SAP hat das Payroll Control Center (PCC) in den letzten Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Besonders in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit, Prozessunterstützung und Transparenz wurden zahlreiche Verbesserungen umgesetzt.
Ein weiterer Beleg dafür, dass SAP weiterhin einen großen Fokus auf das Payroll Control Center legt, ist die neueste Erweiterung um die sogenannten „Abrechnungsaktivitäten“ (verfügbar ab S/4HANA HCM 101 SP21).
Funktion des Payroll Control Centers
Am grundlegenden Prinzip des Payroll Control Centers hat sich nichts geändert.
Das Payroll Control Center unterstützt Abrechnungsteams dabei, eine hohe Datenqualität in Stamm- und Abrechnungsdaten sicherzustellen und den Abrechnungsprozess transparent zu überwachen.
Zu den zentralen Funktionen gehören:
- Monitoring der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Frühzeitige Fehlererkennung und Behebung
- Entzerrung von Prüf- und Korrekturzeiten
- Echtzeitprüfungen nach Datenänderungen
- Sofortige Verfügbarkeit relevanter Abrechnungsergebnisse
Dadurch wird der Abrechnungsprozess strukturierter, transparenter und für das Abrechnungsteam besser steuerbar.
Neue Lösung: „Abrechnungsaktivitäten“
Mit den Abrechnungsaktivitäten erweitert SAP das Payroll Control Center um eine wichtige Funktion:
Die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte innerhalb der Abrechnung vollständig von Anfang bis Ende gezielt zu steuern und zu automatisieren.
Also nicht nur das Durchführen einer Test-/Echtabrechnung für Validierungsprüfungen und KPI-Erstellung, sondern auch alle erforderlichen Folgeaktivitäten der gesetzlichen Meldungen. Somit können nun alle Abrechnungsaktivitäten, welche für einen Abrechnungszyklus notwendig sind, eingeplant und (teil-) automatisiert abgearbeitet werden.
Die Aktivitäten lassen sich innerhalb sogenannter Aktivitätslisten strukturieren. Dadurch entsteht eine klare Prozesslogik mit definierten Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aktivitäten.
Das bedeutet: Der Abrechnungsprozess kann sequenziell, transparent und (teil-) automatisiert durchgeführt werden.
Funktionsweise des Konzepts
Innerhalb des Payroll Control Centers werden Aktivitätslisten definiert, die sämtliche relevanten Aktivitäten eines Abrechnungsprozesses enthalten.
Die einzelnen Aktivitäten können dabei:
- zeitlich eingeplant und automatisch gestartet werden
- manuell bestätigt werden
- voneinander abhängig sein
- sequenziell ausgeführt werden
Auf diese Weise entsteht eine durchgängige Prozesskette, die das Abrechnungsteam systematisch durch den gesamten Abrechnungsprozess führt.
Die Steuerung erfolgt zentral innerhalb des Payroll Control Centers, sodass alle beteiligten Personen jederzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Prozessstatus erhalten.
Praxisbeispiel einer Aktivität: Durchführung der Echtabrechnung
Ein typisches Beispiel für eine Abrechnungsaktivität ist die Durchführung der Echtabrechnung.
Hierbei können mehrere Schritte automatisch oder sequenziell ausgelöst werden, wie beispielsweise:
- Setzen des Abrechnungsverwaltungssatz auf „Frei zur Abrechnung“
- Abrechnung erstellen mit dem Abrechnungsprogramm „RPCALCD0“
- Richtlinienprüfung mit definierten Validierungsregeln
- Monitoring der Abrechnungsergebnisse
Die einzelnen Schritte einer Abrechnungsaktivität greifen dabei ineinander und sorgen dafür, dass jeder Schritt erst dann ausgeführt wird, wenn die vorherigen Voraussetzungen erfüllt sind:
Abb.: Aktivität mit einzelnen Prozessschritten
Kontinuierliche Validierung der Daten
Ein weiterer Vorteil der Abrechnungsaktivitäten besteht in der Möglichkeit, kontinuierliche und automatisierte Validierungen der Stamm- und Abrechnungsdaten durchzuführen.
Diese Prüfungen erfolgen unter anderem durch:
- Richtlinienprüfungen
- Monitoring
- datenbasierte Analysen
Die Validierungen berücksichtigen dabei stets den aktuellen Stand der Stammdaten und ermöglichen eine frühzeitige Identifikation potenzieller Unstimmigkeiten.
Aktivitätslisten und Prozessabhängigkeiten
Die einzelnen Abrechnungsaktivitäten werden innerhalb der Aktivitätslisten mit definierten Abhängigkeiten hinterlegt:
Abb.: Aktivitätsliste für einen Abrechnungszyklus
Jede Abrechnungsaktivität kann einschließlich ihrer einzelnen Prozessschritte automatisiert gesteuert werden. Dabei kann festgelegt werden zu welchem Zeitpunkt eine Aktivität ausgeführt wird, unter welchen Bedingungen sie beendet wird und welche vorgelagerten Aktivitäten als Voraussetzung für ihren Start gelten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einzelne Aktivitätsschritte oder komplette Abrechnungsaktivitäten manuell zu bestätigen:
Abb.: Bestätigung einzelner Schritte innerhalb einer Aktivität
Im Bereich „Abrechnungsaktivitäten verwalten“ werden die wichtigsten Informationen zum aktuellen Prozessstatus kompakt dargestellt:
Abb.: Übersicht und Verwaltung der Abrechnungsaktivitäten
Im Rahmen einer Monitoring Aktivität und dem Schritt Richtlinien ausführen erfolgt die Prüfung der Validierungsregeln. Für jede Richtlinie können dabei beliebig viele Validierungsregeln definiert werden, welche die Prüf-/Warnhinweise generieren und den jeweiligen Teams zuordnet:
Abb.: Teamzuordnung und Übersicht Bearbeitungsstand der Prüf-/Warnhinweise
Den Teams werden dann alle Prüf-/Warnhinweise in einer Übersicht angezeigt. Von dort aus können die Hinweise Sachbearbeitern/Sachbearbeiterinnen zugeordnet, weiter geprüft und bearbeitet werden:
Abb.: Übersicht der Prüf-/Warnhinweise je Validierungsregel pro Team
Durch die Auswahl eines Hinweises gelangt der Sachbearbeiter/die Sachbearbeiterin zur Übersicht der betroffenen Mitarbeitenden:
Abb.: Mitarbeiter mit Prüf-/Warnhinweisen je Validierungsregel
Es stehen weitere Details und Analysen für die Prüfung zur Verfügung:
Abb.: Mitarbeiter mit Prüf-/Warnhinweisen, Details und Analysen
Analysen können sowohl in tabellarischer Form als auch in Diagrammen dargestellt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Ergebnisse mit Vorperioden zu vergleichen, um Entwicklungen und Auffälligkeiten besser zu erkennen:
Abb. Beispiele für Analysen
Von hier aus können Hinweise nach Änderungen erneut validiert, zugeordnet, als behoben gekennzeichnet oder mit einer Bearbeitungsnotiz versehen werden:
Abb. Bearbeitung des Prüf-/Warnhinweises
End-to-End-Abrechnungsprozess
Sobald die Prüf-/Warnhinweise entsprechend bearbeitet und alle Aktivitäten im Vorfeld der Echtabrechnung gemäß hinterlegtem Zeitplan bestätigt wurden, kann die Echtabrechnung erfolgen. Nach erfolgreicher Durchführung können nun die einzelnen Folgeaktivitäten simuliert werden. Sind die Simulationsläufe fehlerfrei und wurden bestätigt, wird die Abrechnung beendet und die Folgeaktivitäten werden automatisch mit Datenbankupdate durchgeführt.
Abb.: Beispiele für Simulation der Folgeaktivitäten mit anschließender Beendigung der Abrechnung
Fazit
Mit der Einführung der „Abrechnungsaktivitäten“ hat SAP einen weiteren Schritt in Richtung Automatisierung des Abrechnungsprozesses gemacht. Darin besteht auch der größte Mehrwert, neben der intuitiven Bedienung und anwenderfreundlichen Oberfläche.
Mit dieser Möglichkeit nun einen automatisierten End-to-End-Abrechnungsprozess verwalten zu können und zeitgleich alle notwendigen Prüfungen zu integrieren, entfallen weitere wiederkehrende manuelle Arbeiten im Abrechnungsteam und es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche!
Möchten Sie mehr über das Payroll Control Center erfahren? Dann sprechen Sie uns gerne an.
Robert Kanneberg arbeitet bei ORBIS People im Bereich SAP HCM Core