Datenabfrage im Onboarding individuell gestalten
Mit dem Release H1 2023 wurde für das Modul SuccessFactors Onboarding eine Möglichkeit zum Abfragen zusätzlicher Daten innerhalb der Prozesskette eingeführt. Mit dieser Methode können sowohl Daten aus den Prozessschritten entfernt, als auch weitere Abfragen in Form von kundeneigenen MDF-Objekten (Metadata Framework Objekte) konstruiert werden.
Vorher waren die Einstellungsvorlagen im Onboarding fix. Man konnte weder Sektionen hinzufügen oder löschen, noch konnte man MDF-Objekte direkt einbinden.
In diesem Blogartikel soll beispielhaft gezeigt werden, wie die Personaldatenabfrage (Provide Personal Data Step) während des Onboarding-Prozesses anhand einer konkreten Anforderung angepasst werden kann. Hierzu soll zum Zwecke einer Parkplatzreservierung eine neue Datenabfrage eingebaut werden, in der Onboardees angeben können, ob sie einen Parkplatz benötigen und dann das Kfz-Kennzeichen und als Anhänge noch Scans des Führerscheins hinzufügen.
Diese Daten werden dann am Ende des Onboardings auch nach SuccessFactors Employee Central übertragen.
Überblick über die Konfiguration in SuccessFactors Onboarding
Die Konfiguration umfasst im Wesentlichen drei Schritte:
- Anlegen eines MDF-Objektes
- Definition des UI und Einbinden ins Personenprofil
- Erstellen einer Onboarding-Einstellungsvorlage und Prozesszuordnung mittels einer Geschäftsregel.
Anlage des kundeneigenen MDF-Objekts
Unter der Funktion „Objektdefinitionen konfigurieren“ wird zunächst ein neues MDF-Objekt erstellt. Hierin unterscheidet sich SuccessFactors Onboarding im Prinzip nicht von Employee Central.
Da es sich um ein personengebundenes MDF-Objekt handelt, muss beim Feld „externalCode“ der Datentyp „Benutzer“ gewählt werden. Das Objekt in unserem Beispiel wurde mit vier kundeneigenen Feldern ausgestattet.
Konfigurations-UI aufbauen und in Personenprofil einbinden
Unter der Seite „Konfigurations-UI verwalten“ muss ein User Interface auf Basis des MDF-Objektes angelegt werden.
Hierbei wird die Sichtbarkeit der ersten drei Felder eingeschränkt, sodass nur noch die für den Onboardee relevanten Felder dargestellt werden.
Zuletzt muss das UI auf der Seite „Personenprofil konfigurieren“ in eine Sektion eingebaut werden, damit dieses später als Sektion im Profil dargestellt wird.
Erstellung der Vorlage für die Onboarding-Personaldatenabfrage
Um das neue MDF-Objekt in die Personaldatenabfrage einbinden zu können, muss eine Einstellungsvorlage für diesen Schritt gebaut werden. Hierfür wählt man die Seite „Daten Verwalten“ und erstellt das Objekt „Einstellungsvorlage“. Da das Objekt vom Onboardee auszufüllen ist, wird der Vorlagentyp „Neuer Onboarding-Mitarbeiter“ ausgewählt.
Hierbei muss das Formular für die Personaldatenabfrage komplett aufgebaut werden. Hierbei wurde das neue MDF-Objekt als eigene Sektion in die Datenabfrage eingebunden.
Geschäftsregel für die Zuordnung der Einstellungsvorlage in den Onboarding-Prozess
Damit die Einstellungsvorlage für künftige Onboarding-Prozess automatisch zum Einsatz kommt, muss eine entsprechende Geschäftsregel gebaut werden. Diese lässt sich auf der Seite „Geschäftsregeln konfigurieren“ aufbauen.
Hierzu erstellt man eine neue Regel mit dem Regeltyp Onboarding -> Einstellungsvorlage für neuen Mitarbeiter festlegen. Die neue Vorlage soll für alle Onboardees zum Einsatz kommen, deren Stelle sich in Deutschland befindet.
Um die Regel zu aktivieren, muss diese noch hinterlegt werden: Daten Verwalten -> Onboarding-Konfiguration -> DEFAULT_ONB2_CONFIG.
Ergebnis
Bei allen danach folgenden Prozessen sieht die Datenabfrage des Onboardees dann so aus:
Nach der Einstellung sind die Daten dann auch im Personenprofil für alle Benutzer mit den notwendigen Berechtigung zu sichten.
Das SuccessFactors Onboarding-Modul wird durch die SAP ständig weiterentwickelt, um die Prozesse im Onboarding, Crossboarding und Offboarding besser zu unterstützen. Daher lohnt es sich, die Release-Updates im Auge zu behalten.
Wenn Sie wissen wollen, ob die HR-Prozesse und Onboardee-Experience ihres Unternehmens von SuccessFactors Onboarding profitieren können, sprechen Sie uns einfach an und vereinbaren Sie ein Gespräch.
Markus Feld arbeitet bei Orbis People im Bereich SAP SuccesFactors