In vielen Unternehmen beginnt der Tag der HR‑Teams immer auf dieselbe Art und Weise: Ein Berg an administrativen Aufgaben wartet, Excel‑Listen, die niemand mehr wirklich durchschaut, müssen bearbeitet werden und manuelle Freigaben bleiben irgendwo im Postfach hängen. Dazwischen stehen Mitarbeitende, die Antworten brauchen, Führungskräfte, die Entscheidungen treffen müssen, und ein Management, das „mehr Strategie“ von HR erwartet.
Die strategische Gestaltung bleibt jedoch oft aus, da HR-Teams in der Hektik des Tagesgeschäfts festhängen. Nicht, weil sie es wollen, sondern weil ihre Systeme und Prozesse sie festhalten. Studien zeigen, dass nur 41 % der HR‑Verantwortlichen sich in der Lage fühlen, auf disruptive Trends schnell zu reagieren. Ganze 22 % der Unternehmen geben sogar an, dass ihre Technologie das größte Hindernis ist, wenn es darum geht, moderner, datenbasierter und agiler zu arbeiten.
Gleichzeitig steigt der Druck: Jedes Jahr müssen global über 700 gesetzliche Anpassungen berücksichtigt werden. Mitarbeitende erwarten Transparenz, mobile Tools, einfache Prozesse. Das Top‑Management verlangt klare Workforce‑Insights in Echtzeit, nicht im Monatsrhythmus. Auch der Arbeitsmarkt lässt sich längst nicht mehr mit klassischen Methoden steuern: Skills werden zur neuen Währung.
In dieser Realität geraten HR‑Teams in eine Schieflage. Sie sollen innovativ sein, aber ihre Werkzeuge sind nicht dafür gemacht. Talentstrategien sollen entwickelt werden, sehen aber oft nur fragmentierte Daten. Sie sollen Entwicklungen vorhersagen, aber kämpfen mit Systemen, die diesen Anforderungen nicht gerecht werden können.
Genau an diesem Punkt zeigt sich, wie wertvoll moderne HR‑Technologie geworden ist. Statt Informationen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, entsteht eine zentrale, stimmige Datenbasis. Personalstammdaten, Rollen, Skills, Lernhistorien, Vergütung, Bewerbungsprozesse und Zielvereinbarungen finden sich an einem Ort wieder. Dadurch entsteht Transparenz und Unklarheiten verschwinden, die zuvor zu Verzögerungen und Missverständnissen geführt haben.
Auch die tägliche Arbeit wird deutlich leichter. Automatisierte Workflows ersetzen viele manuelle Schritte und sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt, weil eine Freigabe fehlt oder ein Prozess im Posteingang untergeht. Mitarbeitende können vieles selbst erledigen, etwa Abwesenheiten einreichen, Gehaltsinformationen abrufen oder interne Jobs entdecken, und HR verliert weniger Zeit mit Routineanfragen. Führungskräfte sehen in Echtzeit, wo im Team Engpässe entstehen, welche Fähigkeiten vorhanden sind und welche Aufgaben besondere Aufmerksamkeit brauchen. Entscheidungen basieren erstmals auf einem vollständigen und aktuellen Bild.
Besonders spürbar wird die Veränderung bei Themen, die bisher nur mit großem Aufwand zu bewältigen waren: Recruiting, Talententwicklung und Nachfolgeplanung. SAP SuccessFactors nutzt unter anderem KI‑gestützte Analysen, um passende Kandidaten schneller zu identifizieren, Entwicklungsmöglichkeiten sichtbar zu machen und Skill‑Lücken frühzeitig zu erkennen. Damit wird Personalplanung nicht mehr zur reinen Reaktion, sondern zu einem vorausschauenden Steuerungsinstrument. Unternehmen wissen schneller, wo Handlungsbedarf besteht und können reagieren, bevor es kritisch wird.
Fazit
Schlussendlich führt all dies zu der simplen Erkenntnis, dass HR nur dann strategisch arbeiten kann, wenn die Grundlagen stimmen: wenn Informationen zuverlässig sind, wenn Prozesse funktionieren, wenn Systeme mitwachsen und wenn Routineaufgaben nicht den ganzen Tag binden. Eine moderne HR‑Suite ist deshalb kein Luxus, sondern eine Voraussetzung dafür, dass Organisationen in Phasen des Wachstums, in Zeiten der Veränderung und in Momenten, in denen schnelle Entscheidungen gefragt sind, stabil laufen können.
Fragen?
Kommen auch Ihre HR‑Strukturen an ihre Grenzen? Das Team von ORBIS Austria unterstützt Sie gerne von der Analyse über die Einführung bis zur langfristigen Weiterentwicklung.