Drei gezielte Erweiterungen für mehr Effizienz in der Berechtigungsverwaltung und Kommunikation
Die Verwaltung von Benutzerberechtigungen und Systembenachrichtigungen ist ein zentraler Bestandteil digitaler HR-Prozesse. Um Administratoren und HR-Verantwortliche besser zu unterstützen, wurden drei neue Funktionen eingeführt, die jeweils unterschiedliche Aspekte der Systempflege und Kommunikation verbessern. Zwei dieser Funktionen betreffen die rollenbasierte Berechtigungsverwaltung (RBP), während die dritte eine neue Möglichkeit zur Gestaltung von Alert-Benachrichtigungen bietet.
1. Zielpopulationen gezielt analysieren – neue Suchfunktion im RBP-Fehlerbehebungstool
Die rollenbasierte Berechtigungsverwaltung lebt von klar definierten Zugriffsrechten. Eine häufige Herausforderung besteht darin, zu verstehen, auf welche Zielpopulationen ein Benutzer tatsächlich Zugriff hat. Hier setzt die neue Registerkarte „Zielpopulationssuche“ im RBP-Fehlerbehebungstool an, welches bereits seit dem letzten Release das bisherige Tool „Benutzerrollensuche“ ersetzt.
Mit dieser Funktion können Administratoren gezielt nach einem Zugriffsbenutzer suchen und eine bestimmte Berechtigung auswählen. Das Tool zeigt anschließend alle Berechtigungsrollen an, die dem Benutzer zugewiesen wurden und die die ausgewählte Berechtigung enthalten. Für jede Rolle lassen sich die zugehörigen Zielpopulationen und Rollenzuordnungen einsehen. Dies beinhaltet auch die Ansicht der Rechteausübung bis auf Mitarbeiterebene.
Darüber hinaus bietet die Funktion die Möglichkeit, Zielpopulationen zwischen zwei Benutzern zu vergleichen – basierend auf derselben Berechtigung. Auch eine gezielte Suche nach einem bestimmten Zielbenutzer ist möglich, um die Analyse weiter zu verfeinern. Unterstützt werden dabei verschiedene Benutzertypen wie interne Mitarbeiter, externe Onboarding-Nutzer, Lerner oder Ehemalige.
Diese Erweiterung erleichtert die Identifikation fehlerhafter Zielpopulationen und trägt wesentlich zur schnelleren Behebung von Berechtigungsproblemen bei.
2. Benutzergruppenzugehörigkeit transparent machen – die neue Benutzergruppensuche
Ein weiterer wichtiger Aspekt der RBP-Verwaltung ist die Gruppenzugehörigkeit von Benutzern. Mit der neuen Registerkarte „Benutzergruppensuche“ im RBP-Fehlerbehebungstool erhalten Administratoren nun eine einfache Möglichkeit, alle Berechtigungsgruppen eines Benutzers zu identifizieren.
Die Funktion zeigt detaillierte Informationen zu jeder Gruppe an, darunter die Gruppen-ID, den Gruppennamen, den Benutzertyp sowie die Art der Gruppe – also ob es sich um eine dynamische oder statische Gruppe handelt. Das ermöglicht eine schnellere Analyse von Berechtigungsstrukturen und unterstützt Administratoren dabei, Zugriffsprobleme gezielt zu beheben.
3. Individuelle Alert-Benachrichtigungen mit Dokumentgenerierung gestalten
Neben der Berechtigungsverwaltung spielt auch die Kommunikation über Systemereignisse eine zentrale Rolle. Mit der neuen Möglichkeit, Alarm-Benachrichtigungstexte mithilfe der Dokumentgenerierung zu erstellen, können Unternehmen ihre Systemmeldungen nun deutlich individueller gestalten.
Für jede im Unternehmen verwendete Sprache lassen sich eigene Dokumentgenerierungsvorlagen erstellen. Diese Vorlagen können mit einer Dokumentgenerierungsgruppe der neuen Kategorie „Meldung“ verknüpft werden. Innerhalb der Vorlagen lassen sich Variablen aus Basisobjektfeldern oder Ereignisattributen zuordnen – beispielsweise der Ereignisgrund oder das Wirksamkeitsdatum. Diese Möglichkeit bietet somit die Nutzung unbegrenzter kundenindividueller Tokens an. Im Vergleich dazu waren die bisherigen Texteingaben auf die Nutzung festgelegter Tokens beschränkt und damit deutlich weniger aussagekräftig.
Die erstellten Gruppen werden anschließend direkt im Systemobjekt „Warnmeldung“ hinterlegt, welches dann später den Text des ausgelösten Alarmes bestimmt. Zwar wird die bisherige Methode – das Einfügen von Variablen in Kopf- und Beschreibungstext – weiterhin unterstützt, jedoch hat die neue Methode Vorrang, sobald eine Dokumentgenerierungsgruppe angegeben ist.
Wichtig zu wissen: Die neue Methode unterstützt keine Alerts, die auf Kalibrierungsobjekten oder bestimmten MDF-Objekten basieren. Unterstützt werden hingegen zahlreiche Employee-Central-Entitäten wie Beschäftigungsinformationen, Vergütung, Stelleninformationen oder Arbeitserlaubnisse sowie ausgewählte Standard-MDF-Objekte.
Diese Erweiterung bietet Unternehmen eine flexible und skalierbare Möglichkeit, Systembenachrichtigungen an ihre Kommunikationsbedürfnisse anzupassen – sprachlich, inhaltlich und kontextbezogen.
Fazit:
Die neuen Funktionen bieten gezielte Unterstützung für Administratoren und HR-Verantwortliche. Während die Erweiterungen im RBP-Fehlerbehebungstool die Analyse und Verwaltung von Berechtigungen deutlich vereinfachen, ermöglicht die neue Einbindung des Dokumentgenerierungstools eine moderne und personalisierte Gestaltung von Alarm-Benachrichtigungen. Gemeinsam tragen sie zu einer effizienteren, transparenteren und benutzerfreundlicheren Systemadministration bei. Sollten Sie Fragen zu den besprochenen Themen haben, sprechen Sie uns gerne an.
Matthias Schmitt arbeitet bei ORBIS People im Bereich SAP SuccessFactors mit den Schwerpunkten Employee Central, Identity Authentication Services & Plattform.