Seit Beginn des Jahres 2023 ist es nicht mehr möglich, bei Nichtvorliegen der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr), die bisherige eTIN (welche aus dem Namen und dem Geburtsdatum eines Arbeitnehmers gebildet wird) zur erfolgreichen Erstellung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung zu verwenden.
Neben der Möglichkeit, die Identifikationsnummer von dem Arbeitnehmer zu erfragen, ist es über das Finanzamt ebenfalls möglich, die Zuteilung einer Identifikationsnummer für seine Arbeitnehmer zu beantragen, oder sie mit Hilfe einer Vollmacht des Arbeitnehmers ermitteln zu lassen.
Ausnahmefälle
Wenn für folgende Ausnahmefälle die Identifikationsnummer über die beschriebenen Verfahren nicht ermittelt werden kann, besteht die Möglichkeit der Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung als “Papierbescheinigung”:
- Vorliegen der Steuerklasse VI
- Vorliegen der Steuerklasse I – V in Kombination mit Steuerpflicht beschränkt
Die Verwendung der Papierbescheinigung für diese Kombination ist nur für Bescheinigungszeiträume im Jahr 2023 zulässig. Damit soll sichergestellt werden, dass Sterbefälle in 2023, für die keine steuerliche Identifikationsnummer mehr erteilt wird, manuell gemeldet werden können
Systempflege
Hierzu kann die neue Ausprägung “Papierbescheinigung” im Feld “Sonderverarbeitung Elster” im IT0012 – Steuerdaten (D) verwendet werden:
Für die Nicht-Ausnahmefälle ist eine Erfassung nicht möglich und wird mit folgendem Hinweis abgewiesen:
Wichtig nach dem Setzen der Sonderregel ist, die Durchführung einer Rückrechnung, um die Abrechnungsergebnisse in der “Tabelle ST” zu dokumentieren.
Im Anschluss kann mit dem Report “Lohnsteuerdaten erstellen” (RPCTXVD1) eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt werden. Da es sich um einen manuellen Prozess handelt, wird im Protokoll des Reports die Warnung Papierbescheinigung für Personalnummer <Personalnummer> erstellt ausgegeben:
Der Status der Bescheinigung lautet direkt “zu drucken” und wird vom Folgereport “Lohnsteuerdaten zusammenfassen” (RPCTXSD1) nicht gesammelt und somit auch nicht elektronisch an die Finanzbehörde übermittelt.
Nach der Erstellung kann die Papierbescheinigung mit dem Report Lohnsteuerbescheinigung für Mitarbeiter erstellen (RPCTXMD1) für den Mitarbeiter und für die Abgabe beim Betriebsstätten Finanzamt gedruckt werden. Auch hier handelt es sich um einen manuellen Prozess und es wird im Protokoll des Reports die Warnung Papierbescheinigung für Personalnummer <Personalnummer> gedruckt ausgegeben.
Der Aufdruck “Nachstehende Daten wurden maschinell an die Finanzverwaltung übertragen” entfällt an dieser Stelle.
Selbstverständlich wird auch bei Änderungen der Bescheinigungsdaten bzw. deren Entfall eine korrigierte Bescheinigung bzw. eine Stornierung (“Nullmeldung”) erstellt.
Des weiteren wird die Papierbescheinigung storniert (“Nullmeldung”), wenn vor Abgabe der Lohnsteuerbescheinigungen nachträglich eine IdNr gepflegt wird. In diesen Fällen erfolgt eine Neumeldung, welche elektronisch übertragen wird.
Weitergehende Informationen über Vorgehensweise, Voraussetzungen und eventuelle Einschränkungen finden Sie in dem SAP-Hinweis “3336624 – LStB: Behandlung der Lohnsteuerbescheinigung bei fehlender Identifikationsnummer (IdNr)”.
Robert Kanneberg arbeitet bei ORBIS People im Bereich SAP HCM Core