Damit in SAP Concur alles rundläuft – egal ob bei der Reisekostenabrechnung, in Genehmigungsprozessen oder im Reporting – braucht es vor allem eines: saubere, aktuelle Mitarbeiterdaten. Und die sollten natürlich nicht per Hand eingegeben werden, sondern idealerweise automatisch und zuverlässig ins System fließen.
Je nach Systemlandschaft gibt es mehrere Wege, wie sich Mitarbeiterdaten in Concur importieren lassen: von einfachen Datei-Uploads über SFTP-Transfers bis hin zu API-Integrationen oder neuen Plattform-Ansätzen wie SAP Master Data Integration (MDI).
In diesem Beitrag zeigen wir euch, welche Wege es gibt, um Mitarbeiterdaten in SAP Concur zu importieren – und welche Lösung zu welchem Szenario passt.

---

Mitarbeiterdaten aus Nicht-SAP-Systemen in SAP Concur integrieren – alle Möglichkeiten im Überblick

Nicht jeder arbeitet mit SAP HCM oder SuccessFactors – viele Unternehmen nutzen andere HR-Systeme. Kein Problem: Auch aus Nicht-SAP-Systemen lassen sich Mitarbeiterdaten in SAP Concur übertragen.

Wie? Das hängt davon ab, wie viel Technik ihr an Bord habt – und wie automatisiert ihr das Ganze wollt. Hier ein Überblick über die gängigsten Möglichkeiten:

1. Benutzerverwaltung (Excel-Upload)

Kurz erklärt:

SAP Concur stellt eine Mitarbeiter Import Excel-Vorlage bereit, die ihr einfach ausfüllt und wieder hochladet – ganz ohne technische Kenntnisse.

So geht’s:

Vorteile:

• Schnell einsetzbar
• Kein technisches Know-how notwendig
• Volle Kontrolle über Felder und Inhalte

Herausforderungen:

• Manuelle Pflege kostet Zeit und ist fehleranfällig
• Bei größeren Datenmengen schnell unübersichtlich

2. Manueller CSV Import (Monitor für Import/Extraktion)

Kurz erklärt:

Hier wird mit CSV-Dateien gearbeitet – etwas technischer als Excel, aber dafür flexibler. Hochgeladen wird über das Import-Monitoring-Tool in Concur

So geht‘s:

• CSV Datei mit passenden Record Typen (100 / 305) (siehe Technical Deployment Toolkit) vorbereiten
• Datei als UTF-8 mit BOM / Komma-getrennt abspeichern
• Unter Administrator importieren/extrahieren über den Reiter Importe → Employee_ hochladen

Vorteile:

• Keine zusätzliche Software nötig
• Detaillierte Feldsteuerung möglich

Herausforderungen:

• Hoher manueller und zeitlicher Aufwand
• Fehleranfällig beim Formatieren

3. Automatisierter Import via SFTP

Kurz erklärt:

Regelmäßig und automatisch – sendet euer HR-System die Daten an den Concur SFTP.

Was ihr benötigt:

• Einen eingerichteten Concur-SFTP-Server
• Ein Exportskript, das eure HR-Daten regelmäßig verschlüsselt auf dem SFTP ablegt

So geht‘s:

• Das HR-System exportiert die Daten automatisch (z. B. einmal täglich)
• Datei wird verschlüsselt auf den Concur-SFTP-Server übertragen
• Concur prüft und importiert die Daten

Vorteile:

• Sehr effizient und automatisiert
• Immer aktuelle Daten im System

Herausforderungen:

• Technische Einrichtung und Scripting notwendig
• Sicherheitsaspekte (z. B. Verschlüsselung, Monitoring) beachten

4. API Schnittstelle (Web Services)

Kurz erklärt:

Maximale Flexibilität mit Echtzeit-Integration über APIs – perfekt für komplexe Landschaften.

Voraussetzungen:

• Web Services bei Concur lizensiert
• Kenntnisse in API‑Integration (OAuth 2.0, JSON, zusätzliche Hinweise hier)
• Entwicklerressourcen

So geht‘s:

• API Zugriff via OAuth 2.0 einrichten.
• Passende Endpunkte (z. B. /user/v1.0/users) nutzen, um Mitarbeitende zu erstellen oder zu aktualisieren
• Fehlerbehandlung einbauen (z. B. für fehlende Pflichtfelder)

Vorteile:

• Echtzeit-Synchronisation möglich
• Sehr skalierbar und individuell anpassbar

Herausforderungen:

• Entwicklungs- und Wartungsaufwand
• Erfordert API‑Know‑how

---

Importmöglichkeiten von Mitarbeiterdaten aus SAP-Systemen nach Concur

1. SAP ERP / S/4HANA – Integration Concur Solutions (ICS)

Kurz erklärt:

ICS ist die Standardschnittstelle zwischen SAP ERP bzw. S/4HANA und Concur

So geht‘s:

• System: SAP ERP oder S/4HANA
• Timing: flexibel planbar per Jobsteuerung
• Tägliches Delta über Änderungszeiger

Vorteile:

• Keine Middleware nötig
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Per BAdI Coding auch komplexe Logik (z.B. für die Genehmigerfindung) möglich

Nachteile:

• Release < S4 Hana 2023 nur Mitarbeiterdaten für die Concur Abrechnung, kein User Provisioning (voller Umfang nur ab S4 Hana 2023)
• Kein Echtzeit-Transfer (zeitgesteuerte Exporte)

Achtung:

• Vor Release 2023 sowie S/4 HANA Public Cloud: Nur eingeschränkte Daten für die Nutzung von Concur Expense
• Ab Release 2023: Volle Integration mit allen Mitarbeiterbezogenen Request-, Travel- und, Expense Daten

2. SAP SuccessFactors – Integration Center (IC)

Kurz erklärt:

Mit dem Integration Center (IC) innerhalb von SuccessFactors lassen sich Exporte konfigurieren, die regelmäßig eine Datei mit Mitarbeiterdaten auf einen SAP Concur SFTP-Server senden.

Details:

• Kein Coding erforderlich
• CSV-Datei kann flexibel modelliert werden
• Zeitsteuerung nur 1x täglich, da der Import in Concur nur 1x täglich erfolgt
• Achtung: Verwendung eines iFlows auf der Cloud Integration Platform (CIP) ist notwendig für die Formatierung in BOM-Utf8

Vorteile:

• Schnell einrichtbar
• Keine Middleware notwendig
• Gute Alternative, wenn kein S4 Hana Release 2023 im Einsatz ist und Concur Request, Concur Travel im Einsatz sind, um alle benötigten Mitarbeiterdaten automatisiert nach Concur zu übertragen

Nachteile:

• Kein Echtzeit-Transfer
• Eingeschränkte Datenvalidierung
• Fehlerprüfung über Concur-Monitor erforderlich

3. Master Data Integration (MDI)

Kurz erklärt:

Der Master Data Integration (MDI) Service ist eine neue Schnittstelle, mit der sich Mitarbeiterdaten aus SAP SuccessFactors Employee Central oder SAP S/4HANA Cloud Public Edition automatisiert in SAP Concur übertragen lassen.

Details:

• Mitarbeiterdaten werden aus SuccessFactors oder S/4HANA Cloud in MDI übertragen
• MDI verteilt die Daten automatisiert an angeschlossene Systeme wie SAP Concur
• Voraussetzung: SAP BTP mit Master Data Integration

Vorteile:

• Automatischer Import von Mitarbeiterdaten über den Service SAP Master Data Integration in SAP Concur
• Regelmäßige, automatisierte Datenaktualisierung – ganz ohne Filetransfer oder manuelle Prozesse
• Zentrale, sichere und effiziente Synchronisierung über die SAP Business Technology Platform (BTP)

Nachteile:

• Genehmigerzuordnung noch nicht unterstützt.
• Technische Einrichtung komplexer
• Abhängigkeit von Gesamtarchitektur (z. B. BTP, Identity Services)

---

Identity- und Provisioning-Ansätze

1. SAP Identity Services (IAS/IPS)

Kurz erklärt:

SAPs eigener Identity Provisioning Service kann Nutzerattribute aus SF oder AD direkt nach Concur pushen.

Vorteile:

• Single Sign‑On plus zentrale Berechtigungsverwaltung
• Nahtlos in SAP-Landschaften

Herausforderungen:

• Noch nicht sehr flexibel wie SFTP oder API

2. Externe IdM-Systeme (Azure AD, Okta, Ping etc.)

Kurz erklärt:

Via SCIM oder SAML kann man externe IdPs Concur-User automatisch provisionieren.

Vorteile:

• Single Sign-On
• Zentrale Benutzerverwaltung

Herausforderungen:

• Komplexe Konfiguration
• Sauberes Attribut-Mapping nötig

Zusammengefasst

Call to Action

Hast du Fragen zu einem der Importwege oder brauchst Unterstützung bei der Umsetzung? Hinterlasse gerne einen Kommentar oder schreibe uns direkt – wir freuen uns auf den Austausch!