Neues UI für die Bewerberverwaltung in SAP SuccessFactors Recruiting

Ausgangslage

SAP SuccessFactors Recruiting ist ein sich schon lange am Markt befindendes Modul, welches sich vielfach in Unternehmen unterschiedlichster Art bewährt hat. Mit dem ganzheitlichen Ansatz, Stellenanforderungen direkt aus der Planstelle zu erstellen, die Anforderung genehmigen zu lassen und dann ganz einfach auf der Homepage und Stellenbörsen auszuschreiben, bringt das Tool einen großen Mehrwert für Recruiter und Hiring Manager.

Design-Überarbeitung verschiedener Module

Allerdings ist das Design durchaus in die Jahre gekommen. Aktuell passt SAP die Designs vieler Module an. So komm auch für das Modul Learning ganz bald schon ein neues Design (Blogbeitrag).

Das nächste Modul, welches einen frischen Anstrich verpasst bekommt, ist das Modul Recruiting. Genauer gesagt ist es zunächst einmal die Bewerberverwaltung, die nun ein modernes Design erhält. Funktional bringt diese Änderung zunächst wenige Änderungen mit sich.

Was sich ändert und welche Auswirkungen diese Änderungen haben, beschreibe ich Ihnen nun näher.

Die neue Oberfläche im Überblick

Bewerberliste

Die neue Oberfläche zeichnet sich vor allem durch ein sehr aufgeräumtes Design aus. Die Bewerberstatusleiste wandert vom oberen Bildschirmbereich auf die linke Seite des Bildschirms. Hier können mehrere Status gleichzeitig angehakt werden, um die Bewerbungen in verschiedenen Status zu verwalten.

Die Informationen, die Sie zum Bewerber angezeigt bekommen, wie Status, Bewerbertyp etc. sind nun noch einfacher als vorher konfigurierbar und individuell für jeden Nutzer einstellbar.

Eine der besten Veränderungen sind sicher die Filteroptionen. Diese ermöglichen dem Recruiter ganz einfach die Bewerbungen nach verschiedenen Kriterien zu filtern, sogar nach Keywords aus dem Lebenslauf und dem Anschreiben. Auch Infos der Hintergrundelemente wie z.B. Sprachkenntnisse können nun als Filterkriterium genutzt werden.

Ansicht der Bewerbung

Die Ansicht einer Bewerbung ist komplett überarbeitet und teilt sich nun auf verschiedene Reiter auf, zwischen denen hin und her gesprungen werden kann.

Der erste Reiter beinhaltet die Informationen aus der Bewerbung, die Antworten auf die Vorauswahlfragen und die Profilinformationen. Der Recruiter hat hier auch die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Bewerbungen hin und her zu springen, wie man es vom Lebenslauf-Karussel her kennt. Ein großer Vorteil sind die sogenannten Live Profil Updates. Die neue Ansicht zeigt mit einem Ausrufezeichen an, welche Daten vom Bewerber nach Absenden der Bewerbung verändert wurden. Mit Klick auf das Symbol werden die alten und neuen Werte angezeigt.

Auf der Registerkarte „Lebenslauf und Dokumente“ werden nun übersichtlich alle Dokumente des Bewerbers zusammengefasst. In dieser Registerkarte wird auch nochmals unterschieden in Lebenslauf, Anschreiben und weitere Dokumente.

In der „Kommentare“ Sektion sind alle Kommentare der Prozessbeteiligten zu sehen, im Reiter „Aktivitäten“ die Korrespondenz mit dem Bewerber und die versendeten Angebote. Der Reiter „Bewerberhistorie“ enthält die Informationen aus dem sogenannten „Jobs-Applied“ Portlet, also die Informationen zu den Stellen, auf die der Bewerber sich ebenfalls beworben hat. Der letzte Reiter „Audit Information“ zeigt den Verlauf der Bewerbung und die Änderungen am Datensatz an.

Verfügbarkeit des neuen Designs

Das neue Design wird außerhalb des üblichen Release Zyklus ausgerollt. Jedes Datencenter hat eigene Termine, zu denen das Design auf der Test- bzw. Produktivumgebung ausgerollt wird. Aktuell ist der Termin für das Datencenter33 (deutsches Datencenter) der 09. Oktober für die Testumgebung und der 06. November für die Produktivumgebung. Wenn sich daran etwas ändert, lesen Kunden das hier.

Update November 2023: Die Auslieferung des Features erfolgt für die Produktivsysteme erst am 4.12.2023 als Opt-out.

Aktivierung des Designs

Das neue Design kann ohne Hinzuziehen eines Beraters durch den Recruiting Admin unter „Reruiting-Einstellungen“ erfolgen. Zusätzlich werden die Rollenbasierten Berechtigungen angepasst und ein neu erstelltes MDF Objekt konfiguriert. Im MDF Objekt steuert der Recruiting Admin, welche Felder der Nutzer anzeigen lassen kann und welche Felder Filterfelder sind.

Ich rate ausdrücklich dazu, die Funktion erst im Testsystem auszuprobieren. Auch wenn es möglich ist, die Funktion als Kunde selbst zu aktivieren, ist meine Empfehlung, dass Sie sich durch Ihren Berater unterstützen lassen.

Sobald Sie das neue Design aktiviert haben, ist es möglich, dass Nutzer zwischen dem neuen und dem alten Design hin und her wechseln. Das System merkt sich die Einstellung des Nutzers und zeigt bei der nächsten Anmeldung die zuletzt verwendete Version.

Einschränkungen und Ausblick

Ich freue mich auf das neue Design der Bewerbermanagementoberfläche, denn es kommen viele neue Funktionen, die die Auswahl von Bewerbern vereinfachen. Allerdings gibt es auch noch ein paar Einschränkungen in der Funktionalität der neuen Oberfläche. So sind beispielsweise Business Rules, die eine Änderung des Status bei Änderung eines Feldes auslösen aktuell nicht unterstützt. Auch die sehr beliebte „Drag-and-Drop“ Funktion zum Verschieben von Bewerbungen in den nächsten Status wird zunächst nicht unterstützt.

Hier hoffe ich, dass SAP die Funktionen schnell noch nachzieht oder vergleichbare Funktionen heraus bringt. Der weitere Zeitplan sieht es vor, dass Ende 2023 / Beginn 2024 weitere Funktionen außerhalb des normalen Release Zyklus ergänzt werden. Im ersten Release 2024 (1H2024) ist die neue Oberfläche dann automatisch eingeschaltet und kann nicht mehr deaktiviert werden. Allerdings können Nutzer weiterhin zwischen der alten und der neuen Oberfläche wechseln.

Update: Die Funktionalität des alten Workbenchs hat aktuell kein Sunset Datum, das Datum, welches im Raum stand (H2 2024 Release) ist nicht bestätigt und kann eher als unwahrscheinlich angesehen werden.

Zusammenfassung

Die neue Oberfläche bringt tolle Neuerungen, ein an die Gesamtsuite angepasstes Design und praktische neue Filtermöglichkeiten mit sich. Dennoch gibt es auch ein paar Verluste beliebter Funktionen wie der Drag-and-Drop Funktion. Auch wenn eventuell Funktionen noch Fehlen oder Sie mit der alten Version zufrieden sind, empfehle ich Ihnen, die neue Oberfläche schon jetzt auszuprobieren und sich damit zu beschäftigen. Und je mehr Kunden die neue Oberfläche ausprobieren und Feedback an SAP geben, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Verbesserungen eingearbeitet werden.

Wenn Sie neugierig geworden sind oder von uns Unterstützung zum Thema wünschen, dann melden Sie sich gerne bei uns! Ab dem 12. Oktober können wir Ihnen die Oberfläche dann auch live und in Farbe zeigen.