Die Erstellung einer Stellenanforderung im Modul SAP SuccessFactors Recruiting ist die Basis für die Ausschreibung einer Stelle. Vorab laufen oft weitere Prozesse, wie beispielsweise die Anlage einer Planstelle in SAP SuccessFactors Employee Central ab, die die Voraussetzung für die Erstellung der Stellenanforderung sind.
Erfahren Sie hier, wie Sie diesen manuellen Prozess automatisieren können.
Standardprozess
Standardmäßig bietet SAP SuccessFactors die Möglichkeit Stellenanforderungen anhand einer Planstelle zu erzeugen. Dieser Vorgang muss manuell eingeleitet werden, indem in der gewünschten Planstelle im Aktionsmenü die Stellenanforderung erstellt wird.
Im Hintergrund wird dabei eine Geschäftsregel aktiviert, welche die Daten aus der Planstelle zieht und in die neu anzulegende Stellenanforderung überträgt. Somit kann der Prozess im Modul Recruiting lückenlos fortgesetzt werden.
Automatisierung des Prozesses
Um den Nutzern des Systems das Leben zu vereinfachen, soll der oben genannte Prozess automatisiert werden. Sobald eine neue Planstelle erstellt und ggf. genehmigt wurde, soll automatisch eine Stellenanforderung im Recruiting-Modul erstellt werden. Dies passiert nur, wenn der Status der Planstelle auf „zu besetzen“ steht.
Um dies zu bewerkstelligen muss im „Center für intelligente Dienste“ das Ereignis „Neue Planstelle“ genutzt werden. Benötigt werden hierfür 2 Dinge:
- Eine Ablaufregel, in welcher festgelegt wird, wann das Ereignis ausgelöst werden soll und
- eine kundeneigene Integration, mit welcher die Daten aus der Planstelle in die Stellenanforderung übertragen werden.
Ablaufregel
Die Regel wird gemäß der Anforderung so aufgebaut, dass das Event nur ausgelöst wird, wenn die Planstelle zu besetzen ist:
Integration
Die Komplexität der Integration steht in direktem Zusammenhang mit dem Umfang der Recruiting-Prozesse und den möglichen Variablen. Am einfachsten ist es, wenn es nur einen Recruiting Prozess (eine Stellenanforderungsvorlage) gibt, da man so die festen Prozessbestandteile angeben kann und nicht über eine Kalkulation herauslesen muss.
Damit die Integration fehlerfrei läuft, müssen alle Pflichtfelder der Stellenanforderungsvorlage befüllt werden. Anders als bei der Standardintegration via manueller Erstellung, kann man dies hier mit dem Kennzeichen „isDraft“ nicht umgehen. Wurden alle Pflichtfelder ordentlich verknüpft, wird bei jeder neuen Planstelle (Kopie oder Neuerstellung) eine Stellenanforderung im Recruiting generiert, sofern diese zu besetzen ist.
Fazit
Der grundsätzlich Aufbau dieser Automatisierung ist recht simpel, jedoch steckt der Teufel wie bei so vielen IT-Themen im Detail. Problematisch kann es werden, wenn es in der Stellenanforderung viele Pflichtfelder gibt, deren Wert aufgrund Nichtvorhandensein nicht aus der Planstelle herausgelesen werden können. Hierbei können gemeinsam Alternativen ausgearbeitet werden um ein zufriedenstellenden Ergebnis zu erhalten.
Wenn auch Sie Interesse an dieser Integration oder einem Ähnlichen Szenario haben und Hilfe bei der technischen Umsetzung benötigen, sprechen Sie uns gerne an.
Markus Feld arbeitet bei Orbis People im Bereich SAP SuccesFactors