10 unterschätzte Funktionen in SAP SuccessFactors HCM Core

Verschenken Sie Geld, weil Sie Ihre SuccessFactors HCM Core Module nicht ausnutzen?

SAP SuccessFactors HCM Core ist eine sehr leistungsfähige Lösung, die viele Optionen bietet. Immer wieder erlebe ich, dass HR- oder HR-IT-Abteilungen Teile der Lösung nicht nutzen, obwohl diese in ihrer Lizenz enthalten sind. Damit meine ich nicht die Funktionen, die für die Anforderungen des Kunden nicht benötigt werden, sondern solche, die einen echten Mehrwert bieten würden durch

• Optimierung der Effizienz von HR-Prozessen
• Verbesserung der Akzeptanz und der Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter und Vorgesetzte
• Verringerung der IT-Arbeitslast
• Verbesserter HR-Services

In diesem Artikel zeige ich 10 dieser Funktionen in SuccessFactors Core HR auf. Sie sind alle allgemein zugänglich, werden aber häufig übersehen. Einige können Sie innerhalb weniger Minuten konfigurieren und einsetzen, andere erfordern einen erheblichen Implementierungsaufwand. Sie sind alle in einem dieser Module enthalten und erfordern keine zusätzliche Lizenz:

• Employee Central
• Employee Central Payroll
• Zeitwirtschaft (Time Tracking)
• und Platform, die die Grundlage für alle Module bildet, ohne dass eine eigene Lizenz (ein Abonnement) erforderlich ist

Wie habe ich die 10 HCM-Funktionen ausgewählt?

Meine Auswahl erfolgte keineswegs „hochwissenschaftlich“. Nach einem SAP-Payroll-Workshop in Walldorf, während der Zugfahrt nach Hause, kam mir der Gedanke: viele SuccessFactors-User könnten glücklicher sein, ohne mehr für ihre HR-Software zu bezahlen! Dann tippte ich diese 10 Funktionen auf einen virtuellen Zettel, wobei ich an die HR- und HR-IT-Teams dachte, mit denen ich kürzlich gesprochen hatte. Ich bin sicher, dass ich einige interessante und unterschätzte Funktionen übersehen habe – fügen Sie diese gerne im Kommentarbereich hinzu!

Dieser Artikel soll einen Denkprozess bei SuccessFactors-Prozessverantwortlichen, Key-Usern, Projektmanagern oder HR-IT-Teams anstoßen. Er wird keine detaillierten Anleitungen zu den 10 Funktionen enthalten, aber ich werde auf der Grundlage Ihrer Kommentare ausführlichere Artikel oder Videos zu den beliebtesten Funktionen veröffentlichen. Vielleicht wird es auch einen ähnlichen Artikel über SuccessFactors Talent Management geben.

Also, ohne weitere Umschweife und in keiner bestimmten Reihenfolge, hier sind die 10 Verbesserungsmöglichkeiten für Ihre digitalen HR-Prozesse mit SAP SuccessFactors HCM Core:

1) Die Mobile App für SAP SuccessFactors HCM Core

Da ich gerade die App auf meinem iPhone vor mir hatte, war dies mein erster Gedanke. Es bleibt mir ein Rätsel, warum Unternehmen, die die SuccessFactors HCM Suite einsetzten, nicht die mobile App ausrollen.

Ich weiß: es gibt immer wieder Diskussionen darüber, dass nicht alle User ein Firmenhandy haben, und über Sicherheitsrisiken bei BYOD-Szenarien (Bring Your Own Device). Viele Unternehmen haben jedoch Antworten auf diese Fragen gefunden, und das wird auch Ihr Unternehmen schaffen. Es gibt viele Sicherheits-Features für Unternehmensanwendungen auf mobilen Geräten von einer Vielzahl von Anbietern. Und auch SuccessFactors selbst bietet eine Reihe von Sicherheitsfunktionen. Unter anderem:

• Erzwingen eines zusätzlichen Passworts für mobile Anwendungen
• Deaktivieren von Anhängen, Bildschirmaufnahmen, Downloads und Copy&Paste auf dem Gerät
• Device Management

Und warum nicht erst mal mit den Inhabern von Firmenhandys anfangen? Drei der wichtigsten Gruppen von mobilen SuccessFactors-Nutzern sind Vorgesetzte, Vertriebler und der mobile Kundenservice. In den meisten Fällen verfügen diese ohnehin über firmeneigene Mobilgeräte.

Die Aktivierung der mobilen App kann die Akzeptanz und die Benutzerfreundlichkeit enorm steigern, also warten Sie nicht! Der größte Mehrwert der mobile App liegt meist in der Zeiterfassung (Employee Central Time Off und SAP SuccessFactors Time Tracking), wo mobile Zeitstempelungen sogar die Zeiterfassungsterminals ersetzen können. Aber es gibt noch viele weitere Anwendungsfälle.

2) No-Code Integration mit SAP SuccessFactors Integration Centre

Ebenso wie die mobile App ist auch dieses Feature Teil der Plattform und somit für alle Module ohne separate Lizenz verfügbar. Mit dem Integration Center können Benutzer sowohl ausgehende als auch eingehende Integrationen zwischen SAP SuccessFactors und Daten von Drittanbietern erstellen. Darüber hinaus können Sie auch direkte Datenflüsse zwischen verschiedenen Teilen der SuccessFactors HCM-Suite anlegen: etwas, was häufig für benutzerdefinierte Automatisierungen verwendet wird, wie z. B. die automatische Erstellung einer Job Requisition, wenn eine neue Planstelle geschaffen wurde.

Das Integration Center ist nicht dafür ausgelegt, hochkomplexe Integrationen mit großem Volumen oder anspruchsvolle Live-Integrationen zu bewältigen. Dann kommt die SAP BTP (Business Technology Platform) Integration Suite ins Spiel (Nachfolger von SAP Cloud Integration, SCI oder HANA Cloud Integration, HCI). Das SuccessFactors Integration Center ist jedoch sehr wertvoll für einfachere Integrationen, insbesondere für maßgeschneiderte Dateiexporte und -importe. Ein zusätzlicher Vorteil: in Kombination mit SuccessFactors Intelligent Services (Intelligente Dienste) ermöglicht es ereignisgesteuerte Integrationen.

Dieser Screenshot zeigt, dass es eine Vielzahl von für Optionen Formate und Protokolle gibt.

Meiner Meinung nach wird das Integration Center vor allem für die einfacheren Anwendungsfälle in SuccessFactors HCM Core nicht ausreichend genutzt. Häufig handelt es sich um Einmal-Exporte oder Importe. Key-User bitten die IT-Abteilung oft nicht um Hilfe, sei es aus Budgetgründen, aus Gründen der Verfügbarkeit oder einfach wegen komplizierter abteilungsübergreifender Prozesse. Aber auch gut geschulte Key-User können das Integration Center nutzen. Natürlich müssen Sie alle kontinuierlichen Integrationen, die eine Verbindung zu anderen Systemen innerhalb der Unternehmenslandschaft herstellen, mit Ihrer IT abstimmen. Bei einmaligen Datenimporten oder -exporten ist das jedoch meist nicht nötig.

Ich empfehle daher, die Verwendung und Schulung des Integration Center innerhalb Ihres SuccessFactors-Teams zu prüfen. Es mag durchaus einige „richtige“ Integrationen geben, die Sie in Angriff nehmen können. Ich vermute aber, dass das verschenkte Potenzial vor allem bei relativ einfachen Import- und Exportanforderungen liegt, bei denen Standardtools derzeit mit viel manuellem Jonglieren in MS Excel kombiniert werden.

3) Employee Central „Vergütungsstruktur“

Hierbei handelt es sich um eine ganz spezielle Funktion innerhalb von SuccessFactors Employee Central. Sie ist seit einem Jahr verfügbar und verbessert die Benutzerführung des Vergütungsportlets deutlich. Anwender, die von SAP ECC HCM oder SAP HCM for S/4HANA kommen, haben schon immer die Möglichkeit vermisst, Lohnartenmuster für bestimmte Mitarbeitergruppen einfach vorzugeben (SAP ECC Merkmal LGMST).

Mit dem neuen Objekt „Vergütungsstruktur“ (siehe Bild) und einfachen Geschäftsregeln können Sie sicherstellen, dass für jeden Mitarbeiter die richtigen Vergütungskomponenten verfügbar sind, pro-rated werden und je nach fachlicher Anforderung verbindlich sind. Die Definition von Vorschlagslohnarten ist derzeit nur für Beta-Tester möglich.

4) Hilfetexte in Employee Central

Es gibt einige einfache Möglichkeiten, den Benutzern zu helfen, bestimmte Felder oder Portlets auszufüllen. Hier sind zwei sehr einfache Möglichkeiten, um den Benutzern das Leben zu erleichtern, die aber nicht so häufig genutzt werden, wie ich es erwartet hätte:

Feldhilfe in MDF-Objekten wie z.B. Planstellen:

und Portlet-Hilfe-Links im SuccessFactors Employee Central People Profile:

5) HR-Dokumentengenerierung in SuccessFactors HCM Core

Viele Personalabteilungen nutzen ohnehin Lösungen von Drittanbietern für die Verwaltung und Erstellung von Dokumenten und Briefen. Die gängigsten bieten in der Regel eine Integration mit SAP SuccessFactors HCM. Wenn eine solche Lösung jedoch nicht vorhanden oder zu komplex für spontane und einfache Anwendungsfälle ist, bietet Employee Central eine eigene Lösung zur Dokumentenerstellung.

Diese deckt zwar nicht die Anforderungen für komplexe Verträge oder Zeugnisse ab, aber sie bietet:

• Verschiedene Dokumentvorlagen definieren, einschließlich einfacher Formatierungen und Logos
• Einfügen von Platzhaltern für Employee Central-Felder, die bei der Erstellung des Dokuments mit aktuellen Daten gefüllt werden
• Diese Dokumente für Einzelpersonen oder Gruppen von Mitarbeitern zu generieren
• Dokumente per E-Mail verteilen oder herunterladen
• Zugriff für Vorgesetzte oder Mitarbeiter im Self Service ermöglichen
• und mit dem Release 2H/2024 wird voraussichtlich auch eine Integration mit Docusign für elektronische Unterschriften möglich sein.

Die Dokumentenerstellung erfordert keinen großen initialen Konfigurationsaufwand. Sie müssen nur Ihre Key-User schulen und schon können Sie loslegen.

6) Contingent Workforce Management (Leiharbeitnehmerverwaltung) in SuccessFactors

Auswirkung auf Lizenzen

Hier ist eine kleine Warnung angebracht: Für Contingent Workforce Management als solches ist zwar keine zusätzliche Abonnementgebühr erforderlich, aber die über diese Funktion hinzugefügten externen Mitarbeiter werden als Benutzer für die Lizenz gezählt. Es entstehen also keine zusätzlichen Kosten im Vergleich zur Verwaltung von Externen und Leiharbeitern in Employee Central ohne Contingent Workforce Management. Wenn Sie aber die Anzahl der Personen in EC erhöhen, steigen die Abonnementkosten. Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Personen in der Regel mit einer „Functional use Lizenz“ zu einem geringeren Preis pro Person abbilden können.

Der Mehrwert von EC Contingent Workforce Management

Doch nun zur Lösung selbst: Externe Berater, Leiharbeiter und andere Mitarbeiter, die keinen Beschäftigungsvertag mit Ihrem Unternehmen haben, können leicht zwischen 10 und 50 Prozent der gesamten Belegschaft ausmachen.

Sie ausschließlich über den Einkauf zu verwalten, reicht einfach nicht aus. Schließlich sind auch Leiharbeitnehmer „Human Ressources“, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist. Ihre Daten sind oft relevant für Prozessen wie:

• Operative Personalplanung
• Budgetierung
• Schulungen – vor allem, wenn die gesetzlichen Bestimmungen einen Nachweis darüber verlangen
• Verwaltung von Qualifikationen
• Zeiterfassung
• Tägliches Teammanagement durch Vorgesetzte
• etc.

Natürlich könnten Sie die Daten dieser Mitarbeiter in Employee Central wie Mitarbeiterdaten erfassen und die die Benutzeroberfläche über die Konfiguration entsprechend anpassen. Die benötigten Daten unterscheiden sich jedoch stark von den Mitarbeiterdaten. Daher bietet SuccessFactors ein separates Datenmodell an, das auf die Bedürfnisse von Externen und Leiharbeitern zugeschnitten ist. Insbesondere gibt es in der Regel kein Vergütungsportlet, sondern ein spezielles Portlet mit einer Zuordnung zu einem Auftrag einschließlich der genutzten Agentur, Tagessätze usw.

Ziehen Sie also in Betracht, diese Funktion zu nutzen, um insbesondere Leiharbeitnehmende mit speziellen Datenmodellen und Bildschirmen passgenau abzubilden. Sie können Employee Central es auch mit SAP Fieldglass integrieren, um die kaufmännischen Aspekte abzudecken.

7) Abrechnungsaufgaben mit Employee Central Payroll

Wenn Sie SAP SuccessFactors Employee Central Payroll verwenden, werden alle wichtigen Ereignisse wie Neueinstellungen, Versetzungen, Kündigungen usw. in Employee Central gestartet. Auch alle persönlichen, organisatorischen oder vertraglichen Daten werden dort gehalten. Lediglich „reine“ Abrechnungsdaten wie Steuerdaten oder die Sozialversicherung werden in den jeweiligen Infotypen im Abrechnungssystem verwaltet. Für eine integrierte User Experience werden jedoch auch diese Infotypen aus der Benutzeroberfläche von Employee Central heraus über so genannte „Mash-up“-Bildschirme gepflegt. Diese entsprechen jeweils einem Infotypen in EC-Payroll.

Wenn ein Ereignis wie eine Neueinstellung in Employee Central ausgeführt wurde, vergisst man leicht, dass Steuern, SV usw. noch erfasst werden müssen. An dieser Stelle kommt das Konzept der Abrechnungsaufgaben ins Spiel. Es ermöglicht Ihnen, eine maßgeschneiderte Abfolge von Mash-up-Bildschirmen zu konfigurieren, die ausgefüllt werden müssen. Sobald der neue Mitarbeiter in EC-Payroll repliziert wurde (in der Regel sofort per Push-Replikation), wird diese Abfolge von Infotypen als offene Aufgabe in der Transaktion „Gehaltsabrechnungsaufgaben abschließen“ angezeigt:

8) Replizieren der Abrechnungsergebnisse in Employee Central

Der Hauptfluss der Datenreplikation geht von Employee Central zur Personalabrechnung. Es besteht jedoch häufig die Notwendigkeit, einige Abrechnungsergebnisse direkt in EC zu sehen. Dies kann zu Informations- oder Berichtszwecken oder für nachgelagerte Integrationen sein.

Während Employee Central in der Regel vertragliche Vergütungsdaten enthält, enthält es möglicherweise keine zeitabhängigen Zahlungen wie Überstunden oder Nachtschichtzuschläge, und wenn SuccessFactors Time Tracking nicht verwendet wird, sind diese Vergütungselemente für das Story Reporting nicht verfügbar. Außerdem ist es oft erforderlich, berechnete Gehaltsbestandteile in Employee Central zu sehen, wie z. B.

• Gesamtbruttogehalt
• Nettogehalt
• tatsächliche Zahlung

Ich gehe davon aus, dass dies in Zukunft viel häufiger genutzt werden wird, wenn die Kunden beginnen, Analytics und Story Reporting mit SAP SuccessFactors HCM zu nutzen.

9) SAP Payroll Control Center (PCC)

Das PCC als Bestandteil von SuccessFactors HCM Core würde leicht 10 Seiten füllen, daher fasse ich mich kurz:

Das Payroll Control Center ermöglicht es, Ihre gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse mit Ausnahme einiger weniger Kernverwaltungsaufgaben über eine benutzerfreundliche Oberfläche innerhalb von SAP SuccessFactors zu verwalten.

Neben der Prozesssteuerung bietet es operative KPIs und vor allem die Verwaltung von Alerts und ToDos in Bezug auf Datenpflege und Abrechnungsfehler/Warnungen. Dadurch können von der monatlichen Prüfung einzelner Gehaltsabrechnungen zum „Management by Exception“ übergehen und so die wertvolle Zeit Ihrer Gehaltsabrechnungs-Spezialisten freischaufeln.

Außerdem können Sie einen kontinuierlichen Arbeitsfluss erreichen, anstatt der monatlichen Hektik kurz vor dem Zahltag. Zusammen mit den Möglichkeiten von EC-Payroll kann das PCC daher helfen, die Gehaltsabrechnung auszulagern, wenn Sie feststellen, dass die Ziele (oder Träume) der Auslagerung der Gehaltsabrechnung nicht erreicht wurden. Die Tatsache, dass Sie die Arbeitsspitze, die sich oft auf 3-4 Tage im Monat konzentriert, abflachen, ist ein wichtiger Beitrag zu dieser Option.

PCC ist sowohl in EC mit Employee Central Payroll als auch für Core Hybrid Scenarios verfügbar, bei denen Employee Central zusammen mit der „traditionellen“ SAP ECC HCM Payroll oder HCM for S/4HANA Payroll eingesetzt wird.

Es gibt 2 Arten von unzureichender Nutzung, die ich in Bezug auf PCC beobachte:

• Sie nutzen es überhaupt nicht: bitte evaluieren Sie es richtig – es gibt viel zu gewinnen!
• Sie nutzen es, haben aber die Warnmeldungen und Teamzuweisungen nicht so eingerichtet, dass sie die meisten Ihrer Fälle abdecken. Das ist bei einer Ersteinrichtung normal. Es ist sinnvoll, klein anzufangen. Aber Sie sollten es nach und nach ergänzen.

10) People Analytics Story Reporting für SuccessFactors HCM Core

Dies ist die mit Abstand größte Lösung in diesem Artikel und es ist traurig, dass sie immer noch auf dieser Liste steht. Story Reporting mag einen langsamen Start gehabt haben, aber es ist jetzt das beste Reporting-Tool in SAP SuccessFactors und verbessert sich ständig. Wenn Sie es noch nicht nutzen, empfehle ich Ihnen dringend:

1. Definieren Sie jetzt Ihren Umstellungsfahrplan
2. Schulen Sie Ihre Admins und Key-User für das Reporting gründlich
3. Verwenden Sie Story Reporting für alle neuen Berichtsanforderungen
4. Stellen Sie die bestehenden Berichte entsprechend Ihrer Roadmap um, sofern sie noch benötigt werden.

Wenn Sie Story Reporting bereits nutzen, aber das Gefühl haben, dass Sie nicht den vollen Nutzen daraus ziehen, sollten Sie zunächst folgende Punkte überprüfen:

• Sind die richtigen Mitarbeitenden mit der Erstellung neuer Berichte betraut und gibt es dafür einen klaren Prozess?
• Benötigen diese Mitarbeitenden eine zusätzliche Schulung oder ein Coaching?
• Bieten Sie Führungskräften und anderen speziellen Gruppen einfach zu bedienende Dashboards an, und helfen diese Dashboards ihnen bei ihrer Arbeit?

Die meisten HR-Softwareprojekte haben das Ziel, Reporting und Analytics zu verbessern. Vielen geht aber kurz vor der Ziellinie die Luft aus. Gehören Sie nicht dazu und investieren Sie etwas Zeit in Story Reporting!

Hinweis: Wenn Sie die Notwendigkeit, IAS zu verwenden, immer noch zurückhält, haben wir „gute“ Nachrichten für Sie: IAS wird in den nächsten Jahren für die Anmeldung von SuccessFactors-Benutzern ohnehin obligatorisch werden, was ein starkes Argument dafür ist, so schnell wie möglich mit IAS anzufangen.

Ausführlichere Informationen zur HR-Analytics Strategie der SAP über Story Reporting hinaus finden Sie in diesem Artikel

SuccessFactors Release 2H2024

Noch mehr interessante Features für SuccessFactors HCM Core gibt es im neuen Release. Mehr darüber zum Beispiel hier:

• What’s New Viewer der SAP
• Artikel zum neuen SuccessFactors Personenprofil