TL;DR – Side by Side Extension für SAP SuccessFactors HXM

• SAP SuccessFactors ist eine Public Cloud Lösung
• Gemäß dem Prinzip “keep the core clean” sind umfassende Erweiterungen nicht möglich
• Kunden, die komplexe Prozesse abbilden müssen, sind aus der On-premise Historie umfassende Erweiterungsmöglichkeiten gewohnt
• In der Cloud stehen sie trotz “open mind” vor Problemen, die HR Geschäftsprozesse vollumfänglich abzubilden
• Die SAP Business Technology Plattform erlaubt über das Konzept der Side-by-side-extensibility Lücken zu schließen
• Durch die offene Cloud Architektur lassen sich nicht nur SAP sondern diverse Drittsysteme auf einer zentralen Plattform zusammenführen
• Den Benutzern können leicht zugängliche Apps mit Zugriff auf verteilte Daten bereitgestellt werden

SAP liefert Standardsoftware aus. D.h., die Software denkt bestimmte Geschäftsprozesse vor und bildet diese idealtypisch ab. Nun tickt nicht jedes Unternehmen gleich oder ist bereit die eigenen Prozesse an die Software anzupassen. Das gilt auch (oder vielleicht sogar insbesondere) für die Geschäftsprozesse im Bereich Human Ressources (HR). Um Flexibilität zu bieten, sehen die Module in SAP SuccessFactors eine große Vielfalt an Konfigurationsmöglichkeiten vor. Es gibt jedoch immer wieder Anforderungen, die sich nicht komplett im Rahmen der von SAP vorgesehenen Konfigurationsmöglichkeiten umsetzen lassen.

Die Problemstellung beim Erweitern von SuccessFactors

HCM Kunden aus der der On-premise Welt sind einen gewissen Komfort gewöhnt. Über Modifikationen (später Erweiterungen) bis hinzu komplexen Eigenentwicklungen kann jegliche Anforderung passgenau abgebildet werden. Dass das nicht immer nur Vorteile mit sich gebracht hat, ist sicherlich unumstritten. So treibt das Stichwort Modifikation dem ein oder anderen Auditor heute noch die Schweißperlen auf die Stirn. Im Umfeld der Public Cloud sind analoge Erweiterungskonzepte von vorneherein ausgeschlossen. Sprich Kunden müssen sich mit den Funktionen begnügen, die SuccessFactors out-of-the-box bietet. Hier gilt die Devise: Keep the core clean. D.h., dass die Systeme über die vorgesehen Konfigurationsmöglichkeiten hinaus unverändert bleiben. Dies dient im Wesentlichen dazu, dass die Cloud-Instanzen regelmäßig aktualisiert und zentral gemanaged werden können. Das ist ja auch genau das, was sich Kunden von einer Software-as-a-service versprechen: regelmäßige Innovationsupdates und kein eigener Aufwand für den Betrieb.

Das Erweiterungskonzept in der SAP BTP Public Cloud

Heißt dass nun, dass nicht mehr alle Anforderungen systemisch abgebildet werden können? Müssen Kunden, um ihre Prozesse mit SuccessFactors vollumfänglich abbilden zu können, parallel zur Cloud wieder manuell eine Excel-IT aufbauen? Keineswegs. Hier kommt das Konzept der Side-by-side Extensibility ins Spiel. Die Idee ist hier, parallel zur Public Cloud eigene Apps auf der Business Technology Plattform (BTP) zu entwickeln, die komplementär zu SuccessFactors genutzt werden können. Diese Apps greifen auf die Daten aus SuccessFactors über offene, von SAP vorgedachte Schnittstellen zu (API). Der Benutzer erfährt hier keinen Systembruch. Durch die einheitliche Nutzung von Fiori Oberflächen Designs sehen die Applikationen sehr ähnlich aus. Ebenso wird per Single Sign-on vermieden, dass der Benutzer sich erneut anmelden muss.

Zudem bringt dieser Ansatz zwei weitere Vorteile:

• Die BTP kann u.a. über die Cloud Integration auch Nicht-SAP Systeme integrieren. Das kann ein Datenaustausch hinter den Kulissen sein oder aber das Arbeiten in mehreren System in einer einzigen, zentralen App.
• Dadurch das die BTP auch ein Cloud System ist, ist die App leicht zugänglich. D.h. Szenarien wie bring-you-own-device lassen sich schnell umsetzen.

Kurz: Man ermöglicht den Benutzern eine leicht zugängliche One System Experience.

Ein Beispiel für eine SAP BTP App

Um zu zeigen wie eine BTP App aussehen kann, skizzieren wir den folgenden Use Case aus dem Learning Management. Benutzer sollen die Möglichkeit haben, externe Trainings für die Zukunft zu beantragen. Die Führungskraft soll dies prüfen. Nach Freigabe soll das Training in der Learning History erscheinen.

Ziel soll es sein, dass die Anwender gar nicht merken, dass der Prozess nicht komplett in SAP SuccessFactors abläuft (One System Experience). Zunächst einmal muss die App dem Benutzer zugänglich gemacht werden. Hierzu bedienen wir uns einer Kachel auf der Startseite der SAP SuccessFactors Instanz.

Die App öffnet sich in einem neuen Browser Tab, ohne dass der Benutzer sich erneut anmelden muss. Eine in-place Anzeige direkt in SuccessFactors ist aktuell nicht möglich. Dem Benutzer werden bereits vorhandene Anträge inkl. aktuellem Status angezeigt.

Es ist möglich diese Einträge zu bearbeiten oder neue Anträge zu stellen.

Der zugehörigen Führungskraft wird ein ToDo Item in SuccessFactors angezeigt.

Der Klick auf das ToDo Item führt wieder in einem neuen Tab zu einer Freigabeansicht der App.

Nach erfolgter Freigabe wird die Schulung in die Training History des Mitarbeiters aufgenommen.

Die BTP App technisch erklärt

Unter der Haube spielen für eine App auf der BTP verschiedene Komponenten zusammen. Im Folgenden findet sich ein Beispiel hierzu. Es kann durchaus einfachere aber auch komplexere Setups geben, je nach dem welchen Funktionsumfang die App haben soll oder welche Systeme zu integrieren sind.

• Die BTP App liest und schreibt Daten aus SuccessFactors über fest definierte OData APIs. Welche hier verfügbar sind, kann man im SAP Business Accelerator Hub nachlesen und auch direkt ausprobieren. Damit das technisch funktioniert, richtet man den SAP SuccessFactors Extensibility Service ein.
• Außerdem möchte man, dass die Benutzer sich nicht erneut in der BTP App anmelden müssen. Folglich stellt man eine Vertrauensstellung über Authorisation and Trust Management her.
• Die App wird über das Cloud Application Programming Model (kurz CAP) entwickelt. Hier gibt es unterschiedliche Ansätze. Eine Ausprägung wäre die Business Logik über Node.js sowie die UIs über SAPUI5 bzw. Fiori Elements umzusetzen.
• Eine Möglichkeit zu entwickeln, ist das Business Application Studio. Dies stellt eine auf CAP vorkonfigurierte Entwicklungsumgebung im Browser bereit (auf Basis VSCode).
• Die entwickelten Apps werden in die Cloud Foundry als so genannte Application Router deployed.
• Von hier aus können die Apps entweder direkt per Deeplink oder als Teil eines Cloud-Launchpads aus der SAP Build Workzone aufgerufen werden.
• Möchte man noch mehr Dynamik, kann SuccessFactors über den Event Mesh Prozesse auf der BTP anstoßen. Auslöser können über die Intelligent Services definierte Events sein.
• Reichen die SuccessFactors vorhandenen Entitäten sowie auch das Metadata Framework nicht, kann eine erweiterte Datenhaltung über die SAP Hana Cloud DB umgesetzt werden.
• Abschließend bietet die Integration Suite umfangreiche Werkzeuge, Daten mit anderen Systemen auszutauschen.

Weiterführende Informationen zum Thema SAP BTP und Erweiterungen SAP SuccessFactors HXM

Das Thema Business Technology Plattform ist extrem facettenreich. SAP bietet hier ein großes Portfolio an Lösungen und Services an. Hier finden sich auch Themen wie KI oder Lowcode wieder. Um diesen Blog nicht zu sprengen, haben wir diese bewusst außen vorgelassen und uns auf das generelle Vorgehen konzentriert. Zu Themen wie SAP Workzone oder SAP Build werden hier sicherlich noch Blogeinträge folgen. Bis dahin empfehlen wir die folgenden Links, wenn man sich einen weiteren Überblick zum Thema SAP BTP verschaffen will:

• Das SAP BTP Cheat Sheet Great Infographic to explain SAP Business Technology Platform (2023 Update!) | SAP Blogs gibt einen super Überblick über die BTP.
• Hierzu eine schöne Sammlung an weiterführendem ContentSAP (HANA) Cheat Sheet | SAP Blogs .
• Das SAP Discovery Center gibt einen super Einstieg, welche Szenarien mit welchen BTP Komponenten umgesetzt werden können.