SAP Payroll? Es gibt 7 Stück davon (mindestens)

Die Lösungen der SAP für Gehaltsabrechnung – ein Vergleich

Ich bekomme oft Fragen wie „Wie zukunftssicher ist die SAP Payroll?“ oder „Wie integriert man die SAP Entgeltabrechnung am besten mit SAP SuccessFactors HCM?“. Darauf muss ich leider erst mal die beliebteste aller Berater-Antworten geben: „Das kommt darauf an“.

Die bekannte Payroll der SAP, die weltweit von über 10.000 Unternehmen eingesetzt wird, hat sich in den letzten Jahren in verschiedene Varianten aufgespaltet. Diese unterscheiden sich in erster Linie in der technischen Basis, so dass es grundsätzlich ok ist, sie erst mal in einen Topf zu werfen. Schließlich gab es bisher funktional nur minimale Unterschiede. Die Datenhaltung in den bekannten Infotypen blieb aus Anwendersicht im wesentlichen gleich und auch die Konfiguration mit Schemen und Regeln sowie den relevanten Tabellen mit der allseits beliebten T512W im Mittelpunkt hat sich kaum verändert.

Dennoch gibt es neben kleinen und zunehmend auch größeren Unterschieden in der Funktionalität auch massive Unterschiede in den möglichen Einsatzszenarien, der Wartungsdeadline und den Lizenz- bzw. Subscriptionskosten. Daher ist es wichtig, erst einmal die wesentlichen Varianten zu kennen.

Die „klassische“ on-premise Payroll: SAP ECC HCM PY

Die klassische SAP Gehaltsabrechnung ist die SAP ECC HCM on-premise Payroll. Sie ist über verschiedene Upgrades aus der Ur-Payroll in SAP RP über die Systeme R/2 und R/3 entstanden. Oft wird sie als „die alte SAP Payroll“ bezeichnet, erfreut sich aber noch bester Gesundheit und dürfte bisher noch die am häufigsten eingesetzte Variante sein.

Sie bietet eine Standardintegration mit SAP SuccessFactors Employee Central als Core-HR System. Diese basiert auf der Integration Suite der SAP Business Technologie Platform (BTP-IS) als Middleware. Die Nutzung von Employee Central für Stammdaten und Organisationsstruktur und einer SAP on-premise Lösung für Payroll und ggf. Zeitwirtschaft wird als „Core Hybrid“ Integrationsszenario bezeichnet.

SuccessFactors Employee Central Payroll

Nachdem die SuccessFactors HCM Suite Teil des SAP Lösungsportfolios geworden war, wurde schnell eine Cloud Payroll benötigt, die eng mit SuccessFactors Employee Central integrierbar ist. Da die Entwicklung einer komplett neuen Payroll sehr lange dauert, lag es nah, die bestehende Payroll zu nutzen und in einer Public Cloud Umgebung zur Verfügung zu stellen. Daraus entstand die so genannte „Employee Central Payroll“ (ECP). Die ECP ist zwar im Kern identisch mit der klassischen SAP Payroll, aber sie umfasst eben nur Payroll und die dafür nötigen Stammdaten. Kunden können auf diesem System keine Zeiten erfassen, Kostenplanung erstellen oder Mitarbeiterbeurteilungen verwalten.

Ein wesentlicher Vorteil der ECP ist, dass sie seit 2017 über die so genannte Point-to-Point Integration mit SuccessFactors Employee Central integriert werden kann und somit keine Middleware benötigt.

Payroll in SAP HCM als Private Cloud Edition

Viele Kunden wollen keine eigene Infrastruktur unterhalten und einige Services einer typischen Cloud-Lösung nutzen – aber ohne die Restriktionen der Public Cloud. Dazu bietet die SAP Ihre klassische HCM-Lösung auch als Private Cloud Edition an. Diese beinhaltet die Payroll, aber auch andere Prozesse, insbesondere Zeitwirtschaft, Organisationsmanagement, Personalkostenplanung. Es gibt allerdings auch Einschränkungen – so ist die Reisekostenabrechnung z.B. nur in Ausnahmefällen in der Private Cloud Edition verfügbar. Außerdem ist die „alte“ Version von SAP HCM in dieser Variante nur übergangsweise erlaubt, aber dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Umstellung auf HCM for S/4HANA

Seit 2015 bietet die SAP ihr ERP System auf einer neuen technischen Basis an. S/4HANA löst dabei das klassische „ECC“ ab. Zunächst war diese neue technische Version für HCM und damit für die Payroll nicht verfügbar. Das änderte sich aber 2022. Seitdem ist „SAP HCM for S/4HANA“ (inoffiziell mit „H4S4“ abgekürzt) erhältlich. Dabei ändern sich vor allem die technische Basis und das Lizenzmodell. Funktional gibt es im HCM nur sehr wenig Änderungen – ganz im Gegensatz zum restlichen ERP System, wo die Umstellung auf S/4HANA ein regelrechtes Monsterprojekt sein kann.

Nun ist S/4HANA als technische Grundlage für alle 3 oben genannten Payroll Varianten verfügbar, was die Gesamtzahl der Lösungen zur Entgeltanrechnung mit SAP auf 6 erhöht. Allerdings ist die Wahlfreiheit der Kunden deutlich eingeschränkt:

• SAP ECC HCM und damit auch die entsprechende Payroll wird standardmäßig nur noch bis Ende 2027 gewartet. Die Wartung kann über eine erhöhte Gebühr noch bis Ende 2030 verlängert werden („extended Maintenance“). Danach muss eine Umstellung auf H4S4 (on-premise oder Cloud) erfolgt sein. Das gilt sowohl für on-premise als auch für private cloud.
• Employee Central Payroll (ECP) wurde in Deutschland bis Ende März grundsätzlich in der ECC Version bereitgestellt, seither aber immer als S/4HANA. In den nächsten Jahren werden alle älteren ECP-Instanzen mit Unterstützung der SAP auf S/4 umgestellt werden.
• Die Private Cloud Edition ist eigentlich nur für H4S4 vorgesehen. SAP ECC HCM kann allerdings als Übergangslösung auch in dieser Umgebung betrieben werden.
• Die on-premise Varianten stehen für Neukunden nicht mehr zur Verfügung, aber Bestandskunden können ihre Lizenz um zusätzliche Mitarbeitende erweitern.

„Next Generation Payroll“ mit SAP

Völlig unabhängig von der „alten“ Gehaltsabrechnung entwickelt die SAP eine ganz neue Lösung für die Public Cloud. Diese ist unmittelbar Teil der SuccessFactors HCM Suite und basiert auf einer Microservice Architektur. Die Bezeichnung „Next Generation Payroll“ (NGP) ist zwar inoffiziell, aber am meisten verbreitet und am wenigsten verwirrend.

Zur Zeit ist diese Lösung aber nur für Pilotkunden in UK verfügbar. Bis sie auch für die DACH-Länder und dort für große, komplexe Entgeltabrechnungen verfügbar sein wird, wird es noch einige Jahre dauern. Es ist auch nicht klar, ob diese Lösung überhaupt für den gleichen Level an Komplexität ausgebaut werden wird, den die oben genannten Lösungen abdecken. Daher gehen wir hier nicht näher auf die NGP ein.

Überblick der SAP Lösungen zur Gehaltsabrechnung

Damit haben wir derzeit also 7 wesentliche Lösungen für Gehaltsabrechnung der SAP.

Vergleich SAP Payroll Optionen mit zeitlicher Verfügbarkeit

Hier eine Tabelle der 7 Payrolls mit Verfügbarkeitszeiträumen:

Technische Basis	On-premise Payroll	Private Cloud Payroll	EC Payroll	„Next Generation“ Payroll
ECC	Keine Neukunden Wartung bis 2027 (erweitert 2030)	Nur als Übergang Wartung bis 2027 (erweitert 2030)	Neukunden bis 03/2025 Umstellung auf S/4 durch SAP
S/4HANA	Keine Neukunden Keine Wartungsdeadline	Keine Wartungsdeadline	Alle Neukunden seit 04/2025 Keine Wartungsdeadline
Neu: Microservice				Bisher nur für Pilotkunden in UK Kein festes Datum für weitere Länder

Innovation und Zukunftsfähigkeit für SAP Entgeltabrechnung

Die „Next Generation Payroll“ lassen wir hier außen vor, weil sie auf absehbare Zeit keine Option für Unternehmen im DACH-Raum ist.

Generell ist es offensichtlich, dass die SAP für die Zukunft auf die Employee Central Payroll setzt. Und zwar auf der S/4HANA Technologie – Instanzen auf ECC werden in den nächsten Jahren ohnehin umgestellt.

Natürlich werden alle Payroll-Varianten, für die noch Wartung angeboten wird, regelmäßig bzgl. gesetzlicher Änderungen und sicherheitsrelevanter Anpassungen Updates erhalten. Für die Varianten ohne angekündigtes Wartungsende (S/4HANA) ist das bis 2040 garantiert, wobei eine Verlängerung sehr wahrscheinlich ist. Meine persönliche Einschätzung ist, dass die Verlängerung ggf. nicht für on-premise Varianten erfolgen wird, aber dazu gibt es keine offizielle Aussage.

Funktional konzentriert sich die SAP für Innovationen zur Zeit auf die ECP, insbesondere in der S/4HANA-Variante. KI-Anwendungen werden bisher ausschließlich für die ECP auf S/4HANA angeboten. Es wird allerdings spekuliert, dass einzelne Innovationen insbesondere für KI auch in der Private Cloud Edition verfügbar sein werden.

Konkrete, funktionale Unterschiede zwischen ECP und den anderen Optionen umfassen zur Zeit:

Alle ECP Versionen	Nur ECP auf S/4HANA
+ Integration mit SuccessFactors Employee Central ohne Middleware (Point-to-Point)
+ Automatische Generierung von „Gehaltsabrechnungsaufgaben“ für die Mash-up-Pflege in Employee Central basierend auf bestimmten Events wie „Eintritt“.
ϴ Keine Modifikation von Standardcoding erlaubt (ggf. gut begründete Ausnahmen möglich)
ϴ Ausschließlich Payroll und Stammdaten. Keine vollständige Zeitwirtschaft oder andere Prozesse erlaubt
	+ Erweiterte Prozesssteuerung im Payroll Control Center (einschließlich Folgeprozesse der Abrechnung und nicht systembasierter Schritte)
	+ Verbessertes User Interface im Payroll Control Center
	+ „Ask my Payslip“: KI feature, das Mitarbeiterfragen zur Entgeltabrechnung beantworten kann (weitere KI-Anwendungen folgen)
	+ Zugriff auf Entgeltnachweis für Ausgetretene im Rahmen der Alumni-Funktionalität des Offboarding-Moduls
Ausschließlich zusammen mit Employee Central möglich

SAP EC-Payroll ist erste Wahl für Neukunden

Wichtig ist erst mal: die verschiedenen Lösungen zur Entgeltabrechnung mit SAP unterscheiden sich in Funktion und Konfiguration nur minimal, solange wir „Next Generation Payroll“ außen vor lassen. Die Daten, die Kernfunktionalität und deren Konfiguration bleiben im wesentlichen unverändert. Damit sind die Skills aus SAP ECC HCM in den neueren Varianten weiter verwendbar. Die wesentlichen Unterschiede liegen in:

• Vertragsmodel
• Kontext
• Integrationsoptionen
• Kleineren Innovationen, die aber im Zeitverlauf zunehmen werden, insbesondere im Bereich der KI
• Das User Interface wird vor allem durch die Integration mit Employee Central und Nutzung des Payroll Control Center deutlich modernisiert. Auch das ist aber grundsätzlich mit allen Varianten möglich

Für Neukunden ist grundsätzlich die Employee Central Payroll in Kombination mit Employee Central die erste Wahl. Nicht nur in der Zukunftsfähigkeit, sondern auch in heute verfügbaren Features belegt die EC-Payroll auf S/4HANA Platz 1. Sofern SuccessFactors Time Tracking die Anforderungen des Kunden abbildet, ist das die passende Zeitwirtschaftslösung dazu. Ansonsten bietet sich für die Zeitwirtschaft eine Partnerlösung wie die von Atoss an.

Für Bestandskunden mit SAP ECC HCM oder H4S4 ist die Situation etwas schwieriger. Langfristig ist auch hier die Umstellung auf Employee Central und ECP der richtige Weg. Die Roadmap muss aber auch die weiteren Komponenten der bestehenden HCM Lösung berücksichtigen. Wenn dort Zeitwirtschaft und Personalkostenplanung integriert mit der Entgeltabrechnung genutzt werden, ist es ggf. sinnvoll eine Zeitlang H4S4 zu einzusetzen, bis auch diese beiden Prozesse abgelöst werden können. Damit sind wir aber in einem ganz anderen, breiteren Thema: der Planung von HCM-Move, also der Transformation von SAP ECC HCM in die Public Cloud. Dazu mehr in weiteren Artikeln und Webinaren.

Spezielle Aspekte für die SAP Entgeltabrechnung

Der Vollständigkeit halber hier noch einige Punkte, die bisher nicht erwähnt wurden:

• Die ECP kann nicht für weniger als 1000 abzurechnende Mitarbeiter subskribiert werden. Im Einzelfall kann eine spezielle Rabattierung die Lösung aber auch für kleinere Populationen interessant machen.
• Eine Variante der ECP ist die so genannte „Partner Managed Cloud“ (PMC). Damit können über einen SAP Partner auch kleinere Mengen subskribiert werden. Allerdings gibt es in diesem Vertragsmodell zwangsläufig ein Bundle mit zusätzlichen Services und eine Bindung an den Partner. Der Zugriff durch den Kunden ist zwangsläufig begrenzt, weil mehrere Kunden sich dabei ein System teilen. Außerdem ist zu beachten, dass dieses Angebot oft von Payroll-Dienstleistern kommt, die selten ausreichende Kompetenz in HR-Prozessen haben und die nicht-Payroll-Komponenten häufig unterschätzen.
• Manche Länderversionen werden durch Partner angeboten. Dann ist zu klären, für welche Varianten diese Versionen verfügbar sind.
• Einige Anbieter von Payroll-Outsourcing bieten ihre Leistungen auch auf den Payroll-Lösungen der SAP an. In vielen Fällen nutzen diese Angebote aber die Entgeltabrechnung der SAP nur zum Teil aus und schaffen künstliche Restriktionen für die Kunden, damit der Anbieter die Systeme mit einfachen Abläufen und nur sehr eng qualifizierten Mitarbeitern betreiben kann. Man sollte also nie annehmen, dass man die Vorteile der SAP Payroll wirklich nutzen kann, nur weil der Provider diese als technische Lösung einsetzt.

Wenn Sie Fragen zur Entgeltabrechnung mit SAP haben oder zur Umstellung auf Cloud-Lösungen, sprechen Sie uns gerne an.