Zum 1. Januar 2026 tritt die Aufnahme der ELSTAM-PKV-Daten in das ELSTAM-Verfahren verpflichtend in Kraft und markiert damit das Ende der papiergebundenen Nachweise für private Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge.
Was ändert sich durch ELSTAM-PKV?
Bisher mussten privat versicherte Arbeitnehmer ihren Arbeitgebern die Höhe ihrer Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung in der Regel durch eine Bescheinigung ihres Versicherungsunternehmens nachweisen. Diese Daten waren die Grundlage für die korrekte Berechnung des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses und die Berücksichtigung der Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren.
Mit dem neuen Verfahren wird dieser manuelle Prozess durch einen digitalen Datenaustausch ersetzt. Die privaten Krankenversicherungen übermitteln dann die relevanten Beitragsdaten direkt an die Finanzverwaltung, die sie wiederum über das ELStAM-Verfahren an den Arbeitgeber weiterleitet. Die Daten werden zukünftig somit direkt über die elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale mitgeliefert.
Allerdings werden die PKV-Beitragsdaten nicht wie die übrigen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale in den Infotyp 0012 (Steuerdaten) aufgenommen, sondern separat verarbeitet und in den Infotyp 0079 (SV-Zusatzversicherungen) geschrieben.
Für die Verarbeitung der PKV-Daten wurden daher gehend folgende Reports angepasst und neu ausgeliefert:
Wie erfolgt die Verarbeitung der ELSTAM-PKV Daten?
Der Report RPCE2AD0_IN ELSTAM Eingangsmeldungen abholen kann weiter wie bisher ausgeführt werden. Mit dem Einzug der Daten für private Kranken- und Pflegeversicherungen in das ELStAM-Verfahren werden aus den Änderungslisten neben den bisherigen Basis-ELStAM-Daten nun zusätzlich auch die PKV-Daten extrahiert und den entsprechenden Personalnummern zugeordnet. Mit dem neuen Datenaustausch wurde das Selektionsbild des Reports RPCE2SD0_IN deswegen um das Ankreuzfeld ELStAM-PKV erneut zuordnen erweitert:
Die an den Arbeitgeber gemeldeten PKV-Daten werden nun in der neu hinzugefügten Protokolltabelle ELSTAM-PKV aufgeführt.
Bitte beachten Sie, dass beim Arbeitnehmer Mitversicherte Personen bisweilen noch nicht über ELSTAM-PKV zurückgemeldet werden. Diese müssen weiterhin manuell im Infotyp 0079 (SV-Zusatzversicherungen) erfasst werden.
Die anschließende Verarbeitung und Übernahme der PKV-Daten in den Infotyp 0079 (SV-Zusatzversicherungen) mit den Subtypen Krankenversicherung (1) und Pflegeversicherung (4) erfolgt über den neuen Report ELStAM-PKV Meldungsverarbeiter HRPAYDEE2PKV_PROCESS. Dieser prüft zuvor, ob das SV-Attribut zur privaten Krankenversicherung (20) im Infotyp 0013 gesetzt ist.
Zur Bearbeitung von Prüffällen steht Ihnen die Sachbearbeiterliste RP_PAYDE_E2_PKV_LIST zur Verfügung. ELSTAM-PKV relevante Meldungen, die eine manuelle Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter erfordern, können hier selektiert und bearbeitet werden.
Die Anzeige der Meldungen zu ELSTAM-PKV im Notification Tool können Sie über das Customizing im Bereich SV mit der Teilapplikation E2PKV aktivieren.
Bitte beachten Sie, dass obwohl die Gültigkeit des ELSTAM-PKV-Verfahrens erst am 1. Januar 2026 beginnt, die erste Datenlieferung der PKV-Daten bereits Anfang Dezember 2025 erfolgte. Mit der Monatsliste November, die Anfang Dezember den Arbeitgebern zur Verfügung gestellt wurde, werden also erstmalig PKV-Daten bereitgestellt.
Informationen, wie Sie bereits vor dem Start des Verfahrens das Customizing und den Prozess testen können, finden Sie im SAP-Hinweis 3612861 – ELStAM-PKV: Testmöglichkeiten für die Daten zur privaten Kranken- u. Pflegeversicherung (PKV).
Die Aufnahme der PKV-Daten in das ELSTAM-Verfahren ist damit ein weiterer wichtiger Schritt zur vollständigen Digitalisierung der Entgeltabrechnung in Deutschland und bietet das Potenzial Prozesse zukünftig zu verschlanken.