wir Ihnen dabei helfen, Ihre Personalkostenplanung einfach, schnell und intuitiv zu gestalten. Diese cloudbasierte Lösung von SAP ermöglicht es Ihnen, Ihre Personaldaten selbst zu modellieren und zu visualisieren, ohne auf Schatten-IT-Lösungen z.B. in MS Excel zurückgreifen zu müssen. Sie lässt sich hervorragend mit SAP SuccessFactors HCM verbinden, aber auch andere Quellen sind nutzbar. Die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Systemen zu verknüpfen und zu analysieren, schafft optimale Bedingungen für präzise Planungs- und Forecast-Möglichkeiten.
Es gibt viele Herausforderungen in der Personalkostenplanung.
Tipps für die Personalkostenplanung
Bei der Personalkostenplanung ist es wichtig, historische Daten und Prognosen zu nutzen, um zukünftige Kosten fundiert zu schätzen. Zu berücksichtigen sind Faktoren wie Inflation, Lohnentwicklung und Personalbedarf für realistische Budgets. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Planung ermöglichen eine flexible Reaktion auf Veränderungen. Es ist auch wichtig, die Arbeitsabläufe zu organisieren, bestimmte Versionen zu sichern und klare Berechtigungen festzulegen.
- Habe ich alle notwendigen Daten (z.B. Gehälter, Versicherungen, Pension, Bonus, IT oder andere additive Kosten)?
- Welche Versionierung und Zeitbetrachtung sollen berücksichtigt werden?
- Eine Planung kann nur so gut sein wie ihr Input. Daher ist eine integrierte Planung zu empfehlen wie sie mit SAP Analytics Cloud möglich ist. Damit stellen Sie sicher, dass z.B. die Personalkostenplanung auch zur Produktionsplanung oder Vertriebsplanung passt.
- Pragmatisch das Zielbild ableiten (Es sollte nicht das Ziel sein Payrollkosten auf den Cent genau zu berechnen/planen!)
- Kommunikation und starke Partner suchen
- Standard Content (SAP Workforce Planning Template) spart Zeit, muss aber individualisiert werden
- Wer ist involviert, darf welche Daten sehen und Planungsversionen erstellen?
- Welche Reports sollen erstellt werden?
Wie erstelle ich eine effektive Personalkostenplanung?
Im Idealfall entscheiden Sie sich für ein BI System um von komplizierten, aufwändigen und fehleranfälligen Excel Lösungen zu wegzukommen. Für eine effektive Personalplanung empfehlen wir einen Zeithorizont von ein bis zwei Jahren. Wir haben uns für ein Bottom-Up (Detailplanung – also auf Basis jedes Mitarbeiters) Planungsmodel entscheiden. Es gibt aber auch die Möglichkeit von Top-Down (Aggregationsplanung) oder beide Planungsversionen. Wie eine Detailplanung aussehen kann zeigen wir Ihnen hier in einer kurzen Demo:
Fazit und unser Angebot
Durch die Nutzung der SAP Analytics Cloud können Unternehmen mühelos Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen, um die Personalkosten zu planen und dabei ihre strategischen Ziele zu verfolgen.
Die SAP bietet mit der SAP Analytics Cloud (SAC) ein hervorragendes Workforce Planning (WFP) Tool mit einem Standard Template für die Personalkostenplanung, welches offen, flexibel und voll integriert im SAP-Ecosystem ist.
Die ORBIS arbeitet an Weiterentwicklungen und ha das Tool selbst im Einsatz. Mehr über unsere eigene Success-Story hier. Wir können Sie von der Projektidee bis zum Support unterstützen, denn wir haben nicht nur das HR know how und langjährige Erfahrung in der Personalkostenplanung, sondern auch das technische Know How in der SAP Analytics Cloud, sowie in SAP SuccessFactors und SAP HCM / SAP H4S4 als wichtigste Datenquellen.
Gerne können Sie mit uns in Kontakt treten und wir besprechen Ihre Anforderungen und zeigen High Level Lösungsansätze. Komplett unverbindlich für 1 Stunde.
Mein Schwerpunkt liegt bei SuccessFactors RCM, RMK und People Analytics. People Analytics in SuccessFactors ist schon zu einer Leidenschaft geworden – in guten und in schlechten Zeiten. Seit 2013 in der SuccessFactors Welt. Ich bin immer offen für ein unverbindlichen Austausch.