Export von Kontierungsobjekten aus SAP nach Concur

Einleitung

Damit Reisekostenabrechnungen aus Concur über die ICS-Schnittstelle (Integration with Concur Solutions) in SAP FI gebucht werden können, müssen zuerst die benötigten Kontierungsobjekte nach Concur exportiert werden. Dazu gehören in den meisten Fällen Kostenstellen, Innenaufträge und/oder WBS-Elemente (PSP-Elemente).

Für jede Spesenart (auch die Tagespauschalen) ist ein Kostenobjekt erforderlich, das bei der Übertragung nach SAP FI bebucht wird. Üblicherweise ist für jeden Mitarbeiter eine Stammkostenstelle im System hinterlegt, die automatisch in die Reisekostenabrechnung vererbt wird und bei Bedarf vom Mitarbeitenden abgeändert werden kann.

In diesem Artikel erhalten Sie einen kompakten Überblick über die relevanten Kostenobjekte in SAP ERP und S/4HANA. Außerdem erfahren Sie, welche Punkte Sie beim Export für Concur beachten sollten.

1)    Welche Kostenobjekte können aus dem SAP-System exportiert werden?

Abhängig vom Release-Stand von Ihrem SAP FI-System stehen verschiedene Kostenobjekte für den Export zur Verfügung.

Ein Überblick:

S/4HANA Cloud (current release)	– Kostenstelle – PSP-Element – Instandhaltungsauftrag – Service-Auftrag (next release)

2)    Technische Grundlagen

Für die Übergabe an Concur genügen Kostenobjekttyp (CC, PJ, IO, …), Kostenobjekt-ID (z. B. Kostenstellennummer) und die Bezeichnung  (z. B. Vertrieb Deutschland).  Weitere Attribute wie Gültigkeit oder Zuordnung werden nicht übernommen und können in Concur auch nicht verarbeitet werden. Die eigentliche Hierarchie – also die Struktur aus System, Buchungskreis, Kostenobjekt und Kostenobjekt-ID – wird in Concur über eine mehrstufige Liste abgebildet.

In der S/4HANA Public Cloud werden die Kostenobjekte über Standard-APIs exportiert (API_COSTCENTER_SRV, API_PROJECT_WBS_ELEMENT_SRV, API_MAINTENANCEORDER).

Die Einrichtung und der Export erfolgen im SAP System über die Transaktion CTE_SETUP (siehe Screenshot). In der S/4HANA Public Cloud wird dafür die App „Concur-Integrationseinrichtung“ genutzt.

3)    Kostenobjektexport nach Concur an einem Beispiel

Das Prinzip für die Übertragung von Kostenstellen (und anderen Kostenobjekten) nach Concur ist immer gleich aufgebaut:

Zunächst wird die Struktur im Concur List Management mit der Bezeichnung SAP Integration Hierarchy angelegt. Diese ist eine mehrstufige Liste und besteht in der Regel aus vier Hierarchiestufen:

• Logisches System
  • Buchungskreis
    • Kostenobjekttyp
      • Kostenobjekt-ID

Im Export-Wizard lässt sich festlegen, ob alle Kostenobjekte exportiert werden sollen oder nur eine bestimmte Auswahl (stufenweiser Export). Der stufenweise Export kann abhängig vom Kostenrechnungskreis, Buchungskreis oder Geschäftsbereich erfolgen. Der Export erfolgt entweder manuell (zum Beispiel für Tests) oder regelmäßig über einen Job. Dieser kann auch in der CTE_SETUP eingeplant werden. Im Produktivsystem empfehlen wir, einen Job einzurichten, damit Sie jederzeit den aktuellen Systemstand in Concur haben.

Die Export-Ergebnisse können Sie im List Management kontrollieren.

1. Statistische Buchungen

In der Regel – wenn Sie keine statistischen Buchungen verwenden – werden unterschiedliche Kostenobjekte innerhalb EINER Hierarchieliste übertragen, z. B. so:

Ein Sonderfall sind statistischen Buchungen. Hier werden zwei Kontierungsobjekte bei der Buchung ausgewiesen, d. h. neben der Kostenstelle wird zusätzlich auf einen Innenauftrag kontiert. Dies führt dazu, dass von der Standardlogik abgewichen werden muss, sodass die Pflege der Kontierungselemente in getrennten Hierarchielisten erfolgt. Nur so werden beide Kostentypen bei der Übertragung einer Buchung berücksichtigt.

2. Prüfung auf ungültige Listeneinträge

Seit März 2023 können System-Administratoren eine Regel konfigurieren, die prüft, ob in einem benutzerdefinierten Feld ein ungültiger Listeneintrag verwendet wird.

Ein solcher Fall tritt z. B. ein, wenn der Reisende eine Ausgabe mit einem bestimmten Kostenobjekt erfasst und speichert – dieses Kontierungselement aber zwischenzeitlich in SAP abgegrenzt und mit dem nächsten Export aus dem Listmanagement in Concur entfernt wird, bevor die Abrechnung eingereicht oder gebucht wird.  

Mit der Prüfregel wird verhindert, dass Abrechnungen mit ungültigen Kostenobjekten an das Finanzsystem weitergeleitet werden. Es findet also ein Abgleich der verwendeten und tatsächlich noch vorhandenen Kontierungsobjekte direkt in Concur statt.

Praxisbeobachtung:  Die Prüfregel wird zuverlässig ausgelöst, jedoch wird keine konkrete Fehlermeldung angezeigt, die den betroffenen Eintrag benennt. Um die Ursache zu finden, muss die Kontierung jeder einzelnen Ausgabe überprüft werden.

4)     Änderungszeiger

Änderungszeiger spielen eine wichtige Rolle beim Export von Kostenobjekten. Normalerweise werden die Kostenobjekte in regelmäßigen Intervallen per Job übertragen, aber nicht als Full Load, sondern nur mit den Änderungen seit dem letzten Lauf. Ein vollständiger Export aller Daten bei jedem Lauf ist zwar möglich (z. B. durch Jobs außerhalb des Wizards), er ist jedoch ressourcenintensiv und in den meisten Fällen unnötig.

Hier kommen die Änderungszeiger ins Spiel:

Sobald eine Änderung an einem Kontierungs-Stammdatensatz vorgenommen oder ein neues Kostenobjekt angelegt wird, setzt SAP automatisch einen sogenannten Änderungszeiger in Tabelle BDCP2. Dieser Zeiger markiert den Datensatz als „geändert“ – er wird beim nächsten Exportlauf erkannt und gezielt verarbeitet.

Um Änderungszeiger für den Export von Kostenobjekten nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig:

• Globale Aktivierung der Änderungszeiger (Transaktion BD61)
  
  In dieser Transaktion wird festgelegt, dass Änderungszeiger systemweit generell aktiv sind.

• Aktivierung der Verarbeitung von Änderungszeigern (Transaktion BD50)
  
  In der BD50 muss sichergestellt werden, dass der Nachrichtentyp aktiv für Änderungszeiger-Verarbeitung ist. Beispiel: Nachrichtentyp COSMAS (für Kostenstellen) muss in der BD50 aktiv gesetzt sein:

• Auswahl der Änderungsobjekte und Felder (Transaktion BD52)

Hier wird definiert, für welche Objekte und welche Felder Änderungszeiger geschrieben werden sollen, zum Beispiel:

Objekt KOSTL (Kostenstelle)

Feld KTEXT (Kurztext der Kostenstelle)

5)     Steuerung & Erweiterung über BAdIs

Manchmal ist es erforderlich, nur Teile der Kostenobjektstruktur zu exportieren, um eine fehlerhafte Verwendung in Concur zu vermeiden und für eine bessere Übersichtlichkeit für die Anwender zu sorgen.

Wenn die Filter für den stufenweisen Export im Wizard (z. B. nach Buchungskreisen) nicht ausreichend sind, können die Kontierungselemente per BADI_CTE_FIN_COBJ_DATA_CHANGE weiter eingeschränkt werden.

Dieses BAdI wird für alle Kostenarten ausgeführt. Daher muss der entsprechende Filterwert, z. B. COST_OBJECT_TYPE_CODE=‘PJ‘ vor Ausprägung der Methode gesetzt werden.

Um gezielt filtern oder erweitern zu können, ist es wichtig, zu wissen, in welchen Tabellen die gängigsten Kostenobjekte in SAP abgelegt sind und welche Felder dabei relevant sind:

Kostenobjekt	Datenbank-Tabelle	Felder (ID und Text)
Kostenstellen	CSKS	KOSTL / KTEXT
Aufträge (Innenaufträge, Instandhaltung, Fertigung, QM)	AUFK	AUFNR / KTEXT
WBS-Elemente	PRPS	POSID / POST1
Netzplanvorgänge	AFVC	VORNR / LTXA1

Typische Anforderungen aus der Praxis für den Einsatz dieses BAdIs sind z. B.:

• Anstatt einer einheitlichen Sprache die buchungskreisabhängige Sprache für die Übertragung der Bezeichnung auswählen
• Einschränkung über Kostenstellengruppen (nur ausgewählte Teilstrukturen exportieren)
• Einschränkung von Projekten nach bestimmten Kennzeichen in den Stammdaten.
• Ausschluss einzelner Kostenstellen (z. B. anhand von Ranges, die in einer kundeneigenen Tabelle aufgelistet sind)
• Zusätzlicher Filter nach Gültigkeitsdatum

6)    Welche Rolle spielen Kostenobjekt-Genehmiger?

In manchen Unternehmen basiert die Genehmigungslogik für Kosten auf den im SAP System gepflegten Verantwortlichen für Kostenstellen, Innenaufträge, PSP-Elemente etc. Diese sogenannten Kostenobjekt-Genehmiger können nicht über die Standard ICS-Verbindung exportiert werden. Sie müssen über einen kundeneigenen Report aus SAP exportiert werden.

1. Datenquelle in SAP

Die Genehmiger sind im SAP-System typischerweise so hinterlegt:

• Kostenstellenverantwortliche im Customizing: z. B. über die Tabelle CSKS, Feld VERAK
• Projektleiter (PSP-Elemente) in der Tabelle PRPS, Feld VERNR
• Verantwortliche für Innenaufträge: z. B. in AUFK (Feld VERAK)

Diese Felder müssen über einen passenden Report ausgelesen werden – idealerweise inklusive:

• Kostenobjekt-ID (Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element etc.)
• Benutzer-ID
• Gültigkeitszeitraum
• Objektart (z. B. CC, PJ, IO)

2. Upload der Genehmigerliste

Die Daten werden entweder:

• manuell in Concur hochgeladen (über den Admin-Bereich),
• von SAP automatisiert auf dem Concur-SFTP abgelegt und von Concur regelmäßig importiert
• per API übertragen

7)    Budget-Überwachung

1. Wo findet die Überprüfung statt

Manche Kunden hinterlegen in SAP FI Reisekostenbudgets an Projekten. In Concur sollte idealerweise schon bei der Antragsstellung eine Prüfung gegen das aktuelle Projektbudget erfolgen.

Dazu bietet Concur das Budget-Modul, mit dem sich pro Kostenstelle/Projekt etc. ein Budget hinterlegen lässt. Dieses Modul ist kostenpflichtig und muss separat lizenziert werden.

Die Budgetprüfung kann – je nach Konfiguration – bei der Antragstellung oder erst bei der Abrechnung greifen. Die Budgetdaten lassen sich entweder:

• manuell pflegen oder
• teilautomatisiert via SFTP-Upload in Concur einspielen.

Die Prüfung erfolgt in Echtzeit im Workflow. Allerdings ist das Budget in Concur nicht automatisch mit SAP synchronisiert.

2. Wie funktioniert das Budget-Modul?

Ein Budget kann bestimmten Spesenarten zugewiesen werden:

3. Und wenn das Budget überschritten wird?

Wenn ein Antrag oder eine Abrechnung das Budget überschreitet, erhält der zugewiesene Budget-Genehmiger eine Benachrichtigung per E-Mail. Je nach Einstellung kann die Genehmigung obligatorisch oder optional sein – oder der Vorgang wird automatisch blockiert.

Fazit

Der reine Export von Kostenobjekten aus SAP FI nach Concur ist unkompliziert zu bewerkstelligen. Es gibt aber Punkte, wie z.B. statistische Buchungen, die unbedingt frühzeitig abgeklärt werden sollten, da hiervon grundlegende Konfigurationen abhängen.

Vermissen Sie einzelne Kontierungsobjekte in Concur, könnte das an fehlendem Customizing für Änderungszeiger liegen. Kann das Objekt problemlos manuell exportiert werden, könnte dies ein Indiz dafür sein. Ansonsten gibt das Exportprotokoll meist Aufschluss darüber, warum ein Objekt nicht exportiert wurde, z.B. weil es gesperrt war.

Besonders sensibel ist die Budgetprüfung. Selbst wenn das Budgetmodul aktiviert ist, bleibt eine Warnung wirkungslos, wenn die Rollenverteilung nicht stimmt. Wer diese typischen Stolpersteine kennt – und gezielt kontrolliert – spart im Projektverlauf nicht nur Zeit, sondern vermeidet unnötige Eskalationen. Ein gutes Troubleshooting kann damit ein Rettungsanker für jede Integration sein.

Weiterführende Links:

help.sap.com:
Integrating SAP S/4HANA Systems with SAP Concur | SAP Help Portal | SAP Help Portal