Ab dem 01.01.2025 wird gemäß der Änderung der gemeinsamen Grundsätze nach § 28b SGB IV (DEÜV) der elektronische Abruf der Versicherungsnummer (VAV) verpflichtend.
Dies bedeutet, dass Unternehmen, die mit Sozialversicherungsleistungen in Deutschland zu tun haben, die Versicherungsnummer ihrer Mitarbeiter bei Beginn der Beschäftigung elektronisch über das Entgelt-abrechnungssystem abrufen müssen. Die vom System zurückgemeldete Versicherungsnummer muss anschließend in die Stammdatenpflege des Entgeltabrechnungssystem übernommen werden. Die manuelle Pflege der Versicherungsnummer ist dabei nur noch in Ausnahmefällen vorgesehen.
Die Anpassungen werden über die neue Teilapplikation Steuerung Herkunft der Versicherungsnummer (VNRH) aktiviert. Im Standard ist die Teilapplikation VNRH ab dem 01.01.2025 gültig. In Test- und Entwicklungs-systemen wird die Versicherungsnummer auch weiterhin eingabebereit sein.
Für den reibungslosen Ablauf des neuen Verfahrens (VAV), ist es zwingend erforderlich im Infotyp Daten zu Person (0002) den Geburtsnamen, sowie den Geburtsort und das Geburtsland des Arbeitnehmers zu erfassen.
Neues Feld im IT0013 bei Neuanlagen
Ab dem 01.01.2025 wird im Infotyp Sozialversicherung (0013) bei der Neuanlage von Mitarbeitern das neue Feld Herkunft der Versicherungsnummer angezeigt. Dieses Feld gibt zukünftig Auskunft darüber aus welcher Quelle die Versicherungsnummer stammt.
Folgende Ausprägungen des neuen Feldes Herkunft der Versicherungsnummer sind möglich:
- Grundstellung – bei Bestandsdatensätzen mit bereits vorhandener Versicherungsnummer
- VAV ausstehend – bei Neueinstellungen mit noch nicht abgeschlossener Abfrage der Versicherungsnummer
- elektronisch übermittelt / VAV nicht eindeutig / VAV kein Ergebnis – als mögliche elektronische Rückmeldungen aus dem VAV-Verfahren
Bei erfolgloser VAV-Abfrage kann die Rückmeldung alternativ über die Meldeverfahren DEÜV, DEÜV Sofortmeldung, ZMV und ZfA erfolgen. Die Anmeldungen können hierbei ohne Versicherungsnummer erfolgen. Statt der Versicherungsnummer werden im Datenbaustein DBGD des DEÜV-Meldeverfahren die Geburtsangaben mitgeliefert.
Manuelle Pflege in Ausnahmefällen weiterhin möglich
Falls es im Einzelfall nicht möglich ist die Versicherungsnummer elektronisch zu ermitteln, kann die Pflege der Versicherungsnummer nach Vorlage eines entsprechenden Versicherungsnummernnachweises manuell erfolgen. Hierfür muss im Infotyp Datumsangaben (IT0041) die Datumsart 38 angelegt werden.
Das Beginndatum des Infotyp Datumsangaben (IT0041) muss mit dem Beginndatum des Infotyp Sozialversicherung (IT0013) übereinstimmen. Durch die entsprechende Anlage erhält das Feld Herkunft der Versicherungsnummer den Wert manuell erfassbar.
Wird dieser Satz nun in der Zukunft abgegrenzt, wird die manuell erfasste Versicherungsnummer übernommen und das Feld Herkunft der Versicherungsnummer erhält den Wert manuell erfasst.
Abfrage der Versicherungsnummer über das Versicherungsnummerabfrageverfahren (VAV)
Das Verfahren zur Abfrage der Versicherungsnummer finden Sie hier im SAP-Menü:
Die Abfrage der Versicherungsnummer erfolgt dabei über die Erstellung und Versendung der VAV- Ausgangsmeldung.
Nach Abholung der Rückmeldung erfolgt die Verarbeitung über die VAV-Eingangsmeldungen.
Detailbild der Rückmeldung in der Sachbearbeiterliste.
Nach der Verarbeitung der VAV-Rückmeldung wird das Feld Versicherungsnummer im Infotyp Sozialversicherung (IT0013) befüllt und das Feld Herkunft Versicherungsnummer entsprechend gekennzeichnet.
Fazit
Mit der Einführung des VAV gehen die Versicherungen einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung der Sozialversicherungssysteme. Durch den verpflichtenden Abruf soll sichergestellt werden, dass die Versicherungsnummer korrekt verwendet wird. Ziel ist es, dass dadurch Prozesse wie die Anmeldung von Arbeitnehmern, die Ausstellung von Bescheinigungen oder die Verwaltung von Versicherungsansprüchen in Zukunft reibungsloser abgewickelt werden.